Процедура, которая позволит эффективно управлять дебиторской задолженностью

КОММЕНТИРУЕТ
Павел Бушуев,
Финансовый директор ГК«НЭК»
Финансовый директор
№6(117) Июнь2012

Какие задачи решал автор: снижение уровня просроченной задолженности, повышение платежеспособности компании. За счет чего: дебиторская задолженность сегментирована по группам в зависимости от статуса и срока просрочки, для каждой группы определены специальные процедуры управления.

ГРУППА КОМПАНИЙ «НЭК» специализируется на оказании логистических услуг, сопровождая проекты в нефтяном и газовом секторах экономики. Сегодня группа насчитывает около 40 удаленных подразделений, расположенных на территории как России и СНГ, так и дальнего зарубежья. Услуги НЭК носят в основном посреднический характер: имея широкую агентскую сеть, группа компаний нанимает подрядчиков на ту или иную часть перевозки. Клиенты в большинстве своем расплачиваются по факту оказания услуг, зачастую речь идет об отсрочке на 30 дней и более. Подрядчики же (особенно крупнейшие монополисты-перевозчики) в большинстве случаев требуют предоплату. Поэтому компании для осуществления своей операционной деятельности приходится поддерживать значительный объем оборотных средств. Ситуация осложняется тем, что заказчики довольно часто задерживают платежи.

В связи с этим в группе решили разработать и регламентировать специальные процедуры по работе с дебиторской задолженностью. Согласно новому подходу, вся дебиторка была разделена на четыре группы: текущая задолженность (срок оплаты по договору не наступил), краткосрочная (с предусмотренной договором даты оплаты прошло не более 15 дней), среднесрочная (просрочка от 16 до 30 дней) и долгосрочная (просрочка свыше 30 дней).

Для каждой из категорий задолженности были установлены свои правила работы. Так, в случае образования короткой просрочки ответственный исполнитель проводит устные переговоры с должником о скорейшем погашении. Когда долг переходит в среднесрочную категорию, компания составляет и направляет в адрес дебитора письмо-претензию, а также выставляет пени в соответствии с условиями договора. Если должник не предоставляет гарантийное письмо со сроками погашения задолженности, ему направляется уведомление о приостановке работ до полного погашения долга. В случае образования длительной просрочки юридический отдел компании готовит и направляет исковое заявление в суд. В документе детально описываются обязанности и полномочия сотрудников компании в части управления дебиторской задолженностью, а также регламентируется процесс ее учета в информационной системе и формирования соответствующих отчетов.

Внедрение данной процедуры помогло сократить уровень просроченной задолженности в среднем на 30 процентов и за счет этого повысить платежеспособность группы компаний.

Процедура работы с дебиторской задолженностью (извлечение)

1. Назначение и область применения

1.1. Цели настоящей процедуры:

повышение платежеспособности компании для ведения текущей производственной деятельности и развития при осуществлении контроля состояния дебиторской задолженности;

снижение уровня просроченной задолженности;

повышение уровня материальной ответственности каждого сотрудника, задействованного в процессе работы с дебиторской задолженностью;

оптимизация работы всех подразделений в части управления дебиторской I задолженностью.

<…>

5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

5.1. Процесс осуществляется на основании сведений отчета о дебиторской задолженности.

5.2. Отчет о дебиторской задолженности формируется на основании данных исходящих счетов в программе NFS (корпоративная информационная база : данных. - Прим. ред.), которые выставляются на клиентов согласно утвержденной Процедуре выставления счетов.

<…>

5.4.1.Операционист ежедневно до 10,30 разносит электронные банковские выписки в «1С>» по соответствующим счетам (оплата/поступление денежных средств по входящим/исходящим счетам).

5.4.2.Сотрудник финансового департамента, наделенный правами проведения обмена между программами NFS и «1С», ежедневно, не позднее 11.00 текущего рабочего дня, выгружает данные об оплате в NFS.

5.4.5. Ответственный сотрудник (сотрудник финансового департамента, ответственный за формирование и рассылку счетов по дебиторской задолженности еженедельно (каждый вторник) а так же каждого 1-го числа каждого месяца формирует отчеты по дебиторской задолженности по состоянию соответственно на утро понедельника и на последнее число каждого месяца на основании данных программы NFS о выставленных и оплаченных или неоплаченных счетах по форме, приведенной в Приложении 1 к настоящей Процедуре.

<…>

5.6: Работа с краткосрочной задолженностью (до 15 дней).

5.6.1. В случае возникновения краткосрочной задолженности финансовый куратор не позднее 1 (одного) рабочего дня с момента получения отчета уведомляет ответственного исполнителя о факте ее возникновения.

5.6.2..Не позднее-2 (двух) рабочих дней после получения отчёта ответственный исполнитель предупреждает  компанию-дебитора о просроченной задолженности (лично, по телефону или по почте). Одновременно ответственный исполнитель ставит в известность финансового куратора о дате проведения переговоров с компанией-дебитором по: краткосрочной дебиторской задолженности. Ответственному исполнителю отводится на проведение переговоров не более 5 (пяти) рабочих дней.

5:6.3. Если результатом таких переговоров является получение от компании-дебитора гарантийного письма об оплате просроченной задолженности с указанием сроков оплаты, а также если этот срок не выходит за рамки сроков краткосрочной задолженности, то ответственный исполнитель передает финансовому куратору гарантийное письмо от компании-дебитора не позднее 1 (одного) рабочего дня с даты его получения. При этом ответственный исполнитель не готовит и не передает компании-дебитору письма-уведомления до окончания срока, указанного в гарантийном письме должника.

5.6.4. В том случае, если указанный в гарантийном письме срок оплаты выходит за рамки сроков краткосрочной задолженности, ответственный исполнитель передает гарантийное письмо финансовому куратору вместе со служебной запиской на имя начальника планово-экономического отдела, в которой описывает создавшуюся ситуацию.

5.7. Работа со среднесрочной задолженностью (от 16 до 30 дней).

5.7.1.Финансовый куратор не позднее 1 (одного) рабочего дня с момента получения отчета о дебиторской задолженности, свидетельствующего о возникновении среднесрочной задолженности, уведомляет ответственного исполнителя о факте ее возникновения и составляет реестр счетов, выставленных на компанию-дебитора.

5.7.2.Финансовый куратор в соответствии с условиями договора рассчитывает пени (или указывает размер штрафа) по форме Приложения 4 и передает эти данные ответственному исполнителю для составления письма-претензии в течение 2 (двух) рабочих дней с даты получения отчета о дебиторской задолженности.

5.7.3. Ответственный исполнитель составляет письмо-уведомление (без указания размера пеней), согласовывает его с руководителем подразделения, директором производственного департамента и начальником планово- экономического отдела. После всех согласований ответственный исполнитель передает письмо-уведомление на подпись руководству компании. Подписанное руководством письмо-уведомление ответственный исполнитель регистрирует и передает в адрес компании-дебитора официальным путем (с курьером или почтовым отправлением с уведомлением).

<…>

5.7.5.Если с компанией-дебитором не было достигнуто соглашение о погашении задолженности, то ответственный исполнитель совместно с юридическим отделом не позднее 2 (двух) рабочих дней с момента подтверждения данного факта (письменный ответ компании-дебитора - почтовое отправление, электронное письмо, телефонограмма, факс и т.п.) готовит письмо-претензию с указанием размера пеней по форме согласно Приложению 5.

5.7.6.Решение об отправке письма-претензии компании-дебитору принимает директор производственного департамента. В случае принятия такого решения ответственный исполнитель подписывает письмо-претензию у генерального директора, регистрируем организует его официальную отправку (с курьером или почтовым отправлением с уведомлением) компании-дебитору.

5.7.7. При необходимости и в случае наличия такого условия » договоре совместно с письмом- претензией н адресном,,,, -дебитора может быть направлено уведомление о прекращении работ.) Решение о направлении уведомления о прекращении работ принимается непосредственно генеральным директором компании по представлению директора производственного департамента даже в том случае, если договор с компанией-дебитором со держит такое положение.

5,7.9. В случае отсутствия ответа от компании-дебитора в указанный в пункте

5.7.8 срок ответственный исполнитель совместно с финансовым куратором в Течение 3 рабочих дней с момента истечения срока ответа от компании-дебитора передает письмо-претензию директору производственного департамента для Принятия дальнейшего решения о судебных или досудебных мерах воздействия на компанию-дебитора.

<…>

5.8. Работа с долгосрочной задолженностью (свыше 30 Дней).

5.8.1. В течение 2 (двух) рабочих дней о момента получения отчета о дебиторской задолженности ответственный исполнитель совместно с финансовым куратором г,6товят комплект документов, подтверждающих наличие ; долгосрочной задолженности. В комплект документов, кроме финансовых, должны входить копии писем-уведомлений,: отправленных ранее дебитору.

5.8,2. Финансовый куратор проверяет документы на полноту и корректность, Далее ответственный исполнитель Передает их юр

5 8.3. Юрисконсульт в течение 2 (двух) рабочих дней готовит проект окончательного варианта письма-претензии и согласовывает его с начальником планово-экономического отдела ^ финансовым Директором И передает директору производственного Департамента для принятия дальнейшего решения.

5.8.4. Директор производственного департамента в Течение 5 (трех) рабочих дней с момента получения окончательного варианта письма-претензии решает вопрос о методах работы по истребованию долгосрочной задолжен ности, а именно:

досудебные меры: переговоры с руководителями финансовой службы компании-дебитора; переговоры с руководством компании-дебитора; направление подготовленных Юридическим отделом писем-*претензий руководству компании-дебитора;

судебные меры: истребование просроченной задолженности с компании-дебитора в судебном порядке.

Директор производственного департамента также устанавливает в рамках принятых методов конкретные сроки по истребованию задолженности.

5.8.5. Окончательное решение об истребовании просроченной долгосрочной дебиторской задолженности с компании-дебитора в судебном порядки принимает генеральный директор компании.

Проведение личных переговоров зачастую играет важную роль в погашении просроченной задолженности должником. Иногда достаточно сделать только лишь телефонный звонок в адрес дебитора, чтобы задолженность была погашена в кратчайшие сроки.

Дебиторская задолженность должна контролироваться и анализироваться регулярно не реже раза в неделю на основе утвержденных форм отчетов, рассылаемых всем участникам процесса.

Письмо-уведомление о наличии задолженности часто действует эффективно на должника, особенно если в нем перечисляются санкции за нарушение условий контракта и возможность обращения в суд.

Прекращение работ - это крайняя мера, ведь порой она влечет за собой необратимые последствия для дебитора. Поэтому зачастую должники пытаются изыскать возможность и как-то все же договориться с компанией, возможно, о некой рассрочке платежа по гарантийному письму.