Подотчетные лица - это работники организации, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие расходы (хозяйственные и по служебным командировкам).
Список лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, утверждается руководителем организации. Правила выдачи подотчетных сумм регулируются Порядком ведения кассовых операций и иными документами.
Новый аванс выдается только после полного расчета по ранее выданному. Размер аванса на предстоящие хозяйственные расходы и его сроки определяются руководителем организации.
Выдача под отчет наличных денежных средств на расходы, связанные с деловыми поездками, включая служебные командировки, осуществляется в пределах сумм, причитающихся подотчетным лицам на эти цели.
Полученный аванс подотчетное лицо может расходовать только по целевому назначению. Передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому запрещается. Подотчетное лицо должно представить руководителю организации отчет об использовании полученных денежных средств с приложением оправдательных документов (проездных билетов, счетов гостиниц, товарных чеков и др.).
По авансам на хозяйственные расходы отчеты должны быть представлены в сроки, устанавливаемые руководителем организации. Сроки составления авансовых отчетов о расходах на служебные командировки предусмотрены соответствующими нормативными документами: при командировках в пределах РФ – не позднее 3 дней, а при командировках за пределы РФ – не позднее 10 дней по возвращении из командировки.
Остаток неизрасходованных сумм подотчетное лицо сдает в кассу организации одновременно с представлением авансового отчета. Перерасход подотчетных сумм выдают подотчетному лицу из кассы. Авансовые отчеты после проверки бухгалтерией утверждаются руководителем организации.
Задолженность подотчетных лиц подлежит ежемесячной переоценке в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранным валютам в общеустановленном порядке. Порядок списания курсовых разниц определяется принятой на предприятии учетной политикой в части курсовых разниц. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.
Погашение задолженности подотчетного лица перед предприятием показывается с помощью соответствующей проводки в кредите счета 71 с отнесением суммы в пределах установленных нормативов в дебет соответствующего затратного счета.
Дебиторская задолженность включает задолженность подотчетных лиц, поставщиков по истечении срока оплаты, налоговых органов при переплате налогов и других обязательных платежей, вносимых в виде аванса. Она включает также дебиторов по претензиям и спорным долгам. Сальдо дебетовое показывает задолженность подотчетных лиц предприятию. Деньги в подотчет выдаются из кассы.
При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании статей 2 и 7 Закона РФ о подоходном налоге с физических лиц подлежат включению в совокупный налогооблагаемой доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.
Дебетовое сальдо счета 71 означает задолженность подотчетных лиц по полученным авансам. Сальдо счета 71 отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. Сальдо этого счета отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода.
В первом случае имеют в виду задолженность подотчетных лиц по выданным им авансам на командировки и операционные расходы в пределах сроков, установленных для сдачи отчетов, а также поставщиков и подрядчиков по оплате товаров. Просроченная дебиторская задолженность в условиях инфляции подвержена обесценению, поскольку воплощает требования на фиксированную сумму денег. Если не учитывать этого явления, то скрытые убытки могут исказить фактическое финансовое состояние предприятия с ликвидными средствами. По статье Расчеты с подотчетными лицами показывается задолженность подотчетных лиц перед предприятием за полученный аванс.
Далее: Расчеты с подотчетными лицами, Подотчетные суммы.