Учет операций с денежными средствами и контроль правильности ведения кассовых операций

Жаринов В.В.
кандидат экономических наук, кафедра бухгалтерского учета,
Национальный исследовательский Нижегородский
государственный университет им. Н.И. Лобачевского,
г. Нижний Новгород Российская Федерация
Economics
№6 2018

Бухгалтерский учет денежных средств играет существенную роль в правильной организации денежного обращения, эффективном использовании финансовых ресурсов, которые в свою очередь влияют на финансовую деятельность [1, с. 11].

В бухгалтерском учете по операциям с денежными средствами преследуется основная цель - контролирование и соблюдение кассовой дисциплины, правильность и эффективность использования денежных средств, обеспечение сохранности денежной наличности и денежных документов в кассе.

Основными задачами учета денежных средств являются: учет и выполнение операций с наличными денежными средствами и расчетов с юридическими и физическими лицами в соответствии с требованиями действующего законодательства и установленными правилами; контроль соблюдения кассовой и расчетной дисциплин; оперативный, повседневный контроль за сохранностью денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия; контроль за использованием денежных средств по их целевому назначению; контроль за своевременностью расчетов с поставщиками, покупателями (заказчиками), бюджетом, банками, органами социального страхования, рабочими и служащими и др.; своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, документов и расчетов.

Учет денежных средств в любой коммерческой организации применяется с использованием следующих счетов:

• «Касса» - предназначен для учета наличных расчетов;
• «Расчетные счета» - используется для обобщения всей информации о безналичных средствах предприятия;
• «Валютные счета» - применяется при безналичных расчетах в валюте других стран;
• 55 «Специальные счета в банках» - используется при безналичной форме расчетов;
• 57 «Переводы в пути» - используется при проведении операций в валюте.

Бухгалтерский учет денежных средств организации в безналичной форме осуществляется с применением счетов бухгалтерского учета: 51 - расчетный счет; 52 - валютный счет; 55 - специальный счет; 57 - переводы в пути. Соответственно расчетные счета применяются по рублевым операциям, а валютные счета отражают списание и поступление денег в валюте других стран [4, с. 63].

Таким образом, специальные счета предусматривают наличие аккредитивов, чековых книжек и депозитных вкладов, на которых размещаются деньги организации или предпринимателя.

Счет 57 используется в случаях, когда даты списания денежных средств из кассы (поступления в кассу) и их оприходования на расчетный счет (списания с расчетного счета) отличаются. Например, это может быть, если фирма пользуется услугами инкассатора. Поступление денег на любой из счетов отражается по их дебету (Дт 51, 52, 55, 57), а списание - по кредиту (Кт 51, 52, 55, 57). В бухгалтерском учете проводки по операциям с наличными, осуществляемые через кассу, делаются с использованием сч. 50 «Касса»: при получении денег делается запись по Дт 50, при выдаче денег - задействуется Кт 50 [5, с. 257].

Следует отметить, что расчеты наличными денежными средствами в последнее время претерпели значительные изменения. С 2017 года ЦБ внесены изменения в подотчет: получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а также физическое лицо, работающие по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р- 6/7859); а также для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление.

Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем; выдача требуемых сумм может осуществляться и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Окончательный расчет по подотчетным суммам происходит в срок, установленный руководителем [1, c. 11]. Сама процедура выдачи денег под отчет может производиться как наличными средствами, так и безналичным расчетом - на карту.

Движение денежных средств в организации сопровождается соответствующими первичными документами. Так, прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от работников, проводится по приходным кассовым ордерам. Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам.

Кассовые документы подвергаются полной проверке со дня окончания предыдущей ревизии. Отчет кассира, поступившего в бухгалтерию, тщательно проверяется бухгалтером организации, при этом он использует четыре способа проверки документов:

• по существу проверяется законность совершенных;
• с формальной стороны проверяется, по установленной ли форме составлены документы, заполнены ли все реквизиты, наличие необходимых подписей, аккуратность составления, остаток на начало в отчете кассира должен соответствовать остатку на конец дня по предшествующему отчету. Все кассовые ордера должны быть приложены в книгу, и дата в них должна соответствовать дате составления отчета;
• арифметическая проверка, проверяются все подсчеты, то есть бухгалтер проверяет правильность подсчета итого за день по приходу, итого за день по расходу и правильность определенного остатка на конец дня;
• встречная проверка, в данном случае сопоставляются отчет кассира с отчетом заведующего магазина, если выручка из магазина сдана в кассу организации, то при этом к отчету кассира должен быть приложен приходный кассовый ордер и сумма должна быть записана в графу прихода, а к отчету заведующего магазина приложена квитанция к приходному кассовому ордеру и сумма записана в расход [7, с. 643].

Такая же проверка производится из данного отчета кассира с выпиской банка.

Если деньги из кассы сдавались на расчетный счет, после проверки отчета кассира проверяются записи в кассовой книге организации, а бухгалтер в отчете кассира и кассовой книги делает отметку, что они проверены: указывает количество принятых приходных ордеров и расходных кассовых ордеров, ставит ее подписи и расшифровку.

Вопросы, связанные с движением наличных денежных средств, всегда были весьма актуальными. Изменения в законодательстве РФ периодически затрагивают кассовую дисциплину. Основные требования к учету наличных денежных средств, прописаны в ФЗ от 03.07.2016 № 290-ФЗ, представляющим собой поправки для основного закона о ККТ - № 54-ФЗ1, которые напрямую имеют на розничный бизнес, организации по оказанию услуг, кафе, ресторанов, аптеки, фирмы, оказывающие юридические услуги, и АЗС, и связаны с повсеместным внедрением онлайн-касс взамен кассовым аппаратам старого образца для учета поступления наличных денежных средств [4, с. 62].

В данном случае присутствуют как положительные, так и отрицательные моменты. Основной целью Федерального закона № 290-ФЗ является возможность на законодательно-нормативном уровне сделать бизнес более прозрачным, то есть имеет возможность прослеживания всех денежных поступлений в кассу любого предприятия, которое должно исключить «теневое» движения наличности и, как следствие, увеличение налоговых поступлений.

Контрольные же функции ФНС стали более упрощенными благодаря автоматизации бизнес-процессов. Согласно Федеральному закону введены в оборот новые понятия: оператор фискальных данных (ОФД) - к ним относятся юридические лица, получившие лицензию в ФСБ и играющие роль посредника между продавцом и налоговыми органами, что осуществляется путем передачи данных о продажах в ФНС.

Договор между покупателем и ОФД заключается при покупке кассы, после чего вносится предоплата за некоторое время обслуживания (абонентская плата - от двух до пяти тыс. руб. в год).

В случае неосуществления своевременной оплаты за дальнейшее обслуживание, информация о данном факте поступает в налоговую инспекцию, и кассовый аппарат исключается из Государственного реестра ККМ [2, с. 22].

Соответственно действующие предприятия будут сталкиваться с проблемой в виде получения новых затрат путем приобретения новой кассы.

К главным изменениям в учете наличности также относится и то, что организациям и предпринимателям придется работать не только с ККТ нового образца (работа на нем сразу далеко не всем окажется под силу), но и с электронными чеками, содержание которых тоже претерпит изменения в виде представления более расширенной информации. Новая касса должна создавать и привычные для нас бумажные чеки и их электронные аналоги с целью дальнейшей их передачи в ФНС. Покупатель по первому запросу может получить электронную версию чека на электронную почту либо на телефон через SMS (для этих целей разработано и апробируется новое мобильное приложение). Данная процедура для покупателя имеет положительные моменты, так как позволяет сократить время обслуживания или же, в случае утери бумажного чека, электронный поможет подтвердить факт покупки (что обеспечивает защиту прав потребителя) и, кроме этого, покупатели, имея возможность доступа к сервису хранения чеков (на сайте ОФД), смогут, например, контролировать свои расходы, что тоже значимо. При получении наличности после продажи товаров, оказания услуг, выполнения работ, продавец вводит данные в онлайн-кассу, и прежде чем напечатать чек, ККТ в онлайн-режиме передает информацию о покупке ОФД. Он, в свою очередь, присваивает чеку уникальный номер (фискальный признак) и перенаправляет его обратно продавцу. Чек с фискальным признаком выводится на печать и выдается покупателю. В случае непредставления чека или бланка строгой отчетности (БСО станет разновидностью кассового чека) клиенту по первому его требованию в бумажной или электронной форме, для юридического лица и ИП (в соотв. с ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ1) предусмотрено наказание в виде предупреждения или штрафа - 2 тыс. руб. и 10 тыс. руб. для должностных и юридических лиц соответственно. Отметим, что помимо реестра кассовой техники, появится реестр фискальных накопителей (ФНС при регистрации/перерегистрации ККТ будет сверять данные кассовой техники и обоих реестров). Созданию данного реестра способствовало появление, так называемого, фискального накопителя (ФН), который представляет собой аналог ЭКЛЗ. ФН - это устройство, находящееся в опломбированном корпусе и отвечающее за шифрование и передачу информации в ОФД. Замену ФН индивидуальному предпринимателю разрешено осуществить самостоятельно, организациям на ОСН необходимо производить замену ФН один раз в 13 месяцев, а для ЕНВД, ПСН и УСН - один раз в 3 года. Льготные условия для организаций и ИП на ЕНВД, ПСН и УСН предусмотрены также и в сроках перехода на автоматизированные кассы: им разрешено не использовать онлайн-ККТ вплоть до 1 июля 2019 г., при условии отсутствия в штате сотрудников и отсутствии розничной торговли алкогольной продукцией. А, начиная с этой даты, должны быть реализованы требования закона № 290-ФЗ о повсеместной автоматизации бизнеса. Заметим, что законом предусмотрен ряд услуг, при оказании которых, организации и предприниматели имеют право не применять онлайн-кассу. К их числу относятся, например, услуги по ремонту обуви, изготовлению ключей, продажа газет и журналов в киосках, мороженого и безалкогольных напитков в розлив, молока (кваса), рыбы с автоцистерн, сезонных овощей, фруктов и бахчевых культур вразвал. Итак, экспертами рекомендуется не затягивать с процессом перехода на онлайн-кассы, дабы избежать дефицита кассовой техники нового образца и связанных с этим лишних трат и проблем с налоговой инспекцией. Полный переход на онлайн-ККТ планируется завершить до 1 июля 2019 г. [3, с. 43].

Данная процедура перехода на новые правила ведения кассовой дисциплины будет нелегка, полна трудностей (особенно для тех предпринимателей, которые находятся в отдаленных и труднодоступных уголках нашей страны и у которых проблемы с передачей данных через Интернет, с обучением персонала работе на новых кассах), и весьма затратна (расходы на приобретение кассы нового образца или модернизация старой ККТ, регистрация кассовой техники, абонентская плата ОФД за обслуживание, новые штрафы), но в целом видятся и положительные стороны повсеместной автоматизации бизнеса, о чем говорили выше, в том числе это - и борьба с «теневой» экономикой, и упрощение процесса передачи данных в налоговую службу, и снижение случаев необоснованных проверок контролирующих органов в места расположения онлайн-касс, и увеличение налоговых поступлений в бюджет. Каков же будет окончательный результат и эффект от реализации новых требований Федерального закона № 290-ФЗ, покажет время.

Таким образом, основными задачами ведения и учета кассовых операций являются:

• своевременное и правильное проведение необходимых расчетов, как путем безналичных перечислений, так и наличными деньгами;
• соблюдение действующих правил использования денежных средств по назначению в соответствии с выделенными лимитами, фондами и счетами;
• полное и оперативное отражение в учетных регистрах, наличие и движение денежных средств и расчетных операций;
• правильное и своевременное документальное оформление операций с денежными средствами;
• контроль за наличностью и сохранностью денежных средств в кассе, на расчетном и других счетах в банке; - организация и проведение в установленные сроки инвентаризаций денежных средств и составление расчетов, возникновение просроченной дебиторской и кредиторской задолженности; - контроль соблюдения расчетно-платежной дисциплины, своевременности перечисления сумм за материальные ценности, а также средств, полученных в порядке кредитования;
• бесперебойное удовлетворение денежной наличности потребности предприятия;
• рациональное вложение свободных денежных средств с целью получения дополнительного дохода от инвестиций. В установленные сроки в кассе проводится инвентаризация (один раз в месяц) комиссией, которая назначается руководителем организации.

Комиссия перед инвентаризацией обязывает кассира составить отчет кассира, который проверяется и на каждом документе, и самом отчете председатель комиссии пишет «до инвентаризации», и ставит подпись. Комиссия пересчитывает деньги, имеющиеся в кассе, по результатам инвентаризации комиссия составляет акт инвентаризации. Акт инвентаризации рассматривается руководителем, который на оборотной стороне акта указывает, что излишки следует оприходовать, а недостачу взыскать с кассира (ставит дату, подпись). Нарушение кассовой дисциплины служит административным правонарушением в сфере финансов [1, с. 10].

Граница ответственности за нарушение кассовой дисциплины подтверждается ст. 15.1 КоАП РФ «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций».

Согласно данной статье кодекса, административное наказание утверждается за следующие правонарушения:

• проведение расчетов наличными деньгами с иными организациями сверх указанных размеров;
• не оприходование или частичное оприходование в кассу наличности;
• излишек лимита остатка кассы.

Нарушение вышеперечисленных пунктов кассовой дисциплины устанавливает назначение административного штрафа на должностных лиц в сумме 4000 -5000 рублей, на юридических лиц 40000-50000 рублей.

Чаще всего, при выявлении похожих нарушений кассовой дисциплины, наказание назначается директору и предприятию.

За несоблюдение условий работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций в соответствии с Указом Президента Российской Федерации с организации взимается следующий штраф:

• в 2-кратном размере произведенного платежа - за превышение предельного лимита расчетов наличными средствами с другими организациями;
• в 3-кратном размере не оприходованной суммы - за не оприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности;
• в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности - за несоблюдение действующего порядка хранения денежных средств, а также за накопление денег в кассе сверх лимитов. На руководителей организаций, допустивших указанные нарушения, возлагается административный штраф в размере 50-кратной величины, установленной минимальной месячной оплаты труда.

Список литературы

1. Ахметова Г.Р. Бухгалтерский учет и аудит денежных средств организации // В сборнике: Инновации, технологии, наука сборник статей международной научно - практической конференции: в 4 частях, 2017. С. 10-12.

2. Батчаева Д.Ю. Учет денежных средств и документальное оформление кассовых операций // В сборнике: Аграрная наука, творчество, рост материалы VII Международной научно-практической конференции, 2017. С. 19-22.

3. Давыдова Е.В. Учет денежных средств на малом предприятии // В сборнике: Управление социально-экономическими системами: теория, методология, практика сборник статей Международной научно-практической конференции: в 2 ч., 2017. С. 42-44.

4. Мага Н.В. Бухгалтерский учет и внутренний контроль денежных средств, направления их совершенствования // В сборнике: Научные исследования высшей школы по приоритетным направлениям науки и техники сборник статей Международной научно-практической конференции. 2018. С. 60-65.

5. Удовина Г.А., Мустафаева Э.И. Учет денежных средств на предприятии // В сборнике: Учетно-аналитическое обеспечение стратегии устойчивого развития предприятия. Материалы международной научно-практической конференции. Под редакцией Р.А. Абдуллаева, 2017. С. 257-259.

6. Федорова Е.И., Федоров К.В. Учет денежных средств и денежных эквивалентов в современных условиях // Успехи современной науки, 2017. Т.3. № 2.С. 177-179.

7. Энгиноев М.К. Бухгалтерский учет денежных средств организации // В сборнике: ДНИ НАУКИ - 2017. Сборник научных трудов по результатам XXIII научно - практической конференции студентов, аспирантов и молодых ученых, 2017. С. 642-647.