Управленческий учет денежных потоков

Николаев И.А.,
финансовый директор ООО «Арлифт».
Проводит консультации на тему корпоративных финансов,
участвует в ряде бизнес-проектов.
Автор нескольких десятков статей на тему
финансового менеджмента в ряде
ведущих российских финансовых журналов,
таких как «Финансовый директор»,
«Консультант», «Управление корпоративными финансами»
и др. (г. Санкт-Петербург)
Управленческий учет и финансы
02(42) 2015

В статье рассказывается о том, для чего компаниям нужна система управленческого учета денежных потоков, как эти потоки связаны с прибылью, почему для управления компанией нельзя использовать данные бухгалтерского учета и с помощью каких технических средств можно организовать управленческий учет.

«Деньги любят счет» — гласит народная мудрость. Действительно, учитывать денежные потоки необходимо даже тогда, когда никакого другого учета в компании нет, — это вопрос элементарного выживания. В самом деле, как можно нормально работать без сведений о том, сколько средств лежит на счетах и в кассе компании на текущий момент, сколько денег поступило от покупателей за прошедший месяц (а также от кого именно и за какой товар), были ли произведены оплаты поставщикам услуг (аренда, связь и т.п.), сколько было выплачено зарплаты сотрудникам и налоге в бюджет? Подобная информация первична для жизнедеятельности компании, поэтому она собирается практически с первого дня работы любо организации, даже если ее руководство и слыхом не слыхивало о таких понятиях, как управленческий учет, кассовые разрывы и финансовая отечность. Кстати, по этой причине имеющиеся в компаниях системы управленческого учета денежных потоков в большинстве случаев крайне несовершенны и не предлагают даже малой доли тех возможностей, которые могли бы быть реализованы при их грамотной организации. Именно о том, как правильно выстроить систему сбора управленческой информации о движении денежных средств, мы и поговорим.

При построении системы управленческого учета денежных потоков необходимо постоянно помнить о том, что большинство компаний создаются для получения прибыли. Конечно, есть компании, которые декларируют другие цели: избавить собственника от скуки, потешить его самолюбие и т.п., но даже они должны быть прибыльными, для того чтобы не закрыться раньше времени.

Важным моментом является то, что в прибыли компании заинтересованы не только собственники. На самом деле в ней заинтересованы все, кто так или иначе с ней сталкивается, а именно:

1. сотрудники, т.к. это гарантирует им рабочие места, регулярное увеличение заработной платы и уверенность в завтрашнем дне;
2. клиенты, т.к. убыточная компания может уйти с рынка и лишить их продуктов и услуг, которые она предоставляла;
3. поставщики, т.к. убыточная компания может отказаться оплачивать их счета, а в случае ее ухода с рынка поставщики потеряют часть своего оборота и собственной прибыли;
4. государство, т.к., с одной стороны, компания платит налоги, с другой — дает работу сотрудникам, и те не обращаются к государству за пособиями; кроме того, доход компании включается в ВВП страны, тем самым она вносит свой вклад во всеобщее благосостояние.

Единственные, кто не заинтересован в прибыли компании, это ее конкуренты.

Теперь давайте попробуем понять, что же такое прибыль. Прибыль представляет собой прирост чистых активов компании за определенный период времени: месяц, квартал или год. Чистые активы — это разница между имуществом компании и ее долгами. Рассмотрим простой пример: допустим, на 1 января 2011 г. некая компания X имела на счету 100 ООО руб., клиенты были должны ей 500 000 руб., кроме того, компания располагала основными средствами на сумму 350 000 руб. Долги компании складывались из долгов перед поставщиками (200 000 руб.), персоналом (120 000 руб.) и бюджетом (150 000 руб.). Итого чистые активы компании составляли:

100000 + 500000 + 350000 - 200000 - 120000 - 150000 = 480000 руб.

На 31 декабря того же года картина изменилась: на счету у компании лежало 120 000 руб., долги клиентов составляли 550 000 руб., основных средств имелось на 450 000 руб., долги поставщикам были равны 350 000 руб., долги сотрудникам — 200 000 руб., долги перед бюджетом — 120 000 руб. Итого чистые активы компании составляли:

120000 + 550000 + 450000 - 350000 - 200000 - 120000 = 450000 руб.

Таким образом, чистые активы компании сократились на 30 000 руб., а это значит, что она понесла убытки, хотя денег на счете вроде бы стало больше, других активов — тоже.

Почему важно понимать, какую сумму прибыли зарабатывает компания в единицу времени?

1. Если компания убыточна, то какое-то время это ей ничем не грозит, поскольку ее деятельность может финансироваться за счет кредиторской задолженности (т.е. компания будет влезать в долги) либо за счет ликвидности, накопленной ранее (остатка денежных средств на расчетном счете), но в какой-то момент ликвидность закончится или кредиторам надоест финансировать компанию, и они либо откажутся от наращивания задолженности (т.е. перестанут отпускать товары и услуги в кредит), либо обратятся в суд и арестуют счета компании.

2. Убыточная компания в какой-то момент становится неликвидной (хотя знак равенства между прибыльностью и ликвидностью ставить нельзя) и теряет способность выплачивать зарплату сотрудникам, налоги в бюджет и т.п.

3. Если мы не знаем, сколько зарабатывает компания, то мы не знаем, что она может себе позволить. Например, компания хочет переехать в более просторный офис, а хватит ли ей прибыли, чтобы выплачивать увеличившуюся арендную плату?

Вообще прибыльность компании влияет не только на ее способность тратить деньги на «красивую жизнь», но и вообще на ее перспективы на рынке, способность к инвестированию, привлечению квалифицированного персонала, открытию новых филиалов и т.п. Также, не зная прибыльности, нельзя разработать обоснованную финансовую политику, а именно:

• политику работы с дебиторской задолженностью (условия по отсрочкам платежа клиентов);
• ценовую политику (цены и скидки);
• политику работы с поставщиками;
• налоговую политику (применяемые методы налоговой оптимизации);
• политику финансирования и кредитования (размещения облигаций, лизинга, факторингаи т.п.);
• дивидендную политику;
• кадровую политику и т.д.

Таким образом, без информации о том, сколько компания зарабатывает, сколько тратит, куда уходят деньги и т.п., мы не можем принимать обоснованные решения практически ни по одному вопросу. Очевидно, что управленческий учет нужен не для того, чтобы знать размер EBITDA, но прежде всего для того, чтобы принимать обоснованные управленческие решения.

Помимо самой компании данные ее управленческого учета и отчетности нужны многим ее контрагентам. Рассмотрим ряд примеров.

• Компания обратилась в банк за кредитом. Чтобы банк мог оценить способности компании обслуживать запрашиваемый ею кредит (т.е. вовремя и в полном объеме выплачивать проценты и возвращать сам кредит), он должен досконально проанализировать экономику компании, ее доходность, ликвидность, структуру баланса и т.п. Если у банка не будет уверенности, что он понимает экономику компании, то он либо не даст кредит вообще, либо перестрахуется и даст мало и под большие проценты. В результате проиграют обе стороны: компания не получит необходимых ей для развития финансовых ресурсов, а банк потеряет возможность заработать на данном кредите.
• Инвесторы (как портфельные, так и стратегические) хотят купить долю в компании. Чтобы выяснить, действительно ли компания представляет для них ценность и является выгодным приобретением, а также определить ее справедливую стоимость, инвесторы должны понимать, сколько компания зарабатывает сейчас и сколько сможет зарабатывать в обозримом будущем. Чем выше оценка инвестором перспектив компании в плане прибыли, тем больше он готов заплатить за ее акции. Чем более непрозрачна компания для инвесторов, тем менее она для них интересна как объект инвестиций.
• Поставщик принимает решение о предоставлении компании отсрочки платежа. Данный момент особенно актуален для торговых компаний, которые обычно финансируют поставщики через предоставление товарных кредитов. Когда поставщик дает компании товар без оплаты, он сильно рискует, т.к. компания может обанкротиться, исчезнуть либо просто начать задерживать выплаты поставщику. Чтобы оценить рискованность такого кредитования и понять, какое количество товара можно отгрузить компании, поставщики, так же как и банки, должны проанализировать экономику и кредитоспособность компании.

Из всего вышесказанного следует два ключевых вывода.

1. Если у компании отсутствует система управленческого учета и отчетности, то она блуждает в потемках и не в состоянии принять ни одного обоснованного решения. Более того, в таких же потемках блуждают многие контрагенты компании, сотрудничество которых с компанией оказывается под угрозой.

2. Поскольку состав пользователей управленческой отчетности может быть весьма широким, эта отчетность должна быть составлена по общепринятым (унифицированным) правилам, чтобы любой контрагент, едва взглянув на нее, мог получить всю интересующую его информацию без дополнительных разъяснений и комментариев.

Может возникнуть резонный вопрос: а почему эту функцию (предоставления информации для менеджмента и контрагентов компании о ее хозяйственной деятельности) не может выполнять бухгалтерская отчетность, которая имеется во всех компаниях? Этому есть несколько причин.

• Данные бухгалтерского учета не всегда соответствуют сути совершаемых операций, т.е. операция может быть оформлена в бухучете не так, как она осуществлялась в реальности. Например, акционеры решили изъять часть прибыли, но не хотят проводить это как выплату дивидендов, т.к. компания формально (а может быть,и фактически) убыточна, либо не желают платить соответствующие налоги. В этом случае изъятие прибыли может быть оформлено как выдача займа акционерам. В итоге бухгалтерская отчетность компании становится искаженной: в балансе «висит» актив (выданный заем), на деле же никакого займа нет — капитал компании просто уменьшился на сумму извлеченной прибыли. Валюта баланса компании (сумма активов / пассивов) оказывается завышенной.
• Бухучет содержит недостаточно аналитических данных для целей анализа хозяйственной деятельности. В нем слишком мало информации, которая может быть нужна для принятия решений. Например, в бухгалтерском учете большинства компаний данные о выручке (количестве отгруженных товаров или объеме оказанных клиентам услуг) не разбиты по видам продуктов — вся выручка отражена одной суммой. Налоговой инспекции (для которой, собственно, и составляется бухгалтерский баланс) этой информации достаточно, т.е. ее интересует лишь сумма причитающихся налогов, но другим контрагентам (в первую очередь собственникам и менеджменту) наверняка хотелось бы анализировать продажи компании гораздо глубже.
• В компаниях, не являющихся абсолютно белыми, бухучет вообще оторван от реальности, т.к. ведется с единственной целью — минимизировать сумму выплачиваемых в бюджет налогов. В этом случае бухгалтерская информация подвергается сильным искажениям: занижается выручка, искажается структура затрат (например, затраты на оплату труда персонала отражаются в сильно заниженном объеме для минимизации зарплатных налогов) и т.д. Понять что-то из такой отчетности о прибыльности компании решительно невозможно.
• Бухгалтерский учет катастрофически запаздывает по сравнению с реальностью. Поскольку хозяйственные операции отражаются в бухучете строго на основании первичных документов (товарных накладных, актов оказания услуг и т.п.), а документы, как правило, оформляются спустя некоторое время после совершения операции, более-менее адекватная и цельная картина возникает лишь спустя несколько недель после окончания отчетного периода. Неудивительно, что квартальный бухгалтерский отчет по закону должен быть представлен в налоговую инспекцию спустя месяц после окончания отчетного квартала, а годовой — спустя три месяца. Сделать это быстрее при действующих правилах бухучета и известной необязательности контрагентов в России (которые постоянно забывают присылать первичные документы либо оформляют их некорректно, и их приходится переделывать, либо документы теряются в процессе доставки) зачастую просто невозможно. Вместе с тем в нашем динамичном и быстро меняющемся мире решения зачастую приходится принимать мгновенно, немедленно реагируя на поступающую в компанию информацию, поэтому та скорость предоставления информации, которую может дать бухучет, является абсолютно неприемлемой.

Таким образом, понятно, что управленческий учет нужен всем компаниям, именно поэтому большинство компаний в том или ином виде его осуществляют. К сожалению, в подавляющем большинстве случаев управленческий учет ведется неправильно и сводится лишь к учету движения денежных средств. На самом деле управленческий учет — это система фиксации фактов хозяйственной деятельности компании. Приведем несколько примеров таких фактов:

• компания отгрузила товар (оказала услугу) клиенту;
• заплачены налоги (например, НДС) с расчетного счета;
• подписан акт оказания услуг с консалтинговой компанией.

Таким образом, в управленческом учете фиксируются события, которые имеют прямое отношение к компании и могут быть выражены в деньгах. Способ фиксации этих событий (т.е. фактически способ ведения управленческого учета) может быть совершенно произвольным. Поскольку компания ведет управленческий учет для себя, она делает это так, как ей удобно: кто-то, например, записывает факты хозяйственной деятельности в тетрадку, но, конечно, в наш век высоких технологий и доминирования компьютерной техники эти факты в подавляющем большинстве случаев фиксируются в компьютере. Для этого чаще всего используется либо Excel, либо специализированная учетная программа типа 1C. У этих двух способов есть свои преимущества и недостатки.

Программа Excel хороша тем, что она абсолютно гибкая. В нее можно вносить любую информацию в любом порядке, структуру данных можно менять как угодно. 1C — более жесткая система. Вводимые в нее данные должны подчиняться четкой структуре, каждая запись о фактах хозяйственной деятельности должна иметь определенный, заранее заданный набор реквизитов, удалять записи зачастую просто запрещено (если они используются в какой-то другой части базы данных) и т.д. В то же время 1C контролирует действия пользователя гораздо лучше, чем Excel, в ней сложнее сделать ошибку или испортить данные учета, а самое главное то, что 1С — многопользовательская система, т.е. с ней может одновременно работать большое количество сотрудников компании.

Обычно вначале управленческий учет ведется в Excel, т.к. на первых этапах деятельности так проще, а потом данные переносятся в 1C или какую-то другую систему автоматизации. В Excel это обычно реализовано так: в книге Excel создается один или несколько листов, куда вносятся данные, и листы отчетов, которые агрегируют информацию из листов ввода данных и представляют ее в удобном для восприятия виде.

Следующий вопрос: какие факты хозяйственной деятельности надо фиксировать? Эти факты можно свести в три большие группы:

1. операции, связанные с движением денег по счетам и кассам компании;
2. операции, связанные с зарабатыванием или тратой денег;
3. операции, связанные с трансформацией имущества и обязательств компании.

Первая группа операций связана с физическим движением денег компании. Как мы уже отмечали, эти операции отражаются в управленческом учете 99% компаний, поскольку они наиболее очевидны: деньги пришли, деньги ушли — все понятно и наглядно. На самом же деле денежные операции являются лишь верхушкой айсберга и составляют менее половины общего количества операций, которые следует отражать в управленческом учете.

Вторая группа операций связана с возникновением обязательств (долгов) как самой компании, так и ее контрагентов. Данная группа является даже более важной, чем первая, т.к. именно эти операции формируют операционный цикл компании (т.е. процесс зарабатывания денег), а денежные операции следуют за ними и отражают процесс получения заработанных денег (причем безотносительно к тому, кто заработал эти деньги — компания на своих клиентах или поставщики компании на услугах и товарах, проданных компании).

Для лучшего понимания данной группы операций приведем несколько примеров:

• рекламное агентство завершило рекламную кампанию клиента и подписало с ним акт оказания услуг;
• в офис компании доставлена заказанная ею компьютерная техника;
• сотрудник компании отработал календарный месяц и получил право на зарплату.

Из данных примеров нетрудно увидеть, что ни в одном из них не просматривается движения денег, вместе с тем все эти операции влияют на доходы и расходы компании и влекут за собой движение денег: клиент обязательно оплатит проведенную рекламную кампанию, поставщику компьютерной техники будут перечислены за нее деньги, а сотрудник получит свою зарплату. Это случится позже, может быть, спустя несколько месяцев, но событие произошло уже сейчас, повлияло на экономику компании и должно быть отражено в управленческом учете.

Третья группа операций связана с трансформацией активов и пассивов. Ее главная отличительная особенность — данные операции не влекут за собой ни движения денег, ни изменения прибыли компании. Примеры таких операций:

• с клиентом была достигнута договоренность: вместо выплаты премии за сотрудничество предоставить ее путем снижения стоимости услуг компании;
• компания погасила долг перед поставщиком, выписав вексель;
• сотрудник получил годовую премию не деньгами, а акциями компании.

Как видно из этих примеров, чистая трансформация активов и пассивов, не связанная с движением денег или формированием прибыли, — вещь достаточно редкая.

Поскольку факты хозяйственной деятельности у нас разделены на три группы, вполне логично, что основных форм управленческой отчетности тоже три. Это:

1. балансовый отчет (Balance Sheet);
2. отчет о прибылях и убытках (Profit and Loss Statement);
3. отчет о движении денежных средств — ОДДС (Cash Flow Statement).

В балансовый отчет попадают операции всех трех групп, в этом плане он является самой главной и фундаментальной формой отчетности. В отчет о прибылях и убытках попадают операции второй группы, в отчет о движении денежных средств — первой группы.

Применительно к движению денежных средств справедливы следующие замечания:

• правленческий учет денежных потоков фиксирует операции первой группы;
• данные операции отражаются в отчете о движении денежных средств;
• в балансовом отчете движение денежных средств находит свое отражение в статье актива «Денежные средства».

Важной составляющей качественного управленческого учета денежных потоков является набор аналитических признаков, характеризующих каждую денежную операцию. Наиболее значимые из них перечислены ниже.

• Дата операции — дата поступления денежных средств на расчетный счет или в кассу компании либо их списания со счета (кассы).
• Сумма операции — количество денежных средств, поступивших от контрагента или отправленных ему.
• Валюта операции — валюта, в которой номинирована сумма денежных средств. Во внутрироссийских расчетах в 99% случаев применяются российские рубли, при расчетах с внешними контрагентами могут использоваться доллары США, евро и другие валюты.
• ЦФО (центр финансовой ответственности) — подразделение компании, в бюджете которого заложена сумма текущей денежной операции. Например, поступление выручки обычно бюджетируется службами продаж, расчеты с поставщиками товарной продукции — службой снабжения, расчеты с бюджетом по налогами сборам — финансовой службой и т.д.
• Наименование контрагента — физическое или юридическое лицо, выступающее получателем денежных средств при исходящих из компании платежах и плательщиком — при входящих.
• Статья ДДС (движения денежных средств) — важнейший аналитический признак, характеризующий содержание денежной операции и порядок ее отражения в ОДДС.

О статьях ДДС стоит поговорить более подробно, т.к. они определяют внешний вид главного отчета, являющегося результатом ведения управленческого учета денежных потоков, — отчета о движении денежных средств. Данный отчет состоит из трех разделов:

1. «Денежные потоки по операционной деятельности»;
2. «Денежные потоки по финансовой деятельности»;
3. «Денежные потоки по инвестиционной деятельности».

К операционной деятельности относятся поступления от продаж товаров и услуг, прочие поступления (возмещение налогов из бюджета, воз врат денег от поставщиков и т.д.), а также все затраты на осуществление текущей деятельности (платежи поставщикам за товары и услуги, расчеты с персоналом по оплате труда, перечисление налогов в бюджет и т.д.).

К финансовой деятельности относятся все расчеты по получению, предоставлению и погашению кредитов и займов (в том числе расчеты по ценным бумагам), за исключением выплаты процентов по кредитам.

К инвестиционной деятельности относятся затраты на приобретение капитальных активов: основных средств, нематериальных активов, вложений в дочерние и зависимые организации, а также поступления от реализации таких активов.

Соответственно, каждая статья ДДС относится к операционной, финансовой или инвестиционной деятельности.

Кроме того, крупные разделы ОДДС могут подразделяться на группы статей, объединенных по назначению поступлений и платежей. Например, платежи по операционной деятельности обычно делятся на следующие группы:

• «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
• «Расчеты с поставщиками за товар»;
• «Расчеты с бюджетом по налогам и сборам»;
• «Расчеты по общехозяйственным расходам»;
• «Расчеты по управленческим расходам» и т.д.

В таблице приведен пример ОДДС одного крупного фармацевтического холдинга.

Таблица 1. Консолидированный отчет о движении денежных средств фармацевтического холдинга за 2015 г. (форма №3)

Данный пример позволяет сделать следующие выводы.

1. Все статьи ДДС можно разбить на разделы, универсальные для компаний любой отрасли и формы собственности (это статьи расчетов по оплате труда, налогам, аренде и т.п.), и разделы, специфические для конкретной компании или отрасли (производственные, общехозяйственные и иные).

2. Количество и глубина детализации статей ДДС может быть абсолютно произвольной, это определяется потребностями пользователей ОДДС и спецификой компании, но основное правило таково: мелкие статьи, несущественные для понимания общей картины, целесообразно объе динять в более крупные (например, затраты на Интернет, мобильную и стационарную связь имеет смысл объединить в статью «Услуги связи»), а слишком крупные — разбивать на подстатьи (например, статью «Приобретение основных средств», в случае когда расходы по ней достаточно велики, имеет смысл разбить на группы ОС — транспорт, компьютерная техника, мебель и т.д.).

3. Перечень статей полезно кодифицировать, т.е. присвоить каждой статье уникальный цифровой код. В вышеприведенном примере каждой статье ДДС присвоен пятизначный цифровой код, первая цифра которого обозначает раздел отчета (1 — «Операционная деятельность», 2 — «Финансовая деятельность», 3 — «Инвестиционная деятельность»), вторая — направление движения денежных средств (1 — поступления, 2 — платежи), третья — порядковый номер группы статей внутри раздела (например, в платежах по операционной деятельности это 1 для бюджета закупок, 2 — для бюджета коммерческих расходов и т.д.), четвертая и пятая — порядковый номер статьи в рамках текущей группы.