Как составить идеальный отчет о движении денежных средств для топ-менеджмента компании

Павел Сухарев
начальник отдела планирования, бюджетного контроля и финансовой отчетности ЗАО «Глобус Телеком»
Финансовый директор
№ 6 (95) июнь 2010 года

Классический отчет о движении денежных средств, как бы странно это ни звучало для финансового директора, не слишком понятен генеральному директору и другим топ-менеджерам компании. Основная проблема - обилие цифр, в которые приходится вникать и разбираться непосвященным. Есть способ сделать главный отчет компании более наглядным и понятным.

1. Оставить только все самое важное

Отчет о движении денежных средств (ОДДС) - один из наиболее надежных источников информации об истинном положении дел в компании. По крайней мере, в этом убеждены многие генеральные директора и собственники. Но для большей наглядности имеет смысл доработать стандартную форму. Описываемый далее подход к доработке ОДДС был с успехом реализован в компании «Глобус Телеком».

Чаще всего нефинансистов в ОДДС смущает следующее: - слишком много избыточных показателей (статей). Например, если отчетом пользуется коммерческий директор, ему совершенно не интересно, что происходит с деньгами по инвестиционной и финансовой деятельности. Это просто не его сфера компетенции; неясно, какие тенденции преобладают в отчете - негативные или позитивные. Для того же коммерческого директора было бы нелишним добавить в отчет один-два дополнительных коэффициента, однозначно характеризующих операционный поток; непонятно, насколько существенны отклонения от плана по статьям ОДДС, как они влияют на положение компании. Приходится тратить время и разбираться, велико ли отклонение и нужно ли срочно что-то менять.

Итак, первое, что потребуется сделать, - сократить количество строк в отчете, избавившись от лишних статей. Рассуждаем следующим образом. На какие виды деятельности распространяется сфера ответственности того или иного топ-менеджера? Иначе говоря, какой раздел отчета следует сохранить, а какой скрыть? Например, для коммерческого директора важна информация об операционной деятельности, для руководителя департамента капитального строительства - инвестиционной. Далее, какие именно статьи из оставшегося раздела отчета будут интересны конкретному руководителю? Конечно же, максимально детализированные статьи, касающиеся именно его департамента. В случае коммерческого директора это статьи «Поступления от операционной деятельности», «Выплаты персоналу», «Оплата материалов» и «Оплата услуг сторонних организаций» из раздела «Операционная деятельность» (см. табл. 1 на стр. 83 и табл. 2 на стр. 85 - полная версия ОДДС и сокращенная для коммерческого директора).

2. Включить в отчет дополнительные показатели

Итак, отчет упростили. Теперь предстоит ответить на вопрос менеджеров: как идут в целом дела? Для этого придется ввести в ОДДС какие-то результирующие показатели и коэффициенты. Их состав зависит от специфики деятельности конкретной компании и определенного топ-менеджера. Можно рекомендовать использовать следующие достаточно универсальные индикаторы. Например, генеральному директору будет небезынтересно отслеживать коэффициент содержания чистой прибыли в денежном потоке. Он характеризует, сколько чистой прибыли облечено в форму реальных денег и какая ее часть пока остается не более чем «бумажными» записями. Этот коэффициент рассчитывается так:

Коэффициент содержания чистой прибыли в денежном потоке = Чистый денежный поток от операционной деятельности : Чистая прибыль.

Другой важный индикатор - отношение денежного потока к совокупному долгу (Cash Flow to Total Debt Ratio), который показывает уровень финансовой устойчивости компании. Формула для его расчета:

Отношение денежного потока к совокупному долгу = Чистый денежный поток от операционной деятельности: Совокупный долг.

Таблица 1. Отчет о движении денежных средств за первое полугодие 2010 года, тыс. руб. (извлечение)

Наконец, можно также использовать такой показатель как «денежная» рентабельность продаж. Этот коэффициент показывает, сколько рублей чистого операционного денежного потока приходится на один рубль выручки, поступившей на счета компании. Он может послужить прекрасным аналогом показателю «Операционная прибыль до вычета износа основных средств и амортизации нематериальных активов» (OIBDA, Operating Income Before Depreciation and Amortization). Рассчитывается денежная рентабельность продаж так:

Денежная рентабельность продаж = Чистый денежный поток от операционной деятельности : Поступления от операционной деятельности.

Определиться с допустимыми отклонениями

Следующий шаг на пути к понятному и удобному отчету - предоставление пользователям информации об отклонениях плановых выплат и поступлений от фактических. Просто перечислить их явно недостаточно. Важно сделать так, чтобы можно было с первого взгляда понять, критичны они или нет.

Таблица 2. Модифицированный отчет о движении денежных средств за первое полугодие 2010 года,

Отметим, что в ходе адаптации отчета его статьи по сути превращаются в ключевые показатели деятельности (KPI). В качестве фактического значения KPI выступает оборот по одной из статей ОДДС, целевое значение -запланированная сумма выплат или поступлений. Наконец, два типа отклонений - это статус (состояние) и тренд (тенденция) KPI соответственно:

Отклонение фактического значения от планового (статус) = (Фактическое значение - Плановое значение): Плановое значение х 100%;

Отклонение от уровня прошлого месяца (тенденция) = (Значение за расчетный месяц - Значение за предыдущий месяц): Значение за предыдущий месяц х 100%.

Поясним, как все это работает, на примере. В компании для затратных статей установлены одинаковые пороги существенности для отклонений фактических выплат от плановых значений текущего месяца и от значений прошлого периода:

до -5 процентов - позитивное отклонение (меньше средств выплачено);

от -5 до 2 процентов - нейтральное отклонение (фактически вписались в бюджет);

более 2 процентов - негативное отклонение.

В феврале отток денежных средств по статье «Оплата материалов» составил 580 тыс. рублей, тогда как было запланировано на тот же период 612 тыс. рублей, в январе этот же показатель - 570 тыс. рублей (см. табл. 2). Соответственно, отклонение фактического оттока по сравнению с бюджетом будет равно -5,2% (580 тыс. руб. - 612 тыс. руб.): 612 тыс. руб. X 100%). Это значение вписывается в первый диапазон отклонений (до -5%), а значит, статус KPI «Оплата материалов» за февраль - позитивный. Теперь оценим тренд. Отток денежных средств по данной статье в феврале по сравнению с январем выше на 1,75% ((580 тыс. руб. - 570 тыс. руб.): 570 тыс. руб. X 100%). Следовательно, тренд - нейтральный (отклонение попадает в диапазон от -5% до 2%).

Для дополнительных коэффициентов также потребуется задать диапазон допустимых отклонений. Например, для денежной рентабельности продаж тревожным сигналом послужит любое отклонение, превышающее 10 процентов, даже если речь идет о существенном перевыполнении плана. Ведь высокий уровень поступающих платежей и малый объем оплат контрагентам в одном отчетном периоде может быть следствием нарушения ритмичности расчетов.

Создать систему «светофоров» для отклонений

Последнее, что остается сделать с ОДДС, чтобы этот документ стал мечтой генерального директора, - выделить наиболее критичные для компании отклонения по тем или иным статьям. Позитивные статусы и тренды выделяем зеленым цветом (ситуация не требует вмешательства), нейтральные - желтым (внимание стоит уделить, но каких-то срочных мер не требуется), а негативные - красным (необходимо срочно что-то предпринять для исправления ситуации). Как правило, подобные отчеты составляются в Excel, и цветовое выделение можно ввести вручную. Но лучше поручить эту работу программе. Если отчет формируется в Excel версии 2003, алгоритм действий будет следующим:

выделяем ячейки, в которых содержатся отклонения;

в меню программы «Формат» выбираем команду «Условное форматирование»;

в появившемся диалоговом окне задаем условия форматирования -цвет шрифта. Возвращаясь к вышеописанному примеру, для отклонений «до -5 процентов» по статье «Оплата материалов» - зеленый цвет шрифта, для «от -5 до 2 процентов» - желтый, «свыше 2 процентов» - красный.

В Excel версии 2007 возможности условного форматирования гораздо шире - состояние показателя можно представить в виде цветной стрелки или кружка, имитирующего сигнал светофора. Порядок действий во многом аналогичен тому, как делается условное форматирование в Excel 2003. А основное отличие - навигация по меню программы (вкладка «Главная» (группа «Стиль») - кнопка «Условное форматирование» - пункт «Создать правило» из раскрывшегося списка).

В результате проведенной работы малопонятный нефинансисту отчет о движении денежных средств становится инструментом мониторинга показателей деятельности компании. Отчет содержит только необходимые показатели, а также дополнительные индикаторы, помогающие быстро оценить положение дел с деньгами.