Порядок организации движения и учета денежных документов

Баранова Валентина Александровна
Доцент кафедры маркетинга, внешнеторговой деятельности
и учета на предприятиях,
Поволжского института управления имени П.А. Столыпина
филиала РАНХиГС при Президенте РФ, г. Саратов
Евразийский Союз Ученых
№4 (13) 2015

Организация работы кассы является ответственным и трудоемким участком работы бухгалтерии. В кассе организации могут храниться денежные средства, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности.

В действующих нормативных документах отсутствует определение и условия принятия активов в качестве денежных документов. В Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета и Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств содержится лишь перечень возможных форм денежных документов.

Характерной особенностью денежных документов является то, что все они свидетельствуют о том, что расчеты между сторонами произведены, а услуги, которые с помощью этих документов могут быть получены, фактически еще не оказаны. Этим денежные документы отличаются от бланков строгой отчетности.

Таким образом, денежные документы представляют собой определенный договор на покупку (получение) определенной услуги (актива) по установленной, зафиксированной в документе стоимости.

В качестве денежных документов учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, путевки в дома отдыха и санатории и другие денежные документы. При этом в соответствии с п. 3 ПБУ 19/02 «Учет финансовых вложений» приобретенные государственные и муниципальные ценные бумаги, ценные бумаги других организаций, в том числе долговые ценные бумаги, в которых дата и стоимость погашения определена (облигации, векселя) следует учитывать в составе финансовых вложений [3].

Перечень денежных документов является открытым, поэтому к ним могут быть отнесены талоны на бензин, проездные билеты на общественный транспорт, железнодорожные билеты, карты экспресс-оплаты, при условии, что они отвечают перечисленным выше условиям.

Сложности могут возникнуть с талонами на ГСМ, которые могут быть количественными, стоимостными и количественно -суммовыми. Порядок учета талонов зависит от момента перехода права собственности на горючесмазочные материалы к покупателю. В составе денежных документов можно учесть только стоимостные талоны, при условии, что договором с организацией, осуществляющей отпуск ГСМ, предусмотрено, что право собственности на топливо переходит к покупателю в момент заправки автотранспорта. В этом случае предприятие оплачивает горюче-смазочные материалы авансом, и талон является обязательством организации, с которой заключен договор, отпустить предприятию бензин определенной марки по талонам по цене, действующей на дату получения бензина.

Используемые в организациях денежные документы могут быть документарными и бездокументарными. Документарными являются документы на бумажных носителях или в пластиковом исполнении. Наиболее часто приобретаемыми денежными документами в пластиковом исполнении являются карты экспресс-оплаты (скретч-карты), выполненные из пластика или высококачественного картона, защищенного ламинатом или лаком. Они используются для оплаты мобильной связи, междугородних и международных переговоров, доступа в Интернет, одновременного доступа в Интернет и обеспечения телефонной связи, ip-телефонии и др. В качестве бездокументарных денежных документов выступают электронные билеты на пассажирский железнодорожный транспорт (маршрут/квитанции электронного пассажирского билета) и электронные авиабилеты [5].

Денежные документы, не выданные сотрудникам организации, должны находиться в кассе предприятия. Ответственность за сохранность и движение денежных документов несет кассир.

Учет операций с денежными документами ведется отдельно от операций с денежными средствами. Для учета денежных документов Планом счетов бухгалтерского учета предусмотрен субсчет 3 «Денежные документы», открываемый к счету 50 «Касса». Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение [4]. Для контроля за наличием и движением отдельных видов денежных документов целесообразно открыть отдельные субсчета второго порядка.

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» «каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом» [1]. Первичные учетные документы, на основании которых ведется учет движения денежных документов, разрабатываются в самой организаций, с соблюдением общих методических принципов бухгалтерского учета. Операции, связанные с поступлением и последующим движением денежных документов, необходимо отражать в журнале (ведомости, книге) учета денежных документов. Являясь первичным документом, журнал должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ [1]. В журнале могут быть предусмотрены графы: наименование денежного документа и его номер; дата поступления; дата выдачи;, основание (документ) выдачи денежного документа; ФИО, должность, подпись сотрудника выдавшего документ; ФИО, должность, подпись сотрудника получившего денежный документ; дата возврата документа. Наряду с другими документами, форму журнала необходимо утвердить в качестве приложения к приказу руководителя об учетной политике организации.

Поступление денежных документов может происходить разными способами: организация приобретает денежные документы и передает их впоследствии сотрудникам или сотрудники приобретают необходимые денежные документы самостоятельно.

В первом случае в учете составляется бухгалтерская запись:

Дебет 50-3 «Денежные документы» Кредит 60 (76, 71 ...) - получены (приобретены) денежные документы.

Во втором случае, если сотрудник приобретает денежные документы и сразу их использует, например, в командировке приобретает железнодорожный билет (авиабилет) и по возвращении вместе с авансовым отчетом сдает его в бухгалтерию, необходимость в учете билетов на счете 50-3 «Денежные документы» отпадает. Услуга оказана, и стоимость документа уже погашена. По сути, речь уже идет о расходах по обычным видам деятельности. По общим правилам стоимость такого документа может быть сразу списана на затраты, при этом должна быть сделана бухгалтерская запись:

Дебет 20 (25, 26...) Кредит 71 - отражена в составе командировочных расходов стоимость железнодорожного билета (авиабилета).

При этом организация на основании утвержденного авансового отчета должна возместить работнику фактически понесенные расходы.

Движение (выдача) денежных документов может быть связано с передачей работникам организации под отчет (талоны на горюче-смазочные материалы, проездные билеты на отдельные виды транспорта), продажей сотрудникам организации (путевки в санатории), а также возврат продавцу (железнодорожные билеты, авиабилеты).

В основном денежные документы (проездные билеты, талоны на ГСМ) выдаются под отчет. Факт передачи документов сотрудникам отражается в журнале учета денежных документов, и на его основании составляется бухгалтерская запись:

Дебет 71 Кредит 50-3 «Денежные документы» - выданы сотруднику денежные документы (переданы под отчет).

В случае приобретения организацией для сотрудников путевок, составляется бухгалтерская запись:

Дебет 73 Кредит 50-3 «Денежные документы» - выдана сотруднику путевка в санаторий.

Организации могут приобретать проездные билеты для своих сотрудников для проезда общественным транспортом до места работы и обратно. При этом если характер работы сотрудников не связан с постоянными разъездами, стоимость выданных им проездных билетов не относится к расходам по обычным видам деятельности, поскольку в соответствии с п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации» данные расходы не связаны с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров [2]. Данные расходы относятся к прочим расходам и списываются на счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы», уменьшая общий финансовый результат организации.

Поскольку при работе с денежными документами речь идет об авансе, так как услуги фактически еще не оказаны, то списывать стоимость денежных документов на расходы можно только после подтверждения факта их использования. Например, основанием для подтверждения пребывания сотрудника в санаторно-курортном учреждении является отрывной талон к путевке, который представляется сотрудником в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом. В бухгалтерском учете это расходы по обычным видам деятельности либо прочие расходы. Составляется бухгалтерская запись:

Дебет 20 (26, 44, 91 ...) Кредит 71 (73) - списана на расходы стоимость денежного документа.

Рассмотрим порядок отражения в учете операций по приобретению и списанию талонов на горюче-смазочные материалы.

Организацией приобретены талоны на сумму 11 800 руб. (в том числе НДС 1800 руб.). Условиями договора с АЗС предусмотрен переход права собственности на бензин в момент отгрузки. Талоны переданы под отчет материально ответственному лицу - заведующему гаражом.

Дебет 60, субсчет «Авансы выданные» Кредит 51 -11 800 руб. - перечислен аванс на получение талонов;

Дебет 50-3 Кредит 60 - 11 800 руб. - получены и оприходованы талоны;

Дебет 71 Кредит 50-3 - 11 800 руб. - переданы талоны под отчет материально ответственному лицу;

Дебет 10-3 Кредит 71 - 10 000 руб. - отражена стоимость бензина залитого в баки автотранспортных средств организации;

Дебет 19 Кредит 60 - 1 800 руб. - отражена сумма НДС по полученному бензину;

Дебет 60 Кредит 60, субсчет «Авансы выданные» -11 800 руб. - зачтена сумма аванса;

Дебет 68 Кредит 19 - 1 800 руб. - принята к вычету сумма НДС;

Дебет 20 (23,26,44) Кредит 10-3 «Топливо» - 10 000 руб. - списана стоимость фактически израсходованного бензина на счета учета затрат согласно данным путевых листов.

Таким образом, особенность денежных документов обусловливает необходимость обеспечения их сохранности, правильного оформления их движения в документах и регистрах бухгалтерского учета и строгого соблюдения установленных правил учета.

Список литературы

1. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. URL: http://www.consultant.ru/popular/buch [Электронный ресурс] (дата обращения: 15.04.2015).

2. Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99»: Приказ Минфина России от 06.05.1999 N 33н. [Электронный ресурс] URL: http://http://www.consultant.ru/popular/buhuchet-rashody-organizacii-pbu-10-99/ (дата обращения: 15.04.2015).

3. Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет финансовых вложений" ПБУ 19/02»: Приказ Минфина России от 10.12.2002 N 126н [Электронный ресурс] URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_131605/ (дата обращения: 15.04.2015).

4. Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению: Приказ Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н (в ред. от 08.11.2010 г.) [Электронный ресурс] URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_107972/#p1 (дата обращения: 15.04.2015).

5. Поленова С.Н. Учет денежных документов [Электронный ресурс] Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии. 2008. № 7. URL: http://www.lawmix.ru/bux/45133/ (дата обращения: 15.04.2015).