Некоторые аспекты управления денежными потоками в малом бизнесе

Пономаренко Инесса Анатольевна
к.э.н., доцент кафедры бухгалтерского учета, анализа и аудита в промышленности Белорусского государственного экономического университета (г. Минск, Республика Беларусь).
УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ И ФИНАНСЫ
02(30) 2012

Статья посвящена специфике управления денежными потоками в малом бизнесе. Автор показывает, почему для малого предприятия достижение баланса денежных притоков и оттоков важнее, чем получение прибыли в краткосрочной перспективе. В работе приведены также рекомендации зарубежных специалистов касательно оптимизации денежных потоков фирмы.

Денежный поток компании — это движение наличных денег, их поступление и отток в рамках расчетов с поставщиками и клиентами. Как правило, компания получает денежные средства в результате инвестирования, финансирования или выполнения определенных операций. Соответственно, в отчете о движении денежных средств отражают движение наличных денег, происходящее благодаря операциям (текущие активы и пассивы), инвестициям (основные средства и инвестиции), а также финансированию (долгосрочное финансирование и дивиденды).

Денежные средства необходимы фирмам для обеспечения ликвидности, или платежеспособности бизнеса. Необходимо понимать разницу между денежными потоками и прибылью. Определение денежного потока было дано выше (приток средств и их отток). Прибыль (ее также часто называют «чистой прибылью») — это доходы от продаж за вычетом расходов фирмы.

Для владельцев малого бизнеса важнее сосредоточиться на денежном потоке, а не на прибыли: фирма может получить прибыль, но иметь отрицательный денежный поток, в этом случае она не в состоянии оплатить свои счета. Не признавая приоритет денежного потока, владельцы малого бизнеса совершают большую ошибку.

Регулярная подготовка бюджета движения денежных средств позволит фирме сформировать полную и ясную финансовую картину. Анализ денежных потоков следует осуществлять, по крайней мере, ежемесячно. Он предусматривает сравнение сумм денежных поступлений с выплатами денежных средств и определение чистого денежного потока.

Актуальность задачи управления денежными потоками

В среде бизнесменов распространены выражения «Деньги правят», «Счастье — это положительный денежный поток». В ходе постоянно проводимых на Западе исследований компаний, испытывающих трудности, выяснилось, что 60% респондентов видят причины неудач в проблемах с наличностью (проще говоря, в ее нехватке) [7]. Прибыль — это, конечно, хорошо, но ключом к успеху в бизнесе все же является эффективное управление денежными потоками.

Для молодой фирмы перспектива остаться без денег вполне реальна. Для того чтобы выжить, она должна находить источники денежных средств. На малых предприятиях неспособность контролировать потоки наличности называют одной из самых больших проблем. Как и любая другая компания, малое предприятие нуждается в «подушке безопасности», которая позволит ему пережить период экономической нестабильности, обеспечит непрерывность и надлежащее качество бизнес-процессов в неблагоприятных условиях. Наличие такого «запаса прочности» является результатом грамотного управления денежными потоками.

Об определяющей роли управления денежными потоками в успехе малого бизнеса свидетельствуют, к примеру, результаты опроса, проведенного в Канаде в 2011 г. Большинство владельцев малых предприятий (76%) признали, что связь между качеством управления денежными потоками и прибыльностью бизнеса существует [4]. Почти столько же респондентов (72%) сообщили, что они занимаются решением этих задач, при этом выяснилось, что 50% малых предприятий испытывают проблемы с наличностью. Наибольшие сложности вызывает управление дебиторской задолженностью, что проявляется, в частности, в наличии неоплаченных счетов. Средний период, который потребовался, чтобы взыскать просроченную дебиторскую задолженность, в 2011 г. составил 40,2 дня, что немного меньше по сравнению с 2010 г. (40,7дня).

Грамотно управляя денежными потоками, предприятия могут оставаться успешными во время кризиса. Приведем рассуждения Дункана Коннора из Company.com — компании, которой удалось выстоять во время кризиса 2008-2009 гг.: «В простейшем виде управление бизнесом есть управление денежными потоками. Успешные компании управляли своими расходами максимально грамотно, что позволило им сформировать клиентскую базу. Первое, что стали делать лидеры рынка в период экономического спада, — контролировать дебиторскую задолженность и пересматривать условия предоставления кредитов...

Увеличение количества долгов — плохая идея для большинства компаний, но если рефинансирование существующей задолженности позволяет вам оставаться в бизнесе, то имеет смысл применить этот подход. Некоторые предприятия ориентированы на более длительные сроки платежей поставщикам и в то же время требуют оперативной оплаты от клиентов.

Еще один способ управления денежными потоками в условиях кризиса — регулярный мониторинг затрат, устранение статей расходов, которые могут привести к банкротству фирмы.

Наименее желательным является сокращение расходов на персонал, однако в ситуации, когда объем заказов резко снижается, компании приходится увольнять сотрудников, уменьшать размер заработной платы и других выплат, сворачивать программы поиска специалистов и обучения своих сотрудников.

Некоторые компании прибегают к своеобразным «трюкам». Организации-кредиторы стали продавать дебиторскую задолженность, используя факторинг и получая в итоге сумму, на 3-5% меньшую, чем сумма задолженности. Почему? Потому что для большинства компаний 90% от суммы долга сейчас лучше, чем 100% через три месяца. Факторинг позволил предприятиям получить деньги практически по всем выставленным счетам (оплата производилась третьей стороной) и сосредоточиться на ведении бизнеса и новых клиентах, а не на «выколачивании» долгов — этим теперь занимается третья сторона» [3].

Финансовая отчетность не ориентирована на денежные потоки. Она ориентирована на чистый доход, или прибыль. В долгосрочной перспективе прибыль и денежный поток примерно одинаковы, но принципиальная разница состоит в сроках, которые для малого бизнеса существенны. Например, когда вы продаете товары или услуги кредитуемым клиентам, вы думаете сразу о прибылях и убытках, а учет полученных денег ведется по методу начисления. Тем не менее вы не получаете деньги сразу. Ваш бюджет доходов и расходов и ваш отчет о движении денежных потоков не покажут вам вклад (влияние) состоявшейся кредитной сделки, пока вы не получили оплату.

Вы можете убедиться, что разрыв между прибылью и денежными потоками может быть очень большим. Например, если у вас быстро растет количество продаж в кредит, то доход может значительно превышать реально полученные деньги. Это делает небольшие компании очень уязвимыми.

Нередко в сочетании с оборотом «управление денежными потоками» можно услышать слово «ликвидность», означающее способность компании платить по своим краткосрочным долговым обязательствам. Другими словами, если фирма имеет достаточную ликвидность, она в состоянии оплатить свои текущие обязательства, например, погасить кредиторскую задолженность (как правило, это долг перед поставщиками).

Существуют методы измерения ликвидности. Финансовый анализ поможет определить, каким образом и насколько успешно ваша фирма будет выполнять свои краткосрочные долговые обязательства. Коэффициент текущей ликвидности характеризует соотношение текущих активов и текущих обязательств. Оборотные активы включают денежные средства компании, дебиторскую задолженность, иногда другие позиции (например, ценные бумаги). На балансе фирмы активов всегда должно быть больше, чем текущих обязательств.

Коэффициент быстрой ликвидности показывает, способна ли фирма ответить по своим краткосрочным долговым обязательствам или текущим обязательствам, не имея на продажу того, что хорошо продается. Фирма должна быть в состоянии сделать это, потому что, если она решит продавать складские запасы, чтобы оплатить счета, сначала ей нужно будет найти покупателя, а это не всегда возможно.

Для малых предприятий наиболее важным аспектом управления денежными потоками является минимизация риска нехватки денежных средств, вызванной слишком существенным разрывом между денежными притоками и оттоками. Грамотное управление денежными потоками предусматривает регулярный анализ движения денежных средств, а также прогнозирование денежных потоков, что позволит принимать меры по предотвращению проблем с денежной наличностью. Многие бухгалтерские программы имеют встроенные функции формирования отчетов, это облегчает анализ денежных потоков. Цель проведения такого анализа — достижение оптимального баланса и создание информационной основы для управления потоками, характеристики которых определяют такие элементы, как дебиторская задолженность, запасы, кредиторская задолженность, условия кредитования и др. Выполнив анализ движения денежных средств в разрезе этих компонентов, вы сможете точнее определить суть проблемы и найти ее решения.

Быстрый и простой способ выполнения анализа состоит в определении доли стоимости (суммы) неоплаченных покупок в общем объеме продаж в конце каждого месяца. Если общая сумма неоплаченных покупок больше, чем общий объем продаж, вам придется потратить больше денег, чем вы получите в следующем месяце, что свидетельствует о наличии потенциальной проблемы в отношении денежного потока. Осуществив анализ в разрезе дебиторской задолженности, вы увидите, какие клиенты являются «плохими» плательщиками.

Следующий шаг в рамках управления денежными потоками — разработка и реализация стратегии, направленной на поддержание оптимального баланса входящих и исходящих потоков. Для малого бизнеса наиболее эффективной является стратегия сокращения разрывов между притоком и оттоком средств, в результате чего уменьшается срок получения дохода. Упомянутые разрывы особенно характерны для малого бизнеса, где обильному притоку денежных средств может предшествовать их неоднократный отток: расходы на приобретение материалов, необходимых для выполнения работ, на получение разрешения/лицензии часто приходится совершать еще до того, как клиент заплатит за предоставленный товар или услугу.

В качестве мер по оптимизации денежного потока можно указать следующие.

Своевременная подготовка счетов клиентам. Если вы, к примеру, ждете конца месяца, чтобы подготовить счета, вы можете добавить 30 дополнительных дней к периоду преобразования денежного потока.

Контроль за кредитуемыми клиентами и определение лимитов кредитования для каждого из них.

Предоставление скидки клиентам, которые оперативно оплачивают счета (к примеру, если политика фирмы предусматривает 30-дневный срок оплаты счетов, то клиенты, которые производят оплату в течение 14 дней, получают небольшую (2%-ную) скидку).

Формирование депозитной политики.

К примеру, если вы предоставляете услуги, такие как разработка программного обеспечения, ремонт жилья или создание ландшафта, вы можете оговаривать, что клиенты должны платить определенный процент от общего платежа авансом, до начала работы.

Выявление просроченных счетов и активная работа над ними. Большинство бухгалтерских программ позволяет легко отслеживать просроченные счета, однако вы должны иметь четкий алгоритм работы с должниками, предусматривающий в том числе уведомление о просрочке платежа и возможных мерах в отношении должника [13].

Фирма должна располагать финансовыми средствами для обеспечения своей полноценной деятельности. Это означает, что любой отток должен компенсироваться адекватным притоком. Фирма не может существовать в условиях постоянного дефицита финансов, обусловленного движением денег преимущественно вовне. Подчеркнем еще раз: необходимо тщательно контролировать денежные потоки и принимать меры по сокращению периода преобразования оттока в приток. В этом и состоит процесс ликвидации разрывов, угрожающих благополучию бизнеса.

Основные принципы оптимизации денежных потоков

Когда дело доходит до надлежащего управления денежными потоками, то лучший способ перейти оттого, где вы сейчас находитесь, к тому, где вы хотели бы быть, — взять движение финансовых средств под контроль. Применение данного подхода дает следующие преимущества:

повышается вероятность того, что у фирмы никогда не закончатся наличные деньги;

устраняется неопределенность, невозможность точно сказать, каков баланс организации в данный момент и каким он будет в ближайшем будущем;

улучшаются отношения с поставщиками, они больше «не стучат в вашу дверь», требуя оплатить счета;

появляется возможность обозначить проблемы с денежным потоком задолго до того, как они возникнут.

Намного выгоднее сосредоточить свои усилия на «предупреждении пожароопасных ситуаций», т.е. планомерном управлении движением денежных средств, чем бороться с регулярно возникающими «пожарами» дефицита ликвидности.

Ниже приведены десять правил управления движением денежных средств. Следование им позволит достичь финансовой эффективности бизнеса.

1. Наличные не должны заканчиваться. Отсутствие наличности ведет к проблемам в бизнесе. Возьмите на себя обязательство сделать все необходимое, чтобы не сталкиваться с этими проблемами.

2. Деньги правят. Необходимо признать, что деньги —это то, что позволяет бизнесу жить. Деньги заслуживают заботы и внимания, как бы странно это ни звучало. Очень плохо, если вы этого не делаете. Нет денег — нет бизнеса.

3. Всегда нужно знать, какими денежными средствами вы располагаете на данный момент. Каков остаток ваших денежных средств прямо сейчас? Даже очень опытный предприниматель не сможет сделать работу как следует, если станет основывать бизнес-решения на неточных или неполных данных. Многие предприятия обанкротились не только по вине дилетантов или новичков в бизнесе.

4. Сегодняшнюю работу нужно делать сегодня. Ключ к порядку в бухгалтерии фирмы — сделать сегодняшнюю работу сегодня. Если вы будете придерживаться этого правила, то всегда сможете получить точную информацию об остатках на счетах.

5. В фирме должен быть человек, который отвечает за формирование баланса наличности.

6. Не управляйте, используя банковский баланс. Баланс банка и остаток денежных средств — разные вещи. Это бесполезное занятие (приводящее к разочарованию) — пытаться управлять денежными потоками с использованием банковских балансов. Формируйте точный баланс наличности сами либо с помощью того, кто способен это сделать.

7. Нужно знать, какими денежными средствами вы будете располагать через полгода. Ответ на этот вопрос покажет, насколько хорошо вы управляете своим бизнесом. В зависимости от того, знаете вы ответ на этот вопрос или нет, можно понять, вы управляете своим бизнесом или бизнес управляет вами.

8. Проблемы с денежным потоком не возникают просто так, ищите причины. Вы были бы шокированы и поражены количеством предприятий, владельцы которых не видят проблем, связанных с денежными потоками, и не делают ничего для исправления ситуации.

9. Составляйте прогнозы движения денежных средств. Такие прогнозы помогают принять мудрые решения. Без прогнозов не получится вести бизнес успешно.

10. Берегите клиентов и зарабатывайте больше денег. Контроль и грамотное управление денежными потоками избавят вас от лишних беспокойств, а это позволит вам проявить больше заботы о клиентах и заработать больше денег [2].

Проблема денежного потока (когда отток денежных средств превышает приток) беспокоит вас потому, что она мешает вам свободно делать то, что вы делаете лучше всего. Если вы возьмете денежные потоки под контроль, вы освободите себя от сомнений и беспокойства. Информация о денежных средствах — это все, что вам нужно, для уверенности в правильности своих действий, в том, что ваши краткосрочные и стратегические планы ориентированы на развитие бизнеса.

Каким образом оптимизировать денежные потоки?

1. Проверяйте кредитные истории своих клиентов. Определите кому из клиентов вы можете продлить кредит, а кому нет. Предоставление кредита клиентам с сомнительной кредитной историей или низкими кредитными рейтингами чревато задержками платежей, что негативно отразится на ликвидности фирмы.

2. Храните информацию о платежах своих клиентов. Ведите точный учет платежей с помощью специализированного программного обеспечения. Наличие точной информации позволит вовремя принять меры в отношении недобросовестных клиентов.

3. Разработайте ясную и логичную политику предоставления кредитов и скидок. Убедитесь, что ваши клиенты понимают, сколько они должны заплатить и почему они должны заплатить столько. Для того чтобы ускорить получение причитающихся средств, вы можете предоставить скидку клиентам, которые совершают оплату в короткие сроки (либо сроки, обозначенные вами), или клиентам, которые платят наличными.

4. Сделайте график осуществления наличных платежей более гибким. Безусловно, оплачивать счета нужно в срок (к тому же, как было указано выше, это поощряется). Однако по возможности сохраняйте наличные деньги при себе как можно дольше. Не платите по счетам на неделю раньше, ваша компания может использовать этот остаток денежных средств, вместо того чтобы предоставить возможность его использования поставщику.

5. Сокращайте и ликвидируйте устаревшие складские запасы. Убедитесь, что вы не имеете чрезмерных складских запасов. Хранение продукции на складе стоит денег. Продавать запасы по более низкой цене лучше, чем не продавать вообще. Чем дольше хранится ваша продукция, тем меньше вероятность того, что вы ее вообще продадите.

6. Увеличивайте объем продаж. Даже в кризис вы можете увеличивать доходы от продаж, но не за счет повышения цен. Удерживайте цены на прежнем уровне или рассмотрите возможность разработки системы скидок [10].

Управлять деньгами — это не только совершать подсчеты, складывать и вычитать. Если вы будете помнить, что деньги — это «кровь» бизнеса, и следовать приведенным советам, улучшения не заставят себя ждать.

В завершение дадим несколько советов относительно повышения объема продаж.

1. Принимайте кредитные карты. Если до это го момента вы не принимали кредитные карточки, то сейчас самое время начать. Некоторые потребители не имеют дел с предприятиями, которые не принимают кредитные карты. Такие клиенты используют карты при любой покупке и не связаны с наличными денежными средствами или чека ми. Если вы не принимаете кредитные карточки, это негативно сказывается на ваших доходах.

Вам понадобится торговый счет для того, чтобы принимать кредитные карты. Сотрудники банка проверят вашу кредитную историю, изучат структуру вашего бизнеса и определят условия обслуживания торгового счета.

2. Не поднимайте цены. Сейчас не время увеличивать цены. Ценообразование по продукту является долгосрочной стратегией, и если ваш продукт продается по «правильной» цене, вы не должны беспокоиться об этой проблеме. Поддерживайте уровень цен и постарайтесь, чтобы ваши прямые и косвенные расходы не съедали прибыль.

3. Предлагайте скидки за определенный объем покупки, но не забывайте про точку безубыточности. Разработайте программу скидок, действие которой будет распространяться на отдельные товары или группу товаров. Необходимо найти оптимальный баланс между количеством продаж и доходами от этих продаж: скидки, безусловно, способствуют повышению покупательской активности, однако следует точно рассчитать финансовый эффект от использования этого инструмента. Для того чтобы не остаться в накладе, необходимо определить точку безубыточности и отталкиваться от нее при разработке программы скидок.

4. Увеличивайте производительность продаж. Чем больше производительная сила продаж, тем менее они затратны. «Инвентаризируйте» свою клиентскую базу. Имеются неактивные счета? Позвоните или напишите «потерявшимся» клиентам, расскажите им о новых продуктах и специальных предложениях. Как ваши специалисты по продажам тратят свое время? В каком секторе они осуществляют больше всего продаж? Возможно, они работают в каком-то одном рыночном сегменте, что весьма нежелательно. Если они не находят возможностей увеличения продаж в освоенном сегменте рынка, укажите им на новый сегмент.

5. Начните продажи онлайн. Если масштаб вашего бизнеса невелик, вас, наверное, не очень радует это обстоятельство. Воспользуйтесь возможностями Интернета. На вашу веб-страницу будут заходить пользователи из разных регионов и даже стран. Они вполне могут стать вашими клиентами. Вы, возможно, думаете, что создание сайта, доставка товара, обработка кредитных карт и другие «атрибуты» продаж в Интернете потребуют слишком больших затрат времени и денег, которые не окупятся. Вы ошибаетесь! У вас не будет большого рынка сбыта, если вы не станете продавать ваши товары или услуги онлайн. Многие потребители предпочитают делать покупки в Интернете, т.к. они не хотят посещать переполненные покупателями магазины. Многие считают, что выбор товаров и услуг в Интернете более богатый.

Организация онлайн-продаж потребует большого разового вклада времени и денег. Однако если вы пойдете на эти расходы, доход от продаж их оправдает [9].

Итак, мы рассмотрели некоторые аспекты управления денежными потоками на предприятиях малого бизнеса. Это комплексная и непростая задача, но в силу актуальности данной задачи ее решению просто необходимо уделять должное внимание.

Источники

1. Avoiding Cash Flow Problems. — http://www.bizhelp24.com/money/cash-fIow-control/avoiding-cash-flpw-problems.html.

2. Campbell P. (2004). The 10 Absolutely Must-Follow Cash Flow Rules. — http://www.inc.com/resources/finance/articles/20040901/10rules.html.

3. Connor D. (2012). Duncan Connor of Company.com. — http://bizfinance.about.com/u/sty/currentevents/Successful_Bus_Strategies/Company-com.htm.

4. SBOs go with the Flow: Cash Flow Management Becoming Higher Priority for Canadian Business Owners. — http://www.marketwatch.com/story/ sbos-go-with-the-flow-cash-flow-management-becoming-higher-priority-for-canadian-business-owners-2012-04-10.

5. PeavlerR. (2012). Are a Firm's Cash Flow and Profit Different?—httpy/bizfinance.about.com/od/yourfinancialposition/f/Cash_Flow_vs_Profit.htm.

6. Peavler R. (2012). Cash Flow — What is Cash Flow. — http://bizfinance.about.eom/od/cashflowanalysis/g/Cash_Flow.htm.

7. Peavler R. (2012). Cash Management is Important for Your Small Business. — http://bizfinance.about.eom/od/cashmanagement/a/cash_mngt.htm.

8. Peavler R. (2012). Contribution Margin Income Statement at the Breakeven Point in Dollars. — http://bizfinance.about.com/od/ pricingyourproduct/a/contribution-margin-income-statement.htm.

9. PeavlerR. (2012). Five Ways to Increase your Sales. — http://bizfinance.about.com/od/salesandcosts/tp/five-surefire-ways-to-increase-sales-revenue.htm.

10.Peavler R. (2012). Six Tips for Maintaining a Healthy Cash Flow. Improving the Cash Flow in your Small Business. — http://bizfinance.about.com/od/statementofcashflows/tp/cashflowtips.htm.

11.Ward S. (2012). Cash Flow Analysis. — httpy/sbinfocanada.about.com/cs/management/g/cashflowanal.htm.

12.Ward S. (2012). Cash Flow Management. — http://sbinfocanada.about.eom/cs/management/g/cashflowmgt.htm.

13.Ward S. (2012). Close The Cash Flow Gap. 5 Steps to Shorten your Cash Flow Conversion Period. — http://sbinfocanada.about.com/cs/management/qt/cashflowgap.htm.

14.Ward S. (2012). The Biggest Problem with Cash Flow Management. — http://sbinfocanada.about.eom/b/2012/04/13/the-biggest-problem-with-cash-flow-management.htm.