Сегментарная отчетность по центрам ответственности как способ эффективного управления организацией

Левичева Н.Б.
Ростовский государственный экономический университет,
г. Ростов-на-Дону, Российская Федерация
Дискуссия
№1 (86) 2018

Для формирования управленческой отчетности прежде всего необходимо утвердить формы отчетов, выбор которых оказывает непосредственное влияние на конечную оценку результатов деятельности организации.

От информативности управленческой отчетности зависят качество административных решений, которые принимает руководство организации, их целесообразность и эффективность. Поэтому в отчетность должны быть включены данные о показателях, наглядно характеризующих деятельность каждого центра финансовой ответственности за определенный период времени. В управленческих целях важными индикаторами эффективности происходящих процессов являются информация об оценке рентабельности ресурсов в рамках конкретных подразделений, а также сравнение этих данных за разные временные промежутки, что позволит акцентировать внимание управленцев на динамике изменений внутрикорпоративной эффективности.

При этом структуру и содержание управленческой отчетности определяет требование более подробного отражения информации по сравнению с бухгалтерской отчетностью. Соответственно, способы сбора и отражения данных в финансовой и управленческой отчетности будут разными. Порядок формирования управленческих отчетов может предусматривать отражение в них вероятностных данных, что объясняется наличием у руководства потребности в прогнозировании развития ситуации в организации при разных вариантах развития событий[1].

Вследствие различных потребностей, возникающих у руководителей, управленческая отчетность каждой коммерческой организации обладает своей спецификой. Объем и многообразие данных в управленческой отчетности позволяют сформировать более обширную картину о состоянии организации и сделать необходимые шаги к улучшению показателей в будущем. Однако количественный переизбыток отчетных сведений негативно отражается на конечной оценке результатов компании. Это выражается в том, что возникают трудности с выделением наиболее значимых событий из всей совокупности данных, что также сопровождается временными затратами и может повлечь за собой формирование неверных выводов. Поэтому для принятия эффективных решений нужно на внутрифирменном уровне разрабатывать информативные и наглядные формы управленческой отчетности в соответствии с индивидуальными особенностями деятельности организации [2]. При этом основные процессы, происходящие в компании, можно сгруппировать по выполняемому функционалу и определить, к зоне ответственности какого менеджера они относятся.

Каждый центр финансовой ответственности (цфо) вносит определенный вклад в финансовый результат компании, вследствие чего важным представляется измерение значимости такого вложения. Получить информацию данного рода можно с помощью ведения учета по центрам финансовой ответственности и формирования сегментарной отчетности. Существует мнение, что данные в разрезе сегментов приносят больше пользы с управленческой точки зрения, а также помогают руководству достоверно оценить произошедшие события и разработать эффективную стратегию развития по отдельным направлениям. Следуя такому принципу, управленческому персоналу намного легче принять оптимальные административные решения, в частности, в вопросах кредитования и инвестирования [3].

Итак, с целью представления авторского подхода к формам и структуре управленческой отчетности на первом этапе рассмотрим основные подходы к определению понятия «управленческий учет».

В зарубежной практике определение управленческого учета близко определению сегментарного учета. При этом учет в разрезе центров финансовой ответственности при переводе зарубежной литературы можно отождествить с понятием сегментарного. Для получения информации о различных аспектах функционирования организации составляется внутрифирменная отчетность, в составе которой выделяют сегментарную отчетность и прочие необходимые руководству формы отчетов [4].

Некоторые ученые под сегментарной отчетностью понимают такую отчетность, которая состоит из отчетов по отдельным сегментам, то есть центрам ответственности. Такое мнение схоже с точкой зрения немецких ученых Дитгера Хана и Харальда Хунгенберга [ 5 ], разделяющих управленческий учет на внешний и внутренний. При формировании внешней отчетности с целью удовлетворения требований стандартов ведется внешний сегментарный учет. Однако для менеджеров необходимы данные по сегментам в разрезе центров финансовой ответственности.

Отраженная в управленческом учете информация попадает в управленческую сегментарную отчетность и в дальнейшем предоставляется руководству организации и менеджерам.

Таким образом, в рамках реализации заявленных в данном исследовании задач считаем рациональным утвердить в организации формы управленческой отчетности для каждого центра финансовой ответственности, представленные в табл. 1-4.

Таблица 1. Форма управленческого отчета для центра инвестиций

Таблица 2. Форма управленческого отчета для центров прибыли

Таблица 3. Форма управленческого отчета для центров затрат

Таблица 3. Форма управленческого отчета для центров затрат

Таблица 4. Форма управленческого отчета для центров доходов

Приведенная в табл. 1 форма отчета отражает ключевые сводные показатели по итогам деятельности организации в целом. Она позволяет руководству оценить величину наиболее крупных статей расходов (заработная плата, арендная плата и другие расходы по мере необходимости). Также здесь расходы разделены на контролируемые и неконтролируемые, что помогает оценить возможность воздействия на них. В целях управления полезной является представленная информация о прибыли после списания отдельных расходов. Показатели рентабельности активов и продаж несут дополнительные сведения о том, насколько эффективна деятельность организации. Так, предлагаемая форма отчета не загромождена детальными расшифровками и в то же время содержит важную управленческую информацию.

Раскрывая содержание структуры формы управленческой отчетности, представленной в табл. 2, отметим, что задачей центров прибыли является получение прибыли, поэтому управленческие отчеты должны содержать информацию о финансовых результатах, получаемых после списания каждого вида расходов.

Раскрывая особенности структуры формы отчетности, представленной в табл. 3, необходимо отметить, что управленческий отчет для центров затрат представлен более детально в связи с расшифровкой затрат. Такая информация значима для руководства при определении доли каждого вида затрат в их общей сумме.

К центрам доходов организации относят отдел продаж. Для него помимо получения доходов характерны различного рода сопутствующие затраты (маркетинговые затраты, затраты на рекламу и пр.), которые тоже необходимо контролировать (и оценивать их влияние на общий результат).

Несмотря на разную специфику функционирования коммерческих организаций в целях эффективного управления при составлении форм внутренней отчетности необходимо придерживаться некоторых общих принципов, учет которых позволяет сформулировать следующие тезисы [6]:

1. Детальность и объективность информации, содержащейся во внутренних отчетах организации, являются требуемыми в следующих случаях:
   • данные формируются не только с целью учета затрат или объема продаж, а по запросам руководителей центров финансовой ответственности;
   • отчет предназначен для представления не руководителю подразделения, а конкретному менеджеру;
   • представлена упорядоченная и предметная информация по четко заданным вопросам.
2. Чтобы эффективно управлять организацией, необходимо располагать оперативными сведениями. Полученные отчеты должны быть проанализированы, а не оставлены без рассмотрения. Таким образом, для повышения заинтересованности менеджеров в работе с отчетными данными форма их предоставления должна быть максимально доступной. Для этого при подготовке внутренней отчетности будет полезным учесть предпочтения менеджера, а именно, какой вид информации подходит для его работы больше всего, периодичность составления отчета и др.
3. Чрезмерное внимание к произошедшим событиям принесет намного меньше эффекта, нежели поиск информации для совершенствования деятельности центров финансовой ответственности в будущем.
4. Формы управленческой отчетности не должны быть подвержены слишком частым корректировкам.
5. Загромождение отчетов данными, имеющими вторичную значимость, также не рекомендуется.
6. Следует иметь в виду, что далеко не всю информацию можно отразить в письменном виде.
7. Необходимо соблюдать единство в классификации показателей с целью дальнейшего укрупнения отчетов в случае необходимости.

Соблюдение сформулированных выше требований позволит сформировать качественный интегрированный информационный базис, который может быть использован для создания целевых управленческих решений, при этом одним из эффективных способов получения сведений о результатах деятельности организации является управление по отклонениям. Любая сегментарная отчетность должна содержать информацию об отклонениях фактических показателей от плановых, об итогах сравнения показателей с показателями за предыдущий отчетный период (например, месяц), а также накопительные данные с начала года по текущий месяц в сравнении с данными за аналогичный период прошлого года.

Предлагаем использовать форму отчетности, с помощью которой возможно организовать управление компанией по отклонениям (табл. 5).

Таблица 5. Форма управленческого отчета для оценки результатов по отклонениям

Предлагаемая форма отчета позволит провести анализ достигнутых результатов в разрезе центров финансовой ответственности по сравнению с планируемыми значениями, а также с прошлым периодом (в зависимости от потребностей руководства). При этом предоставляется возможность выявить участки, требующие особого внимания, и принять решение по снижению конкретных затрат или выяснять причины негативного изменения какого-либо показателя. Кроме того, руководство организации имеет возможность контролировать деятельность центров финансовой ответственности и следить за качеством выполняемой работы менеджерами разных подразделений, их профессионализмом. При этом оценивать результаты, отраженные в управленческой отчетности, нужно посредством финансовых и нефинансовых показателей. Внутренняя сегментарная отчетность должна включать в себя всю требуемую менеджерами и руководством организации информацию.

Очень важной задачей при проведении контроля за управленческой отчетностью является выбор финансовых и нефинансовых критериев оценки деятельности центров финансовой ответственности и организации в целом.

Для этого нужно четко представлять характеристики таких критериев и их роль в оценке деятельности организации.

Способностью объяснять причины некоторых финансовых последствий обладает множество нефинансовых измерителей. Например, причиной снижения выручки может выступать неудовлетворенность потребителей качеством товара, уровнем обслуживания, а также наличие каких-либо преимуществ у конкурентов. При этом предлагается выработать ряд нефинансовых показателей для каждого центра финансовой ответственности, функционирующего на постоянной основе, а также разовых — в зависимости от изменений в работе данного структурного подразделения. Поэтому одной из необходимых характеристик нефинансовых показателей должна быть гибкость (изменчивость).

Однако в сборе информации при формировании нефинансовых критериев оценки деятельности центров финансовой ответственности существуют некоторые сложности, которые определяются следующим:

• временной разрыв между произведенной операцией и моментом оценки эффективности деятельности подразделения (например, сложно оценить, насколько были удовлетворены потребители качеством товара в прошлом месяце);
• проведение оценки с помощью нефинансовых критериев занимает много времени, и на момент предоставления результатов руководству они уже не являются актуальными (например, накопление нефинансовых данных путем опроса сотрудников, хронометраж производственных процессов, выполненных в прошлом месяце, и т.п.).

Для исключения этих сложностей нужно заранее установить необходимость формирования конкретных нефинансовых критериев, а также лицо, которое будет нести ответственность за их получение. Если возникает потребность в оценке уже произошедших событий, критерии должны обладать эффективностью, соизмеримой с затратами на их получение. В зависимости от изменений, происходящих в деятельности организации, необходимо актуализировать критерии оценки ее функционирования.

Таким образом, при составлении сегментарной отчетности по центрам финансовой ответственности нужно учитывать, что оценка результатов функционирования каждого центра финансовой ответственности возможна только с учетом результатов анализа нескольких финансовых и нефинансовых показателей. Получаемые при этом итоги оценки достоверны лишь в том случае, если они гармонируют между собой. С помощью данных сегментарной отчетности также можно дать объективную оценку работе менеджеров всех центров финансовой ответственности организации и принять оперативные управленческие решения.

Список литературы и информация

1. Костюкова Е.И., Галилова Р.И. Особенности формирования внутренней управленческой отчетности в рыбоводческих организациях // Международный бухгалтерский учет. 2011. № 43 (193). С. 35-43.

2. Аверчев И.В. Управленческий учет и отчетность. Постановка и внедрение. М.: Вершина, 2006. 512 с.

3. Метьюс М.Р., Перера М.Х.Б. Теория бухгалтерского учета / пер. с англ. под ред. Я.В. Соколова, И.А. Смирновой. М.: ЮНИТИ: Аудит, 1999. 663 с.

4. Соколов А.А. Учет по сегментам деятельности коммерческой организации: формирование и анализ. М.: Финансы и статистика, 2004. 288 с.

5. Дитгер Х., Хунгенберг Х. Стоимостно-ориентированные концепции контроллинга / пер. с нем. под ред. Л.Г. Головача, М.Л. Лукашевича и др. М.: Финансы и статистика, 2005. 928 с.

6. Вахрушина М.А., Сидорова М.И., Борисова Л.И. Стратегический управленческий учет: полный курс МВА. М.: РидГрупп, 2011. 192 с.