Анализ и управление дебиторской задолженностью в условиях финансового кризиса

Н.А. Соколова,
Санкт-Петербургский государственный университет

Анализ и управление дебиторской задолженностью в условиях финансового кризиса и инфляции имеет особое значение, так как подобная иммобилизация оборотных средств становится особенно невыгодной. Однако в то же время в экономической ситуации сегодняшнего дня при существующем уровне конкуренции очень трудно пробиться к потребителю, не давая ему отсрочку платежа (коммерческий кредит).

Одним из видов ликвидных оборотных активов является дебиторская задолженность, поэтому многие предприятия в первую очередь начали работу по оптимизации управления дебиторской задолженностью.

Сейчас основными проблемами, с которыми сталкиваются предприятия при возникновении дебиторской задолженности, являются:

отсутствие достоверной информации о сроках погашения обязательств, в том числе о величине затрат, связанных с изменением размера дебиторской задолженности и времени ее инкассации;

отсутствие контроля просроченной и сомнительной задолженности;

распределение функций ответственности между разными подразделениями за аккумулирование (сбор) денежных средств, анализ дебиторской задолженности и принятие решения о предоставлении кредита.

Бухгалтерия в системе управления дебиторской задолженностью. Система управления дебиторской задолженностью — это процесс, в который вовлечены разные звенья менеджмента компании. Нередко за продажи и взыскание задолженности отвечают разные подразделения организации, поэтому необходимо четкое распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами.

Распределение функций при этом выглядит следующим образом:

1. Бухгалтер по учету дебиторов и кредиторов ежедневно регистрирует поступающие платежи, проверяет работу базы данных на предмет начисления штрафов и пеней и формирует "Отчет о списании дебиторской задолженности" (табл. 1) и "Реестр старения дебиторской задолженности" (табл. 2) и направляет их вместе с "Уведомлением о нарушении срока оплаты и сумме начисляемых пеней" менеджеру по продажам, финансовому менеджеру и главному бухгалтеру по электронной почте.

2. Финансовый менеджер ежемесячно ранжирует клиентов по установленному алгоритму. При изменении статуса клиента (и соответственно условий отгрузки и оплаты) финансовый менеджер направляет менеджеру по продажам "Оповещение об изменении статуса клиента" и при необходимости — "Распоряжение о прекращении отгрузок данному клиенту".

3. Менеджер по продажам уведомляет клиента об изменении условий в рамках договора, напоминает о необходимости оплаты, проводит с ним встречи и переговоры, предлагает схемы погашения долга (график погашения, взаимозачет, оплата векселем). Кроме того, необходимо составить акт сверки (в двух экземплярах).

4. Юридический отдел в случае неудачного завершения переговоров с клиентом на основании заявления менеджера по продажам направляет должнику письмо с просьбой вернуть задолженность (заказное с уведомлением) и претензию.

5. Финансовый директор в случае, если выполнение этих процедур не приводит к погашению долга, принимает решение либо продать дебиторскую задолженность, либо заключить договоры цессии, факторинга, или же обращается в суд.

6. Главный бухгалтер несет ответственность за проведение инвентаризации дебиторской задолженности, формирование резервов по сомнительным долгам и документальное оформление списания безнадежных долгов с баланса организации.

Информация, необходимая для формирования эффективной системы антикризисного управления дебиторской задолженностью. Основой формирования системы антикризисного управления дебиторской задолженностью является финансовая информация. Однако отчеты, которые в настоящее время составляются, включают в себя информацию лишь о выставленных счетах-фактурах и полученных платежных поручениях, сопоставив которые, можно определить только суммарный остаток дебиторской задолженности покупателя.

Для создания системы управления дебиторской задолженностью в условиях финансового кризиса необходимо в первую очередь сформировать базу данных, которая включала бы следующую информацию о:

1) выставленных покупателям счетах, неоплаченных на текущий момент;

2) периодах просрочки платежа (в днях) по каждому из выставленных счетов;

3) размере безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности;

4) статистике платежной дисциплины каждого покупателя (средний период просрочки, средняя сумма предоставленного кредита).

Эту информацию целесообразно систематизировать в двух формах: в форме отчета о списании дебиторской задолженности покупателей (табл. 1) и в форме реестра старения дебиторской задолженности (табл. 2).

Отчет о списании дебиторской задолженности ведется по каждому дебитору и имеет цель контроля за поступлением платежей и ведения статистики платежной дисциплины. Так, например, по счету, максимальный срок оплаты по которому наступает 15.02.09, покупатель погашает дебиторскую задолженность четырьмя платежными поручениями. В графе 6 указывается период просрочки по каждому платежному поручению.

Таблица 1 Отчет о списании дебиторской задолженности

Счета-фактуры выставленные		Платежные поручения полученные		Величина дебиторской задолженности на дату поступления платежного поручения, руб.	Период просрочки,дней
№	Максимальный срок оплаты по выставленному счету	Дата	Сумма, руб.
1	15.02.09	18.02.09	50000	350000	3
		20.02.09	70000	300000	5
		23.02.09	150000	230000	8
		25.02.09	80000	80000	10

Такая форма представления информации позволяет рассчитать величину затрат, вызванных просрочкой платежа по каждому выставленному счету, она будет определяться по формуле:

r * (∑ДЗ_ТД * Т_ПР),

где r - банковская ставка процента (дневная); ДЗ - дебиторская задолженность на текущую дату (графа 5 табл. 1); Т - период просроченной дебиторской задолженности.

Пример 1

При средней ставке 15% годовых (0,04% 11 в день), по которой предприятие "Альфа" привлекает денежные средства, связанные с отсрочкой платежа по счету 1, составят 2 076 руб. (0,04 % (350 тыс. руб. * 3 дн. + 300 тыс. руб. * 5 дн. + 230 тыс. руб. * 8 дн. + 80 тыс. руб. * 10 дн.))

Информация о затратах, связанных с обслуживанием просроченной дебиторской задолженности, может быть использована при определении величины процентов, связанных с просрочкой платежа, включаемых в договор, что будет являться одной из самых действенных мер стимулирования платежа в условиях кризиса.

Обобщающим отчетом, позволяющим аккумулировать информацию для осуществления контроля за дебиторской задолженностью, является реестр старения (инкассации) дебиторской задолженности. Он представляет таблицу, в которой дебиторская задолженность классифицируется на группы в зависимости от сроков возникновения (табл. 2). Количество групп определяется политикой организации в области кредитования клиентов.

Реестр старения дебиторской задолженности упрощает также работу бухгалтера при формировании резервов по сомнительным долгам, так как позволяет оперативно контролировать переход просроченной дебиторской задолженности из одной группы в другую.

Согласно нормам Налогового кодекса РФ в резерв включается просроченная задолженность покупателей (заказчиков) и поставщиков (подрядчиков) со сроком возникновения не менее 45 дней, долги в пределах 90 дней учитываются в половинном размере (п. 1 и п. 4 ст. 266 НК РФ), при этом сумма создаваемого резерва не может превышать 10 % выручки за отчетный период (п. 4 ст. 266 НК РФ).

В условиях финансового кризиса периоды старения дебиторской задолженности необходимо уменьшить в связи с ростом рисков неплатежей (так, например, создавать резервы по сомнительным долгам с 100 %-ным включением уже по дебиторской задолженности со сроками возникновения от 45—90 дней). Поэтому необходимо подвергать тщательному анализу изменение возрастной структуры дебиторской задолженности (стр. 5 табл. 2) в динамике.

Информация, содержащаяся в резерве старения дебиторской задолженности, периодически подвергается перекрестной сверке с результатами проведенной инвентаризации.

Таблица 2 Реестр старения дебиторской задолженности

Номер счета-фактуры	Сумма счета-фактуры, тыс. руб	Максимальный срок оплаты	Дата поступления платежа	Сумма оплаты, поступившая в период, тыс. руб.
				0 дн.	До 7 дн.	До 45 дн.	До 90 дн.	свыше 90 дн.
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1
2
3
4 Итого
5 Структура дебиторской задолженности, %	100%

На дату проведения инвентаризации бухгалтерии необходимо составить справку о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности фирмы, которую нужно приложить к "Акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами" (ф. ИНВ-17). Она должна содержать подробные сведения о каждом дебиторе, сумме задолженности и причине ее возникновения. Здесь же указываются документы, которые подтверждают задолженность (прежде всего, это платежные и отгрузочные документы). В ф. ИНВ-17 предусмотрены графы для выделения подтвержденного и неподтвержденного дебиторами долга. Помимо этого, в ней отдельно указывают обязательства, срок исковой давности по которым подошел к концу. Однако в акте нет графы для указания сумм задолженности с еще не истекшим сроком давности, но которую, тем не менее, посчитали нереальной для взыскания. Эту графу было бы целесообразно включить в документ, в противном случае сумма безнадежных долгов сольется с "просроченными" обязательствами.

На основании составленного акта руководитель организации издает приказ о списании безнадежной задолженности. Документально обосновать списание должны следующие документы, свидетельствующие о безнадежности долга:

1) документы, подтверждающие выполнение работ, оказание услуг и поставку товаров, по которым так и не поступила оплата (например, накладные, договоры, акты о выполненных работах);

2) свидетельства об оплате аванса поставщику, который не выполнил договорных обязательств (платежное поручение, расходный кассовый ордер и др.);

3) акты сверок задолженности, подписанные сторонами-участниками сделки;

Нереальность взыскания подтверждают следующие документы:

1)выписка из Единого государственного реестра юридических лиц о том, что организация-должник ликвидирована;

2)определение арбитражного суда о завершении конкурсного производства и ликвидации фирмы-дебитора;

3)актсудебного пристава-исполнителя о невозможности взыскания долга с компании-должника.

Подготовка реестра старения дебиторской задолженности помогает менеджеру оперативно отслеживать изменения ее структуры и выявлять причины возникновения безнадежных долгов.

Формирование кредитной политики. С целью минимизации рисков возникновения сомнительнойи безнадежной дебиторской задолженности в условиях финансового кризиса необходимо предпринять комплекс мер, направленных на принятие решения об условиях предоставления кредита. Одной из таких мер является формирование кредитной политики. В ее основе лежит сравнение потенциальных выгод от увеличения объема продаж за счет реализации в кредит со стоимостью обслуживания этого кредита.

Основными элементами кредитной политики являются: формирование кредитного рейтинга клиентов и выработка условий коммерческого кредитования.

Формирование кредитного рейтинга клиентов заключается в распределении покупателей по группам риска непогашения дебиторской задолженности. В основу распределения могут быть заложены такие показатели, как: общее время работы с данным покупателем, объем продаж, приходящийся на данного покупателя, объемы и сроки просроченной задолженности по данному покупателю, показатели оборачиваемости дебиторской задолженности, а также качественная оценка значимости клиента с позиции работающего с ним менеджера.

Кредитный рейтинг необходимо перевести в числовое значение. С этой целью все упомянутые выше показатели переводятся в 100-балльную шкалу измерения, в которой нулю соответствует — наименее, а ста — наиболее предпочтительное значение. Возможные значения этих показателей приводятся в табл. 3. Они устанавливаются экспертным путем и зависят от сферы деятельности организации, специфики ее продукции и т. п. Затем каждому показателю присваивается весовое значение значимости, и тогда кредитный рейтинг конкретного клиента определяется как сумма взвешенных оценок.

Таблица 3 Товарооборот компании "Фортуна"

Клиент	Объем продаж за 6 месяцев, тыс. руб.						Итого	Процент
	1	2	3	4	5	6
1	27358	28386	30759	27023	27507	31095	172129	28
2	24931	16211	12935	13108	11868	13975	93029	15
3	15500	14335	17926	16839	17081	28300	109981	18
4	8254	8110	6926	13270	12423	20381	69363	11
5	4482	8073	12528	9982	10315	10947	56327	9
6	6779	5988	5500	7401	7320	9433	42422	7
7	6069	13203	15278	13209	24401	2329	74490	12
Итого	93373	94307	101851	100833	110916	116462	617741	100

...

На результаты анализа накладываются данные о соответствующей доле дебиторской задолженности, приходящейся на каждую группу клиентов (табл. 5).

Таблица 5 Результаты АBС-анализ дебиторской задолженности организации "Альфа" за II полугодие 2008 г.

Распределение клиентов	Объем продаж	Доля в объеме продаж, %	Клиенты	Доля в дебиторской задолженности, %
Группа А	449628	73	1, 2, 3, 4	56
Группа В	125691	20	5, 6	38
Группа С	42422	7	7	6
Итого	617741	100		100

Таким образом, клиенты группы А обеспечивают 73 % общего товарооборота компании и их доля в дебиторской задолженности составляет 56 %. Покупателям этой группы довольно эффективно предоставление товарного кредита, так как их доля в товарообороте превышает долю в совокупной дебиторской задолженности, чего нельзя сказать об оставшихся двух группах.

Подобное разделение клиентов на группы может быть использовано как ориентир для взаиморасчетов с ними, для принятия решений по дифференциации

предоставляемых клиентам скидок, по максимальнымобъемам кредита, проценту необходимой предоплаты и т.д.

Возможно также проведение XYZ-анализа дебиторской задолженности. С помощью этого анализа выявляются тенденции изменения взаимоотношений с отдельными клиентами. Клиенты классифицируются по стабильности осуществляемых ими закупок, т. е. по значению коэффициента вариации выбранного показателя (например, объема реализации).

Определим коэффициент вариации объема реализации по каждому клиенту компании "Альфа" по формуле:

где v_j - коэффициент вариации для j-го клиента; В_i - товарооборот у-го клиента за соответствующий месяц I полугодия 2008 г.; В - среднее значение товарооборота за период; 6 - расчетный период, в мес.

Результаты расчетов представлены в табл. 6.

Теперь нужно отсортировать объекты анализа по возрастанию значения коэффициента вариации и определить группы X, Y и Z.

Рекомендуемое распределение:

Группа X — объекты, коэффициент вариации по которым не превышает 10%.

Группа Y — объекты, коэффициент вариации по которым составляет 10—25%.

Группа Z — объекты, коэффициент вариаций по которым превышает 25%.

Таким образом, результаты XYZ-анализа поклиентам компании "Альфа" будут следующими.

Таблица 6 Расчет коэффициентов вариации объемов реализации по клиентам организации "Альфа" за II полугодие 2008 г.

Наименование клиента	Коэффициент вариации, %	Группа
1	5,71	X
2	28,51	Y
3	25,13	Y
4	39,60	Z
5	27,26	Z
б	17,78	Z
7	56,49	Z

Наиболее стабильную величину закупок демонстрирует клиент № 1, так как только он попал в группу X с минимальным значением коэффициента вариации (5,71 %). Группу Y составляют клиенты № 2 и № 6, а самой многочисленной является группа Z, в которую входят остальные 4 клиента изучаемой организации.

Итоговые результаты ABC-XYZ-анализа обобщаются в матрице, по вертикали которой указываются группы А, В, С, по горизонтали — X, Y, Z (см. рис.).

Таким образом, матрица распределяет всех дебиторов на 9 групп, каждой группе соответствует свой уровень надежности, который уменьшается по диагонали матрицы от левого верхнего угла к правому нижнему. Матрица позволяет сделать следующие выводы: для четырех из семи анализируемых клиентов характерна нестабильность закупок, причем у клиента № 2 она совмещается с высокой долей в товарообороте компании — на него нужно обратить особое внимание при заключении дальнейших договоров.

У клиента № 1 самая высокая доля в дебиторской задолженности компании, но она вполне оправданна, поскольку он единственный входит в число стабильных клиентов по уровню закупок и у него высокая доля в общем товарообороте предприятия.

Результаты распределения клиентов по группам риска неплатежеспособности направляются главному бухгалтеру, который в свою очередь использует их при определении сомнительности того или иного долга.

После распределения всех дебиторов по группам с разным уровнем кредитного рейтинга финансовый менеджер работает над определением групповых условий коммерческого кредитования — определяет оптимальные стоимость кредита, срок кредитования и размер предоставляемого кредита.

Ключевым является определение оптимального срока кредитования (периода инкассации) дебиторской задолженности. При этом в условиях кризиса важна не столько сама продолжительность оборота дебиторской задолженности, столько то, чтобы она не оказалась более длительной, чем оборот кредиторской задолженности.

При формировании условий коммерческого кредитования стоит понимать, что даже в условиях финансового кризиса предприятие не должно полностью отказываться от реализации продукции в рассрочку, так как это, скорее всего, вызовет резкое сокращение объемов продаж.

Матрица совмещения ABC и XYZ-анализа дебиторской задолженности

АХ	AY	AZ
Клиент № 1 (высокая доля в товарообороте, высокая степень стабильности закупок)	Клиент № 3 (высокая доля в товарообороте, средняя степень стабильности закупок)	Клиент № 2 (высокая доля в товарообороте, низкая степень стабильности закупок)
BX	BY	BZ
(средняя доля в товарообороте, высокая степень стабильности закупок)	(средняя доля в товарообороте, средняя степень стабильности закупок)	Клиент № 4 Клиент № 5 (средняя доля в товарообороте, низкая степень стабильности закупок)
СХ	CY	CZ
(низкая доля в товарообороте, высокая степень стабильности закупок)	(низкая доля в товарообороте, средняя степень стабильности закупок)	Клиент № 6 (низкаядоля в товарообороте, низкая степень стабильности закупок)