Процедура, которая позволит эффективно управлять дебиторской задолженностью

КОММЕНТИРУЕТ
Павел Бушуев,
Финансовый директор ГК«НЭК»
Финансовый директор
№6(117) Июнь2012

Какие задачи решал автор: снижение уровня просроченной задолженности, повышение платежеспособности компании. За счет чего: дебиторская задолженность сегментирована по группам в зависимости от статуса и срока просрочки, для каждой группы определены специальные процедуры управления.

ГРУППА КОМПАНИЙ «НЭК» специализируется на оказании логистических услуг, сопровождая проекты в нефтяном и газовом секторах экономики. Сегодня группа насчитывает около 40 удаленных подразделений, расположенных на территории как России и СНГ, так и дальнего зарубежья. Услуги НЭК носят в основном посреднический характер: имея широкую агентскую сеть, группа компаний нанимает подрядчиков на ту или иную часть перевозки. Клиенты в большинстве своем расплачиваются по факту оказания услуг, зачастую речь идет об отсрочке на 30 дней и более. Подрядчики же (особенно крупнейшие монополисты-перевозчики) в большинстве случаев требуют предоплату. Поэтому компании для осуществления своей операционной деятельности приходится поддерживать значительный объем оборотных средств. Ситуация осложняется тем, что заказчики довольно часто задерживают платежи.

В связи с этим в группе решили разработать и регламентировать специальные процедуры по работе с дебиторской задолженностью. Согласно новому подходу, вся дебиторка была разделена на четыре группы: текущая задолженность (срок оплаты по договору не наступил), краткосрочная (с предусмотренной договором даты оплаты прошло не более 15 дней), среднесрочная (просрочка от 16 до 30 дней) и долгосрочная (просрочка свыше 30 дней).

Для каждой из категорий задолженности были установлены свои правила работы. Так, в случае образования короткой просрочки ответственный исполнитель проводит устные переговоры с должником о скорейшем погашении. Когда долг переходит в среднесрочную категорию, компания составляет и направляет в адрес дебитора письмо-претензию, а также выставляет пени в соответствии с условиями договора. Если должник не предоставляет гарантийное письмо со сроками погашения задолженности, ему направляется уведомление о приостановке работ до полного погашения долга. В случае образования длительной просрочки юридический отдел компании готовит и направляет исковое заявление в суд. В документе детально описываются обязанности и полномочия сотрудников компании в части управления дебиторской задолженностью, а также регламентируется процесс ее учета в информационной системе и формирования соответствующих отчетов.

Внедрение данной процедуры помогло сократить уровень просроченной задолженности в среднем на 30 процентов и за счет этого повысить платежеспособность группы компаний.

Процедура работы с дебиторской задолженностью (извлечение)

1. Назначение и область применения

1.1. Цели настоящей процедуры:

повышение платежеспособности компании для ведения текущей производственной деятельности и развития при осуществлении контроля состояния дебиторской задолженности;

снижение уровня просроченной задолженности;

повышение уровня материальной ответственности каждого сотрудника, задействованного в процессе работы с дебиторской задолженностью;

оптимизация работы всех подразделений в части управления дебиторской I задолженностью.

<…>

5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

5.1. Процесс осуществляется на основании сведений отчета о дебиторской задолженности.

5.2. Отчет о дебиторской задолженности формируется на основании данных исходящих счетов в программе NFS (корпоративная информационная база : данных. - Прим. ред.), которые выставляются на клиентов согласно утвержденной Процедуре выставления счетов.

<…>

5.4.1.Операционист ежедневно до 10,30 разносит электронные банковские выписки в «1С>» по соответствующим счетам (оплата/поступление денежных средств по входящим/исходящим счетам).

5.4.2.Сотрудник финансового департамента, наделенный правами проведения обмена между программами NFS и «1С», ежедневно, не позднее 11.00 текущего рабочего дня, выгружает данные об оплате в NFS.

5.4.5. Ответственный сотрудник (сотрудник финансового департамента, ответственный за формирование и рассылку счетов по дебиторской задолженности еженедельно (каждый вторник) а так же каждого 1-го числа каждого месяца формирует отчеты по дебиторской задолженности по состоянию соответственно на утро понедельника и на последнее число каждого месяца на основании данных программы NFS о выставленных и оплаченных или неоплаченных счетах по форме, приведенной в Приложении 1 к настоящей Процедуре.

<…>

5.6: Работа с краткосрочной задолженностью (до 15 дней).

5.6.1. В случае возникновения краткосрочной задолженности финансовый куратор не позднее 1 (одного) рабочего дня с момента получения отчета уведомляет ответственного исполнителя о факте ее возникновения.

5.6.2..Не позднее-2 (двух) рабочих дней после получения отчёта ответственный исполнитель предупреждает  компанию-дебитора о просроченной задолженности (лично, по телефону или по почте). Одновременно ответственный исполнитель ставит в известность финансового куратора о дате проведения переговоров с компанией-дебитором по: краткосрочной дебиторской задолженности. Ответственному исполнителю отводится на проведение переговоров не более 5 (пяти) рабочих дней.

5:6.3. Если результатом таких переговоров является получение от компании-дебитора гарантийного письма об оплате просроченной задолженности с указанием сроков оплаты, а также если этот срок не выходит за рамки сроков краткосрочной задолженности, то ответственный исполнитель передает финансовому куратору гарантийное письмо от компании-дебитора не позднее 1 (одного) рабочего дня с даты его получения. При этом ответственный исполнитель не готовит и не передает компании-дебитору письма-уведомления до окончания срока, указанного в гарантийном письме должника.

5.6.4. В том случае, если указанный в гарантийном письме срок оплаты выходит за рамки сроков краткосрочной задолженности, ответственный исполнитель передает гарантийное письмо финансовому куратору вместе со служебной запиской на имя начальника планово-экономического отдела, в которой описывает создавшуюся ситуацию.

5.7. Работа со среднесрочной задолженностью (от 16 до 30 дней).

5.7.1.Финансовый куратор не позднее 1 (одного) рабочего дня с момента получения отчета о дебиторской задолженности, свидетельствующего о возникновении среднесрочной задолженности, уведомляет ответственного исполнителя о факте ее возникновения и составляет реестр счетов, выставленных на компанию-дебитора.

5.7.2.Финансовый куратор в соответствии с условиями договора рассчитывает пени (или указывает размер штрафа) по форме Приложения 4 и передает эти данные ответственному исполнителю для составления письма-претензии в течение 2 (двух) рабочих дней с даты получения отчета о дебиторской задолженности.

5.7.3. Ответственный исполнитель составляет письмо-уведомление (без указания размера пеней), согласовывает его с руководителем подразделения, директором производственного департамента и начальником планово- экономического отдела. После всех согласований ответственный исполнитель передает письмо-уведомление на подпись руководству компании. Подписанное руководством письмо-уведомление ответственный исполнитель регистрирует и передает в адрес компании-дебитора официальным путем (с курьером или почтовым отправлением с уведомлением).

<…>

5.7.5.Если с компанией-дебитором не было достигнуто соглашение о погашении задолженности, то ответственный исполнитель совместно с юридическим отделом не позднее 2 (двух) рабочих дней с момента подтверждения данного факта (письменный ответ компании-дебитора - почтовое отправление, электронное письмо, телефонограмма, факс и т.п.) готовит письмо-претензию с указанием размера пеней по форме согласно Приложению 5.

5.7.6.Решение об отправке письма-претензии компании-дебитору принимает директор производственного департамента. В случае принятия такого решения ответственный исполнитель подписывает письмо-претензию у генерального директора, регистрируем организует его официальную отправку (с курьером или почтовым отправлением с уведомлением) компании-дебитору.

5.7.7. При необходимости и в случае наличия такого условия » договоре совместно с письмом- претензией н адресном,,,, -дебитора может быть направлено уведомление о прекращении работ.) Решение о направлении уведомления о прекращении работ принимается непосредственно генеральным директором компании по представлению директора производственного департамента даже в том случае, если договор с компанией-дебитором со держит такое положение.

5,7.9. В случае отсутствия ответа от компании-дебитора в указанный в пункте

5.7.8 срок ответственный исполнитель совместно с финансовым куратором в Течение 3 рабочих дней с момента истечения срока ответа от компании-дебитора передает письмо-претензию директору производственного департамента для Принятия дальнейшего решения о судебных или досудебных мерах воздействия на компанию-дебитора.

<…>

5.8. Работа с долгосрочной задолженностью (свыше 30 Дней).

5.8.1. В течение 2 (двух) рабочих дней о момента получения отчета о дебиторской задолженности ответственный исполнитель совместно с финансовым куратором г,6товят комплект документов, подтверждающих наличие ; долгосрочной задолженности. В комплект документов, кроме финансовых, должны входить копии писем-уведомлений,: отправленных ранее дебитору.

5.8,2. Финансовый куратор проверяет документы на полноту и корректность, Далее ответственный исполнитель Передает их юр

5 8.3. Юрисконсульт в течение 2 (двух) рабочих дней готовит проект окончательного варианта письма-претензии и согласовывает его с начальником планово-экономического отдела ^ финансовым Директором И передает директору производственного Департамента для принятия дальнейшего решения.

5.8.4. Директор производственного департамента в Течение 5 (трех) рабочих дней с момента получения окончательного варианта письма-претензии решает вопрос о методах работы по истребованию долгосрочной задолжен ности, а именно:

досудебные меры: переговоры с руководителями финансовой службы компании-дебитора; переговоры с руководством компании-дебитора; направление подготовленных Юридическим отделом писем-*претензий руководству компании-дебитора;

судебные меры: истребование просроченной задолженности с компании-дебитора в судебном порядке.

Директор производственного департамента также устанавливает в рамках принятых методов конкретные сроки по истребованию задолженности.

5.8.5. Окончательное решение об истребовании просроченной долгосрочной дебиторской задолженности с компании-дебитора в судебном порядки принимает генеральный директор компании.

Проведение личных переговоров зачастую играет важную роль в погашении просроченной задолженности должником. Иногда достаточно сделать только лишь телефонный звонок в адрес дебитора, чтобы задолженность была погашена в кратчайшие сроки.

Дебиторская задолженность должна контролироваться и анализироваться регулярно не реже раза в неделю на основе утвержденных форм отчетов, рассылаемых всем участникам процесса.

Письмо-уведомление о наличии задолженности часто действует эффективно на должника, особенно если в нем перечисляются санкции за нарушение условий контракта и возможность обращения в суд.

Прекращение работ - это крайняя мера, ведь порой она влечет за собой необратимые последствия для дебитора. Поэтому зачастую должники пытаются изыскать возможность и как-то все же договориться с компанией, возможно, о некой рассрочке платежа по гарантийному письму.

Программа Финансовый анализ - ФинЭкАнализ для анализа финансового состояния предприятия, позволяющая рассчитывать большое количество финансово-экономических коэффициентов.
Журнал Арбитражный управляющий
Скачать ФинЭкАнализ
Программа для проведения финансового анализа по данным бухгалтеской отчетности
Скачать ФинЭкАнализ
Финансовый анализ Онлайн
Сервис для проведения финансового анализа по данным бухгалтеской отчетности
Попробовать ФинЭкАнализ