Опыт автоматизации управленческого учета на сельскохозяйственных предприятиях

В.Н. Борозенец
Ставропольский государственный университет

Управленческий учет — это новая экономическая категория, которая в настоящее время является предметом споров среди ученых-экономистов нашей страны. Представители управленческого аппарата утверждают, что данная категория должна входить в систему управления предприятием, классики же бухгалтерского учета считают ее элементом системы учета, выделяя в ней следующие блоки: производственный учет, управленческий учет, финансовый учет, налоговой учет. Управленческий учет предполагается вести бухгалтеру-аналитику. Эта форма учета должна обеспечить информацией, необходимой для осуществления деятельности управленческого характера — принятия реального решения, планирования, контроля и регулирования. Внедрение в практику новой формы учета должно способствовать формированию современной эффективной системы управления предприятием. Что же происходит на практике?

Как правило, перестройка системы управления сельскохозяйственных предприятий больше декларируется, так как вопросы планирования, контроля и регулирования производственного процесса базируются лишь на информации бухгалтерского учета. Вести одновременно четыре формы учета только с помощью калькулятора, особенно на крупных сельскохозяйственных предприятиях, практически невозможно.

А как же автоматизация учета? Автоматизация коснулась только финансового и налогового учета. Как показал анализ, использование в процессе учета программы «1С: Бухгалтерия» осуществляется лишь частично. Во всех исследуемых хозяйствах не осуществлена автоматизация обработки первичной информации, обрабатываются только конечные результаты деятельности подразделений. Такая ситуация приводит к упрощениям в учете, которые являются неоправданными в условиях рынка, создают видимость благополучия в работе подразделений, ведя к низкой степени достоверности, объективности, полезности информации о показателях себестоимости, мало обеспечивают контроль за издержками по носителям и местам их возникновения.

Вопросы эффективного управления производственной деятельностью подразделений и предприятия в целом входят в компетенцию экономического отдела. Однако оставшееся его название «Плановый отдел» не изменило сущности работы специалистов — они по-прежнему ручными методами разрабатывают планы производства продукции по отраслям, используя региональные нормативы на расходы материальных ресурсов. Фактическая реализация этих планов контролируется ежемесячно на основе полученной бухгалтерской отчетности. Поэтому получить достоверную своевременную информацию всем уровням управления возможно только по истечении месяца, что не позволяет оперативно и качественно принимать управленческие решения.

Это является подтверждением того, что руководители сельскохозяйственных предприятий недооценивают возможности планового отдела, хотя нуждаются в получении своевременной информации, позволяющей владеть ситуацией и эффективно управлять производственным процессом: Поэтому плановому отделу необходимо расширить круг своих обязанностей: сюда должна поступать информация от всех подразделений, здесь должен осуществляться ее анализ и разрабатываться рекомендации каждому уровню управления. Однако при существующей форме учета, базирующейся на ручных расчетах, повысить качество работы планового отдела практически невозможно. С этой целью на первом этапе необходимо осуществить автоматизацию обработки первичной отчетности.

Анализ первичных учетных документов в растениеводстве показал, что они не могут использоваться при автоматизации учета, и ориентированы в основном на требования бухгалтерского учета. Так, форма №411-АПК (учетный лист № тракториста-машиниста), утвержденная приказом Минсельхоза России от 16.05.2003, является основным первичным документом при учете тракторных работ, однако в ней не отражены все показатели, необходимые для ведения управленческого учета.

Следовательно, сегодня особенно злободневен вопрос о необходимости разработки универсальных форм первичного учета с возможностью автоматизированной обработки информации, что позволит уйти от двойного ведения учета.

Освободив специалистов экономического отдела от трудоемких расчетов, можно приступить к подготовке экономиста-аналитика, который бы, используя возможности компьютеризации и современных методов анализа, квалифицированно разрабатывал предложения, обеспечивающие принятие эффективных управленческих решений.

Кроме того, сложившаяся методология учета не обеспечивает информационным механизмом быстрого и гибкого реагирования цен и оперативного анализа затрат. Правильный выбор тех или иных методов учета и область их применения требуют определения содержания и научного обоснования их классификации, а также обобщения накопленного опыта, критического анализа тех или иных методов и нормативной базы.

В настоящее время нет четких определений понятиям «издержки», «расходы», «затраты». Поэтому под затратами будем понимать объем использованных ресурсов при производстве и реализации продукции. Сельскохозяйственные предприятия имеют многоотраслевую направленность (растениеводство, животноводство, переработка и т.д.), и каждая из этих отраслей имеет свою специфику. Управленческий учет в рамках отдельного подразделения должен идентифицировать затраты по их носителям. Рассмотрим формирование затрат в растениеводстве (см. рисунок).

Конечным результатом этого производственного процесса является получение определенного объема и качества продукции по каждой возделываемой культуре, т.е. носителем затрат является определенная культура. Однако возделывание культур осуществляется на основе сортов и принятого севооборота, следовательно, культура может размещаться на одном или нескольких полях севооборота, при этом каждое поле имеет свой номер и площадь. Как показывает практика, урожайность одной и той же культуры различается по полям, поэтому необходимо калькулировать себестоимость по каждому полю севооборота. Носителями затрат являются тракторы и комбайны, которые к тому же имеют разномарочный и разновозрастной состав. Отсюда возникает необходимость в информации по затратам на эксплуатацию каждого вида техники в соответствии с его регистрационным или инвентарным номером и годом эксплуатации. Носителями затрат являются также трактористы-машинисты и комбайнеры, которые получают вознаграждение за свой труд.

Идентифицировав затраты по каждому носителю, можно в процессе обработки информации определять:

производительность труда трактористов;

себестоимость выполнения работ конкретным трактором;

среднюю себестоимость выполнения определенного вида работ по маркам тракторов;

себестоимость выполнения работ в зависимости от срока эксплуатации техники;

производственную себестоимость возделывания культуры по каждому полю севооборота с учетом сорта и принятой технологии;

универсальный показатель — себестоимость одного условного гектара.

Автоматизация первичного учета позволяет получать информацию за любой промежуток времени и формировать отчеты различным категориям пользователей, включая бухгалтерию. Однако внедрение автоматизации первичного учета в реальное производство требует больших затрат сил и энергии, так как сложившаяся система учета устраивает как первичное звено учета (учетчиков), так и трактористов, позволяя им получать дополнительные дивиденды от реализации дизельного топлива. Но, разрушив сложившиеся стереотипы в учете и социальную апатию работников, формализовав процесс формирования ежемесячной бухгалтерской отчетности, можно существенно повысить эффективность управления производственными процессами в сельском хозяйстве за счет рационального использования материальных ресурсов.

В то же время ведение управленческого учета в каждом хозяйстве имеет свою специфику, поэтому невозможно разработать один программный продукт, который устроил бы всех. С этой целью для каждого сельскохозяйственного предприятия разрабатывались отдельные программы.

Первая попытка компьютеризации управления затратами была осуществлена на базе СПК (колхоза) «Гигант» Благодарненского района Ставропольского края, где внедрены три программы, обеспечивающие оперативный учет движения нефтепродуктов на складе ГСМ, а также учет затрат при выполнении тракторных и уборочных работ.

В ОАО «Поливяновское» Песчанокопского района Ростовской области используются двепрограммы по учету затрат при выполнении тракторных и уборочных работ.

В СХП К «Россия» Новоалександровского района Ставропольского края функционирует программа учета затрат при проведении уборочных работ.

Вместе с тем следует отметить, что эти программы работают автономно, а не в локальной сети, что снижает эффект от их использования. Поэтому в настоящее время на базе СХП К «Россия» осуществляется внедрение программного модуля, позволяющего автоматизировать в подразделениях первичный учет тракторных, уборочных, конно-ручных и ремонтных работ, а также начисление заработной платы штатным сотрудникам. Собрав первичную информацию в рамках одной базы данных, можно обеспечить передачу информации через локальную сеть любым категориям пользователей. Это позволит на практике решить проблему информационно-аналитического обеспечения управленческой деятельности на сельскохозяйственном предприятии.

Исходя из изложенного, можно сделать следующие выводы:

1. В настоящее время руководители сельскохозяйственных предприятий проявляют интерес к компьютеризации управления производственной деятельностью.

2. Эффективное использование на практике разработанных на базе Ставропольского государственного университета программных продуктов требует повышения квалификации экономической службы предприятия.

3. Снижение затрат рабочего времени за счет автоматизации экономических расчетов позволяет повысить эффективность работы экономического отдела.

4. Оперативность представления обработанной информации повышает качество принимаемых управленческих решений.

5. В зависимости от финансового состояния предприятия и средств коммуникаций необходимо разрабатывать различные варианты систем передачи информации, функционирующих как автономно, так и в рамках локальной сети.