Проверенные практикой способы управления деньгами компании

Александр Борисов
консультант B&G Group Ltd.
Екатерина Лисицына,
директор департамента программ МВА
Московской международной высшей
школы бизнеса «МИРБИС», д. э. н.
ФИНАНСОВЫЙ ДИРЕКТОР
№ 9 (97) сентябрь 2010 года

Избежать кассовых разрывов, вовремя платить налоги и рассчитываться с кредиторами, поставщиками и персоналом можно, если создать эффективную систему планирования и контроля движения денежных средств. Большинству компаний для этого достаточно нескольких таблиц, составленных в Excel.

Минимально необходимый набор отчетов и планов, который позволит эффективно управлять деньгами финансовому директору, примерно следующий:

бюджет движения денежных средств (БДДС) и отчет о его исполнении, составленный на год в разбивке по месяцам;

оперативный план движения денежных средств, формируемый на ближайшую неделю или декаду;

реестр заявок на платеж.

По большому счету, этого достаточно. Хотя, если у компании много кредитов, идет масштабное строительство и т. д., возможно, будут нелишними дополнительные отчеты и планы. Теперь все по порядку.

Бюджет движения денежных средств на год

Есть два принципиально разных подхода к составлению бюджета движения денежных средств на год. Бюджет может формироваться как прямым, так и косвенным методом. В первом случае последовательно планируются ожидаемые результаты по статьям поступления и расходования денег. Во втором план строят исходя из ожидаемой прибыли, которая корректируется на денежные потоки, вызванные изменением активов и обязательств, а также исключается влияние неденежных статей (например, амортизации)*.

* Как составить БДДС косвенным методом, см. статью «Как узнать, что происходит с живыми деньгами у вашего контрагента, из его баланса» («Финансовый директор» № 4, 2009). - Прим. ред.

Стоит сказать, что чаще всего при составлении БДДС на год с разбивкой по месяцам используют первый подход. Дело в том, что он позволяет увидеть, с чем связан приток или отток денег, отвечает на вопрос, почему у прибыльной компании может не оказаться средств на счетах, и т. д. Однако для повседневного управления деньгами такой БДДС не слишком подходит. В нем нет лимитов по статьям расходования и поступления средств, без которых нельзя контролировать заявки на платежи от подразделений.

Классическая форма БДДС по структуре статей близка к привычному отчету о движении денежных средств (форма № 4). В бюджете движения денежных средств все денежные потоки делятся на три группы: операционная деятельность, финансовая и инвестиционная.

Операционная деятельность . Сложнее всего спланировать поступления и выплаты по операционной деятельности. Чтобы определить, сколько средств поступит от покупателей и какие платежи уйдут в адрес поставщиков, можно воспользоваться формулами, приведенными в таблице 1 на стр. 62.

Припланирований выплат заработной платы можно использовать существующие в компании графики платежей. А для планирования налоговых отчислений придется составить вспомогательную таблицу, в которой отразить планируемый размер налоговой базы, планируемые суммы начислений и выплат. Например, если уже составлен бюджет доходов и расходов, в котором указывается планируемая прибыль компании, спрогнозировать начисления по налогу на прибыль и построить график перечисления средств в государственный бюджет не составит труда.

Инвестиционная деятельность . Если компания собирается приобретать основные средства или инвестировать деньги в ценные бумаги (другими словами, у предприятия есть инвестиционная деятельность), денежные потоки, связанные с этим, придется планировать отдельно и только потом переносить в общий бюджет движения денежных средств на год. Для подготовки подобных вспомогательных планов их стоит разделить на две группы: капитальные вложения и инвестиции.

План капитальных вложений (график оплат) строится исходя из условий договоров с подрядчиками, смет и т. д. Чтобы не запутаться в денежных потоках, связанных с капитальными вложениями, лучше планировать движение денег отдельно по каждому проекту или инвестиционному активу.

Финансовая деятельность . Потоки от финансовой деятельности обычно возникают у компании, если она пользуется заемными средствами или сама предоставляет займы. Последнее в практике российских компаний встречается достаточно редко. Поэтому чаще всего прогноз денежных потоков от финансовой деятельности - не что иное, как график привлечения и обслуживания полученных средств. В идеале желательно составлять такой план в разрезе источников финансирования, будь то эмиссия акций, облигаций или банковские кредиты.

Оперативный контроль над деньгами

Для эффективного управления денежными средствами компании бюджета движения денежных средств, составленного на год, пусть даже с разбивкой по месяцам, недостаточно. Чтобы свести к минимуму вероятность возникновения кассовых разрывов, спланировать повседневные платежи, необходим оперативный план движения денежных средств (платежный календарь). Универсального шаблона платежного календаря нет. Например, он может выглядеть так, как показано в таблице 2 на стр. 64. Тем не менее есть несколько простых шагов, которые помогут разработать платежный календарь.

Шаг 1. Разработать структуру статей платежного календаря . Проще всего это сделать, если взять за основу бюджет движения денежных средств на год и детализировать укрупненные статьи. Например, для «остатка средств на начало периода на расчетном счете» ввести детализацию по расчетным счетам, используемым компанией. Или «выплаты поставщикам сырья и материалов» поделить на подстатьи: «оплата сырья для основного производства», «оплата материалов для хозяйственных нужд» и т. д.

Шаг 2. Создать унифицированную форму заявки на платеж . В заявке стоит предусмотреть использование следующих обязательных полей:

реквизиты платежа: № счета, № договора, наименование контрагента, сумма платежа;

реквизиты составителя: наименование подразделения, составившего заявку; Ф.И.О. инициатора платежа;

бюджетные данные: вид деятельности, статья платежного календаря, срок оплаты по договору, приоритет платежа. Если в заявке есть срок платежа и приоритет, то эти сведения позволяют при планировании движения денежных средств при необходимости переносить незначительные выплаты на более поздние даты.

Таблица 2. Пример платежного календаря (извлечение), тыс. руб.

Шаг 3. Разработать реестр платежей . Реестр платежей - это сводная таблица, в которой в сжатой форме аккумулируются данные по поступившим заявкам на платежи от подразделений. Очевидно, что в ней должны присутствовать те же разделы (графы), которые предусмотрены для заявки на платеж. Также стоит добавить еще несколько аналитических признаков:

статус заявки - принята к исполнению или отклонена;

статус платежа -исполнен или находится в режиме ожидания;

планируемая дата оплаты - срок, в который заявка будет исполнена;

источник платежа - ссылка на расчетный счет (кассу).

Шаг 4. Внести в платежный календарь лимиты . Чтобы, работая с отдельными заявками, жестко контролировать исполнение БДДС, будет совсем не лишним отдельной графой в платежный календарь перенести лимиты по укрупненным статьям. Это позволит всегда видеть, насколько исчерпан бюджет и можно ли акцептовать очередную заявку от того или иного подразделения без дополнительного ее согласования, например, с генеральным директором.