Сколько денег поступит на счета компании в следующем месяце

Юлия Калинина,
руководитель отдела развития категории ОАО «Инмарко»,
Елена Тябутова,
финансовый директор ОАО «Инмарко»
Журнал "Финансовый директор",
№ 12 (89) декабрь 2009 года

Ошибки в прогнозе поступления денежных средств в лучшем случае обернутся кассовыми разрывами. Подход, предложенный автором, гарантирует, что при стабильной работе компании запланированные объемы поступления средств не будут отличаться от фактических больше чем на 5 процентов.

Чтобы точно спланировать, сколько денег поступит на счета компании от контрагентов в следующем месяце, придется учитывать сразу несколько факторов: будущие объемы продаж (отгрузок), сроки погашения дебиторской задолженности, а также риск возникновения безнадежных долгов. А рассчитать будущие поступления можно по следующей формуле:

ПДС_n = О_n-1 + ОПЗ + О_n + ПЗ,

где

О_n и О_n-1  - оплата контрагентами продукции, отгруженной в плановом и предыдущем месяце соответственно, руб.;

ОПЗ - погашение части просроченной дебиторской задолженности, существующей на момент составления плана, руб.;

ПЗ - новая просроченная «дебиторка», связанная с нарушением сроков оплаты продукции, дата отгрузки которой приходится на текущий и плановый месяцы, руб.

Кстати, используя эту формулу, можно составить прогноз поступления денежных средств как на ближайший месяц, так и на более длительный период. Например, в компании «Инмарко» используют скользящее планирование — составляют прогноз поступлений ежемесячно (25-го числа) на четыре месяца вперед. Для большей точности на первый плановый месяц план формируется отдельно по каждому контрагенту, исходя, из условий заключенных договоров, графиков погашения просроченной задолженности, фактических объемов реализации продукции. На следующие месяцы прогноз поступлений обладает меньшей детализацией и содержит данные по регионам и в целом по компании. Благодаря такому подходу расхождение между плановыми и фактическими цифрами не превышает 5 процентов.

Несмотря на кажущуюся простоту предложенного подхода, на практике возникает немало сложных вопросов. Например, как спланировать, сколько денег получит компания в следующем месяце, если на момент составления плана всех данных о результатах работы в текущем периоде (размер дебиторской задолженности, отгрузки, которые могут состояться до конца месяца, и т.д.) пока нет? Или какая часть просроченной дебиторской задолженности будет погашена контрагентами в ближайшее время? Чтобы не быть голословными, проиллюстрируем на примере расчеты, которые позволяют точно спланировать входящие денежные потоки компании.

Оценка будущей дебиторской задолженности

Итак, компании в январе необходимо спланировать поступление денег на счета за четыре месяца - февраль, март, апрель и май. При этом работа над составлением плана начинается за неделю до конца января, к примеру 25-го числа. Очевидно, что данных о размере дебиторской задолженности по итогам января пока нет. Но его можно предположить, исходя из сведений о суммах отгрузки и оплаты за период с 1 по 24 января.. Формула расчета дебиторской задолженности на конец текущего месяца (ДЗ„Л) будет выглядеть так:

Д3_n-1 = Д3_n-2 + ОД_n-1 - ПДС_n-1 - РБ_n-1,

где

Д3_n-2 - вся дебиторская задолженность на конец предыдущего месяца, руб. Если плановый месяц - февраль, а текущий - январь, в этом случае Д3_n-2 - дебиторская задолженность на 31 декабря прошлого года;

ОД_n-1 - объем отгрузок за текущий месяц, руб.;

ПДС_n-1 - поступление денежных средств в текущем месяце, руб.;

РБ_n-1 - премия (ретробонус), причитающаяся покупателям за выполнение ряда условий в текущем месяце (например, за определенный объем закупок), руб. Ставка премии и условия ее предоставления определяются дистрибьюторским соглашением. Премия рассчитывается от объема отгрузок и уменьшает дебиторскую задолженность на конец месяца. Если компания не предоставляет подобных бонусов своим контрагентам, значение этого показателя будет равно нулю.

Дополнительный материал. На сайте www.fd.ru можно скачать файл Excel, содержащий автоматизированные расчеты плана поступления денежных средств на четыре ближайших месяца. Для этого нужно пройти по ссылке «Дополнительный материал», расположенной рядом с названием этой статьи.

Таблица 1. Планирование дебиторской задолженности на конец января (на 31.01.09)

* Данные взяты из отчета «Взаиморасчеты с контрагентами», графа «Задолженность на конец периода», сформированного в системе «1С» за декабрь.
** Прогноз составляют менеджеры по реализации, исходя из предварительных договоренностей с клиентами.
*** Если до 24-го числа клиент не закупал продукцию, то на оставшиеся дни месяца прогноз его отгрузок в денежном выражении рассчитывается исходя из плановой стоимости продукции на январь.
**** Отчет за 1-24 января в «1С» «Взаиморасчеты с контрагентами», графа «Оплата клиентом».
***** Данные из строки «Ретробонусы» графы «Оплата клиентом» отчета «1С» «Взаиморасчеты с клиентами» за декабрь / данные графы «Отгрузка клиенту» из того же отчета X 100%.

Теперь все по порядку (см. табл. 1 на стр. 22 ). Сумму дебиторской задолженности на конец декабря (Д3n-2) возьмем из отчета «Взаиморасчеты с контрагентами», сформированного в «1С» за период с 1 по 31 декабря, графа «Задолженность на конец периода».

Объем отгрузок за январь (Д3n-1) - это фактические данные по реализации продукции за период с 1 по 24 января и плюс прогноз продаж на оставшуюся неделю до конца месяца. Спрогнозировать, будет ли клиент отгружаться с 25 по 31 января, можно двумя способами. Во-первых, предположить, что за месяц клиент отгрузит продукции ровно столько, сколько заложено в плане продаж на январь. Отсюда прогноз продаж на оставшиеся дни равен разнице между планом отгрузок на январь и их фактом за период с 1 по 24 января. Во-вторых, запросить у менеджеров по продажам самый свежий план отгрузок, согласованный с клиентом. Разумеется, второй способ дает более точные результаты. На цифрах это будет выглядеть так. Например, за период с 1 по 24 января клиенту А было отгружено 15 500 кг продукции (см. табл. 1) на сумму 1 530 000 руб. (цена реализации - 98,71 руб./кг (1 530 000 / 15 500)). Но он также собирается до конца месяца ещё закупить 7500 кг, о чем поставил в известность менеджера по продажам. Отсюда прогноз отгрузок в стоимостном выражении на период 25-31 января 740 325 руб. (7500 X 98,71). А за весь январь клиенту А будет отгружено на 2 270 325 руб. (1 530 000 + 740 325).

Поступление денежных средств в январе (ПДСП.!) включает оплату, поступившую от клиента за первые 24 дня месяца, и прогноз оплаты с 25 по 31 января.

Прогноз может быть составлен двумя способами. Первый - исходим из того, что в январе клиенту полагается оплатить отгрузки декабря, а также те отгрузки января, отсрочка по которым предполагает оплату в этом же месяце. Если все это суммировать и вычесть из полученного значения сумму средств, фактически поступивших от клиента с 1 по 24 января, получаем прогноз прихода денег на период с 25 по 31 января. Сразу оговоримся, что такой подход применим исключительно в отношении клиентов, которые всегда платят в срок. Конечно, это идеальная ситуация. Поэтому будет иметь смысл уточнить у менеджеров, которые работают с конкретным клиентом, какие есть договоренности по оплате в период с 25 по 31 января.

Таблица 2. График погашения просроченной дебиторской задолженности, руб.

В нашем примере по предварительным расчетам к концу января клиент А должен перечислить компании 4 400 000 руб., в том числе 1000 000 руб. - погашение просроченной задолженности, 3 000 000 руб. - за отгрузки декабря, 400 000 руб. - за отгрузки января (см. табл. 1). Эту цифру можно было бы использовать при расчете дебиторской задолженности на конец месяца, но по состоянию на 24 января клиент А перечислил всего 1 500 000 руб. и по данным коммерческой службы (в случае ОАО «Инмарко - регионального менеджера) готов оплатить до конца месяца еще 2 200 000 руб. Отсюда прогноз поступления денежных средств в январе - 3 700 000 руб. (1 500 000 + 2 200 000).

Последнее, с чем остается разобраться - ретробонусы. 25 января данных по премии для клиента за январь у компании, конечно, еще нет. Поэтому ничего не остается, кроме как сделать допущение, что в январе компания-покупатель заработает такой же процент ретробонусов, как и в декабре. В нашем примере для клиента А премия составила 5 процентов от суммы прогнозной отгрузки за январь (см. табл. 1), или 113 516 руб. (5:100 X 2 270 325). С клиентом В несколько иная ситуация. Ранее этот контрагент всегда платил вовремя, поэтому его премия составляла 10 процентов от суммы отгрузки. В январе он задержал платежи, поэтому и премия ниже - 8 процентов (минус 2% за нарушение платежной дисциплины), или 291 560 руб. (8 / 100 X 3 644 500). Итак, ожидаемая дебиторская задолженность (ДЗ) клиента а на 31 января составит 2 456 809 руб. (4 000 000 + 2 270 325 - 3 700 000 - 113 516), клиента В -4 352 940 руб.

Чтобы в дальнейшем корректно спланировать поступление денежных средств, мало оценить размер ожидаемой дебиторской задолженности по клиентам на конец текущего месяца. Нужна также информация о том, сколько приходится на текущую «дебиторку» и сколько - на просроченную. Текущая задолженность - это отгрузки текущего месяца (января), срок оплаты по которым наступит в плановом месяце (феврале). Например, если клиенту полагается отсрочка платежа в 20 дней, а в текущем месяце 31 день, то все отгрузки, произведенные с 12-го по 31-е число - текущая дебиторская задолженность на конец месяца. Соответственно, просроченная «дебиторка» - разница между суммарной и текущей дебиторской задолженностью.

Таблица 3. План поступления денег в феврале

* Под просроченной задолженностью за прошедшие периоды подразумевается задолженность на последнее число предпланового месяца (в нашем случае - 31.01.09). График ее погашения представлен в таблице 2.
** Прогноз продаж в натуральном выражении X плановая цена реализации.
*** Доля отгрузок, которые оплатят в том же месяце = прогноз отгрузок на первые дни февраля, оплата по которым с учетом отсрочки придется на тот же месяц : план отгрузок на февраль, кг.
**** Клиент А систематически задерживает оплату, поэтому предполагается, что в феврале доля просроченной задолженности в общей сумме дебиторской задолженности будет такой же, как и в январе - 17 процентов. Клиент В ранее всегда платил в срок (задержка в январе - результат форс-мажора), поэтому предполагается, что и в феврале деньги от него поступят вовремя.
***** По данным декабря.
****** Агрегированные данные по группе клиентов (сумма по денежным показателям и средняя по относительным).

Для определения размера текущей задолженности по каждому клиенту на конец января имеет смысл отгрузки за период с 1 по 24 января разделить на две группы, с оплатой в январе и феврале. По аналогии структурируем прогнозируемые отгрузки в период с 25 по 31 января. Причем по клиентам с отсрочкой менее семи дней потребуются точные даты поставки продукции. Например, по данным товарных накладных, выписанных за период с 1 по 24, января, клиенту А поставлена продукция на сумму 1 530 000 руб. Из них 1130 000 руб. он должен оплатить в феврале. За оставшуюся неделю января этот же клиент планирует приобрести еще продукции на сумму 740 325 руб. Поскольку клиент А пользуется отсрочкой платежа продолжительностью 20 дней, эти деньги поступят в феврале. Соответственно, текущая дебиторская задолженность по клиенту на 31 января составит 1 870 325 руб. (1 130 000 + 740 325), просроченная - 586 484 руб.Кста-ти, не будет лишним сразу же согласовать с клиентами график погашения просроченной задолженности (см. табл. 2 на стр. 23). Эти данные помогут компании лучше управлять своими деньгами, а к тому же будут нужны для дальнейших расчетов.

План поступления денег на месяц

После того как все расчеты по дебиторской задолженности сделаны, известно:

сколько клиент должен оплатить в первом плановом месяце за отгрузки предыдущего месяца. В нашем примере - это текущая задолженность на 31 января;

какая сумма будет выплачена в счет просроченного долга - данные из графика погашения (см. табл. 2 на стр. 23).

Теперь, чтобы определить полную сумму поступлений по клиенту в будущем, остается составить прогноз оплат будущих поставок, а также спланировать появление новой просроченной «дебиторки». Расчеты делаются сначала по каждому клиенту в отдельности, и лишь потом по группам клиентов (если такая информация необходима) или же по компании в целом (см. табл. 3).

Поступления от продаж будущего месяца. На момент составления плана поступления денежных средств у отдела продаж, скорее всего, уже будут готовы прогнозы по отгрузкам в натуральном выражении на будущий месяц. Если нет, то сумму отгрузок за месяц можно взять из плана продаж на год. После этого предстоит разобраться, какой объем из запланированных продаж будет оплачен в том же месяце, когда произойдет поставка.

Для клиента А - это отгрузки в первые восемь дней февраля (28 дн. [количество дней в феврале] - 20 дн. [отсрочка платежа, установленная для покупателя А]), для клиента В - три дня (28 дн. - 25 дн.). Менеджер по продажам без труда спрогнозирует поставки на эти дни, опираясь на план продаж и предварительный график отгрузок. Соответственно, если поделим прогноз продаж в первые дни месяца на общий объем плановых поставок за месяц, получим долю отгрузок, которые будут оплачены в том же месяце.

Например, по клиенту А план продаж на февраль - 17 000 кг, ожидается, что в первые восемь дней месяца ему будет поставлено 5000 кг. Отсюда доля отгрузок, которая будет оплачена в феврале, составит 29 процентов (5000:17 000), или 493 000 руб. (1 700 000 X 29 : 100) (см. табл. 3 на стр. 24). Планы клиента В не предполагают отгрузки с 1 по 8 февраля.

Средневзвешенный процент поступления средств в счет оплаты поставок того же месяца по группе контрагентов определяется так: ((отгрузки клиентов А и В с 1 по 8 февраля) / (отгрузки клиентов А и В за февраль)). В нашем примере он составляет 12 процентов ((493 000 + 0): (1 700 000 + 2 462 500)).

Новая просроченная «дебиторка». Просроченную задолженность по состоянию на 31 января клиенты будут погашать согласно графику (см. табл. 2 на стр. 23). Но нет гарантии, что в будущем не появятся другие просроченные долги, а значит, компания недополучит часть денег. Новую просроченную  «дебиторку» можно спрогнозировать, основываясь на данных о платежной дисциплине клиентов за предыдущие месяцы.

Например, клиент А систематически задерживает оплату. Скорее всего, и в феврале он не изменит своим привычкам, то есть не заплатит в срок 17 процентов от причитающейся суммы (процент тот же, что и в январе), или 401 765 руб. (17:100 X (1 870 325 + 493 000)) (см. табл. 3 на стр. 24). Что касается клиента В, несоблюдение сроков оплаты в январе он объясняет форс-мажором и обещает погасить свои долги в феврале полностью. Раньше этот контрагент платил в срок. Об этом свидетельствует отсутствие по нему просроченной «дебиторки» на 1 января. Поэтому имеет смысл предположить, что клиент В выполнит свои обязательства по просроченным долгам, а также своевременно оплатит продукцию, которую приобретет в феврале.

Теперь все необходимые сведения для расчета есть. Прогноз поступления денежных средств в феврале от клиентов следующий (также см. табл. 3 на стр. 24):

от клиента А - 2 361 560 руб. (1 870 325 [оплата за отгрузки января] + 400 000 [погашение просроченной задолженности прошлых периодов] + 493 000 [оплата за отгрузки февраля] - 401 765 [просроченная задолженность, возникшая в феврале]);

от клиента В - 4 352 940 руб. (3 644 500 + 708 440 + 0 - 0).

Спланировать деньги на четыре месяца вперед

Чтобы спланировать, сколько средств поступит не только в будущем месяце, но и еще, например, на три следующих за ним, придется повторить все те операции, которые были подробно описаны выше. Разница лишь в том, что прогноз строится в укрупненном виде, без разбивки по клиентам. Соответственно, данные февраля будут служить отправной точкой для плана поступлений на март, отталкиваясь от прогноза по марту - будут спрогнозированы поступления в апреле и т.д.

Но в нашем примере по февралю были посчитаны еще не все цифры, которые понадобятся для составления прогноза на март. А именно не была рассчитана дебиторская задолженность на конец февраля. На 31 января дебиторская задолженность клиента А составляла 2 456 809 руб. (см. табл. 3 на стр. 24). В феврале предполагается отгрузить ему продукции еще на 1 700 000 руб., и в этом же месяце от клиента А поступит 2 361 560 руб. Его премия (ретробонус) составит 85 000 руб. (5%, как и в декабре). Отсюда дебиторская задолженность по клиенту А на последнее число февраля - 1 710 249 руб. (2 456 809 + 1 700 000 - 2 361 560 - 85 000). В том числе текущая дебиторская задолженность на ту же дату - 1 207 000 руб. (оплата в марте за отгрузки февраля = сумма за отгрузки в феврале - оплата в феврале за отгрузки февраля). Аналогично рассчитывается «дебиторка» клиента В и по группе клиентов в целом.

И еще один нюанс, который стоит учесть при планировании поступления денег на более отдаленную перспективу, чем следующий месяц. Возникает проблема, связанная с оценкой доли поставок, которые будут оплачены в том же месяце, в котором они состоялись.

Если, составляя план на февраль, необходимую информацию можно было взять из предварительного графика отгрузок, то для марта, апреля и мая таких данных скорее всего не будет. Поэтому можно воспользоваться статистикой прошлого года. Это же касается и процента новой просроченной «дебиторки».