Как за месяц поменять устоявшиеся правила планирования и контроля платежей

Татьяна Старцева,
финансовый директор ОАО «Кыштымское машиностроительное объединение»
Финансовый директор
12-2010

Выплачен аванс по договору, предполагающему платеж по факту выполненных работ, по забывчивости пропущен срок перечисления средств важному поставщику. Подобные ошибки недопустимы, особенно если предприятие испытывает дефицит ликвидности, а деньги от покупателей поступают с опозданием. К такому мнению пришли финансисты ОАО «КМО» и буквально за месяц выстроили систему планирования и контроля платежей, исключающую возможность любых промахов.

В прошлом году основные клиенты ОАО «Кыштымское машиностроительное объединение» (далее - КМО) - горнодобывающие и металлургические предприятия - испытывали серьезные финансовые трудности. Заказчики настаивали на увеличении периода отсрочки платежа, обещая своевременно перечислять средства в счет поставленной продукции. Чтобы не потерять давних партнеров, компания пошла им навстречу. Для ключевых клиентов отсрочка платежа была увеличена в среднем в два-три раза. Однако многие дебиторы не смогли вовремя платить, платежи в адрес КМО задерживались в среднем на один-два месяца. В таких условиях было крайне сложно достоверно планировать денежные потоки компании. А результат недостоверных планов -компания стала сама задерживать платежи своим поставщикам.

Сложившаяся ситуация усугублялась еще и отсутствием прозрачного подхода к управлению платежами. Например, сроки оплаты по той или иной заявке во многом зависели от активности ее инициатора и хороших отношений со специалистами финансового отдела. Были проблемы с контролем исполнения условий оплаты по заключенным договорам. Одним контрагентам платили раньше срока, другим задерживали платежи, несмотря на жесткие штрафные санкции.

Наводить порядок в денежных потоках пришлось новому финансовому директору. Чтобы исправить существующее положение дел, в первую очередь нужно было обеспечить жесткий контроль над деньгами компании. Сделать это требовалось в кратчайшие сроки и, разумеется, с минимальными затратами. Поэтому в финансовой службе КМО решили использовать возможности уже внедренной на тот момент системы «1С: Управление производственным предприятием 8.1» (далее -«1С»). Ее функционала было более чем достаточно. Вот только использовался он далеко не полностью. После долгих обсуждений решили отказаться от планирования денежных потоков в Excel в пользу «1С».

Важный нюанс. Из-за того что бюджет реформы управления деньгами был жестко ограничен, в финансовой службе КМО ориентировались на использование только штатных функций «1С». По этой же причине пришлось отказаться от внедрения блока «Бюджетирование» для «1С». Не было на это ни времени, ни денег.

Рисунок 1. План движения денежных средств

Планирование в учетной системе

В «1С», а именно среди документов подсистемы «Управление денежными средствами», есть «План движения денежных средств», которому и была отведена роль месячного бюджета движения денежных средств. Правда, без доработок, как это изначально планировалось, не обошлось. Дописывали силами собственных программистов. Ввели дополнительные строки: «Дата планирования» (для отражения предполагаемой даты конкретного расхода) и «Комментарии» (для размещения пояснений к запланированному расходу). Кроме того, в список статусов документа добавили «проверен» (см. рис. 1 на стр. 47).

Вместе с этим пришлось менять и существующий бюджетный регламент. В соответствии с ним центры финансовой ответственности (ЦФО) составляют свой месячный бюджет движения денежных средств только в «1С», распечатывают его, заверяют подписью руководителя подразделения и предоставляют в финансовый отдел. Печатная версия нужна, чтобы в дальнейшем избежать заявлений из серии: «у нас были другие цифры и планы, кто-то скорректировал бюджет без нашего ведома».

Сотрудники финансового отдела проверяют бюджет каждого ЦФО - соответствуют ли запланированные платежи нормам, заложенным в годовой бюджет, нет ли ошибок, правильно ли разнесены по существующим статьям планируемые выплаты и поступления. Если все в порядке, бюджету присваивается статус «проверен». После этого руководитель подразделения не может внести никаких изменений.

Первая версия сводного бюджета движения денежных средств (в целом по предприятию) формируется с помощью стандартного инструмента «1С» - «Расчет по моделям бюджетирования» (он также был незначительно изменен программистами, см. рис. 2). Вслед за этим, как правило, начинается работа по балансировке денежных потоков. Ее цель - избежать кассовых разрывов. В случае ярко выраженного дефицита средств руководители подразделений защищают свои бюджеты перед финансовым директором. По сути, проходят рабочие совещания, на которых обсуждаются запланированные выплаты, анализируются возможности для переноса отдельных платежей на более поздние даты и т. д.

Как только удается прийти к приемлемому варианту, бюджет движения денежных средств передается на утверждение генеральному директору. И если он не вносит никаких замечаний, планы принимаются к исполнению. В противном случае финансовая служба проводит повторную балансировку будущих денежных потоков и заново согласовывает с руководителем компании.

Контроль над деньгами

В дополнение ко всему перечисленному в информационной системе создали документ «Контролируемые ограничения по бюджетам». Это штатный инструмент «1С», с его помощью определяются лимиты по бюджетным статьям для отдельного ЦФО.

В течение месяца ЦФО формируют в системе заявки на оплату в рамках утвержденных ранее месячных бюджетов. Распечатанные и подписанные руководителем ЦФО заявления на оплату передаются для проверки в финансовый отдел. Но если запрашиваемая сумма выплат превышает остаток по соответствующей статье бюджета, то заявка не проводится, а возможность ее распечатки блокируется. И это не единственное ограничение. Нельзя создать заявку на оплату в тот же день, когда должна быть осуществлена выплата. О предстоящих выплатах контрагентам сотрудники обязаны позаботиться заранее, как минимум за день до даты перечисления средств. Небольшие изменения, внесенные программистами в «1С», помогли ужесточить контроль над платежами в соответствии с бюджетным регламентом. Дата и время вывода на печать заявки автоматически отражаются на документе, сотрудник финансового отдела примет заявку к проверке не позже 15.00 за день до даты предполагаемого платежа.

После проверки заявки сотрудником финотдела она приобретает статус «проверена» (в случае верного заполнения всех обязательных полей) и направляется на согласование к финансовому директору. Другие возможные варианты - «отклонена» (недостаточно обоснован планируемый платеж) или «отложена» (если обнаружены ошибки или недочеты). В обоих случаях заявка возвращается на доработку к исполнителю ЦФО. После согласования финансовым директором реестра выплат на следующий день заявки получают статус «утверждена». Создание и проведение любых платежных документов возможно только на основании утвержденных заявок. Для ежедневного анализа исполнения бюджета в компании задействовали стандартный отчет «Учет фактических данных по бюджетам» (см. рис. 3 на стр. 49). В конце каждого месяца с помощью этого же инструмента готовится отчет об исполнении бюджета за истекший период.

Рисунок 2. Сводный бюджет движения денежных средств в целом по предприятию

Рисунок 3. Отчет «Учет фактических данных по бюджетам»

Новый порядок учета договоров

Несмотря на то что в «1С» есть штатный инструмент для ведения реестра договоров и контроля исполнения минимального набора контрактных условий, все сведения о заключенных контрактах финансовая служба хранила в Excel-файле. В «1С» договоры попадали лишь при составлении актов сверки. Оригиналы контрактов передавались в финансовый отдел несвоевременно, зачастую уже после того, как все платежи по ним прошли. Очевидно, что ни о каком бюджетном контроле не могло быть и речи.

Для решения этой проблемы издали распоряжение, регламентирующее процедуру регистрации договоров в учетной системе и контроль их исполнения финансовым отделом. Справочник договоров в «1С» дополнили такими реквизитами, как порядок оплаты и статья расходов. После этого стало невозможно сформировать заявку на оплату без создания документа «Заказ поставщику». Он, в свою очередь, может быть подготовлен только при заполнении всех обязательных разделов, характеризующих конкретный договор: статья расходов, сроки исполнения договора, порядок оплаты, статья движения денежных средств. Как только сотрудник финансового отдела получает договор, он сверяет условия, зафиксированные в бумажном варианте (оригинале) с характеристиками, занесенными в информационную систему. Если расхождений нет, то карточка договора в части условий блокируется для последующих изменений.

В заключение надо сказать, что все выше описанное удалось реализовать буквально в течение одного месяца. Благодаря изменениям и переносу большинства функций по контролю над денежными потоками в «1С» ощутимо уменьшилась рабочая нагрузка сотрудников финансового отдела,.

Появилась возможность оперативно формировать платежный календарь на любой период, не превышающий месяца. Хуже всего пришлось подразделениям, инициирующим оплаты. Теперь их руководители не в состоянии продвинуть свою заявку и оплатить счета, которые не предусмотрены бюджетом. Зато они могут самостоятельно отслеживать исполнение своих заявок, просматривать остатки средств по бюджетным статьям, а значит, лучше планировать свою работу и бережнее относиться к деньгам компании.