Теоретические и практические аспекты внутреннего аудита дебиторской и кредиторской задолженности в организациях торговли

Макаренко Светлана Александровна
старший преподаватель кафедры аудита
Сафонова Маргарита Фридриховна
к.э.н., профессор, заведующая кафедрой аудита
Кубанский государственный аграрный университет,
Краснодар, Россия
Научный журнал КубГАУ,
№103 (09) 2014 года

Эффективность функционирования и долгосрочная финансовая устойчивость организаций оптово-розничной торговли во многом зависят от того, насколько качественно организована система расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками. Как результат отдельной хозяйственной операции, так и финансовая устойчивость организации в целом, во многом зависят от выбора формы расчетов и ее соответствия существующим условиям деятельности хозяйствующего субъекта, правильности и упорядоченности документооборота, четкости соблюдения кредитной политики и своевременности исполнения обязательств.

В современных условиях хозяйствования у организаций нет ограничений в отношении выбора партнера, формы расчетов и рынка сбыта продукции, поэтому риск возникновения задолженности присутствует практически во всех хозяйственных взаимоотношениях: с покупателями, поставщиками, наемными работниками и др.

Наличие постоянной кредиторской и дебиторской задолженности для организаций оптово-розничной торговли - обычное явление, которое, с одной стороны, способствует развитию организации, а с другой - представляет фактор экономического риска ее деятельности. Увеличение дебиторской задолженности, изменение структуры активов и пассивов, связанное с одновременным увеличением кредиторской задолженности может привести к отсутствию денежных средств на счетах организации, к росту финансовой зависимости от кредиторов и, в конечном счете, к потере ликвидности и угрозе банкротства.

Поддержание на приемлемом уровне финансовой устойчивости торговой организации возможно лишь при условии своевременного погашения дебиторской задолженности и наличия возможности допустимой отсрочки платежей по обязательствам. Условия функционирования организаций оптово-розничной торговли в России обуславливают потребность совершенствования процессов управления, выработки новой стратегии развития. Это требует формирования информационной базы для осуществления анализа и принятия управленческих решений.

В настоящее время практически отсутствуют исследования в области внутреннего контроля дебиторской и кредиторской задолженности, поскольку контроль, как функция управления, не всегда в полной мере задействован в организациях, часто имеет нерегулярный характер и поэтому малоэффективен. Это обусловлено тем, что компании не уделяют должного внимания организации и проведению мероприятий контроля, а также с недостаточной разработанностью научно-методических основ этой функции управления.

Сложившаяся ситуация диктует необходимость в разработке действенной методики внутреннего контроля дебиторской и кредиторской задолженности, адекватно учитывающей современные условия финансово-хозяйственной деятельности организаций оптово-розничной торговли.

Практическая необходимость внутреннего аудита как одного из инструментов внутреннего контроля заключается в том, что эта система дает наиболее точную и достоверную экономическую информацию высшему звену управления о текущем состоянии финансово-хозяйственной деятельности, посредством систематизированного и четкого подхода к оценке и повышению эффективности системы внутреннего контроля и управления рисками, предоставляет рекомендации по их совершенствованию.

Проведенное исследование позволило сделать вывод о том, что у российских ученых нет единой точки зрения в определении такого понятия, как «система внутреннего контроля», а некоторые вопросы теории и практики внутреннего контроля и внутреннего аудита недостаточно изучены и остаются дискуссионными. Изучение разных точек зрения позволило сформулировать уточненное и расширенное определение понятия «внутренний контроль». Внутренний контроль, по-нашему мнению, представляет собой непрерывно функционирующую систему, направленную на обеспечение выполнения миссии организации и достижения поставленных задач, а также повышающую эффективность управления деятельностью организации.

Для понимания того, насколько эффективно работает система внутреннего контроля, руководство организации должно своевременно получать информацию о недостатках системы внутреннего контроля посредством регулярного наблюдения за ее адекватностью и операционной эффективностью, что является предпосылкой для формирования внутреннего аудита.

На рисунке 1 представлена сущность внутреннего аудита.

Анализ приведенных определений позволяет сделать вывод, что внутренний аудит - это установленная и регламентированная внутренними документами организации форма контроля звеньев управления и различных аспектов функционирования организации, осуществляющая независимую оценку всех аспектов деятельности организации и обеспечивающая высшее руководство компании уверенностью в том, что действующая система контроля и управления процессами надежна и эффективна.

Практически весь капитал торговых организаций, выраженный в финансовых средствах, заключен в дебиторской и кредиторской задолженности, при этом денежные потоки - это реальный носитель информации финансового состояния организации. С ростом масштабов деятельности, растет и количество покупателей и поставщиков, что, в свою очередь, приводит к росту дебиторской и кредиторской задолженности.

Сущность и классификация дебиторской задолженности отражены на рисунке 2.

Одновременно проведена классификация кредиторской задолженности по девяти основаниям:

• по срокам образования (краткосрочная (до 30 дней), среднесрочная (от 1 месяца до года), долгосрочная - более 1 года);
• в отношении затрат: платная (проценты по кредитам, займам, дивиденды акционерам, отказ от скидки по товарным операциям), бесплатная (заработная плата);
• по направлениям деятельности: по основной деятельности, по прочим операциям (прочей деятельности);
• по характеру погашения: срочная, несрочная;
• по возможности возврата: нормальная (в пределах срока платежа по договору), просроченная (не погашенная в сроки, установленные договором);
• по наличию обеспечения: обеспеченная (залогом, поручительством, банковской гарантией), необеспеченная;
• соблюдение нормы закона: надлежаще истребованная, не истребованная;
• по возможности осуществления контроля: контролируемая, не контролируемая;
• по отношению к организации: задолженность дочерним компаниям, задолженность аффилированным лицам, задолженность сторонним организациям.

Залогом успешного развития торговых организаций, является рационально построенная система внутреннего контроля дебиторской и кредиторской задолженности, которая способствует выявлению резервов повышения их финансовой устойчивости и платежеспособности, за счет выбора наиболее оптимальных расчетно-платежных отношений и ускорения взаиморасчетов.

В этом контексте внутренний аудит выступает как инструмент повышения эффективности системы внутреннего контроля. Для повышения его эффективности разработаны формы оперативной отчетности для отражения дебиторской и кредиторской задолженности, необходимые для повышения обоснованности тактических и стратегических управленческих решений и позволяющие контролировать расчеты с контрагентами (рисунок 3).

Пример информационной структуры учетного регистра представлен на рисунке 4.

Оперативная отчетность представлена с учетом распределения ответственности и обязанностей функциональных подразделений, участвующих в процессе формирования и контроля дебиторской и кредиторской задолженности. Регламентирование функций отдельных отделов и служб организации санкционирует действия, осуществляемые ими в целях управления дебиторской и кредиторской задолженностью, а также позволяет установить персональную ответственность за необоснованный рост дебиторской задолженности.

С целью упорядочивания информационных потоков разработан График документооборота форм рабочих документов внутреннего контроля дебиторской и кредиторской задолженности (таблица 1).

Таблица 1 - График документооборота форм рабочих документов внутреннего контроля дебиторской и кредиторской задолженности

С целью совершенствования системы внутреннего аудита как инструмента оценки достоверности учетных данных разработана «Программа внутреннего аудита дебиторской и кредиторской задолженности» (рисунок 5).

В скобках указаны разработанные внутренние документы аудитора. Разработанная программа включает десять направлений проверки:

1. проверка отражения в учетной политике организации положений, определяющих особенности ведения учета расчетов с дебиторами и кредиторами;
2. проверка реальности, полноты и своевременности отражения кредиторской и дебиторской задолженности;
3. проверка своевременности списания дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности;
4. проверка достоверности и полноты информации о состоянии резервов по сомнительным долгам;
5. проверка осуществления не денежных форм погашения задолженности;
6. проверка порядка и своевременности переоценки задолженности в иностранной валюте;
7. проверка правильности отражения штрафных санкций и др.

Расшифровка информационных блоков разработанной «Программы внутреннего аудита дебиторской и кредиторской задолженности» представлена в таблице 2.

Таблица 2 - Информационные блоки «Программа внутреннего аудита дебиторской и кредиторской задолженности»

Разработанный комплект рабочих документов внутреннего аудитора можно разбить на две группы:

• документы общего направления;
• специализированные рабочие документы, отражающие выполнение конкретных процедур.

Документы общего направления представлены на рисунке 6.

Содержание документов общего направления представлено в таблице 3.

Таблица 3 - Содержание разработанных учетных регистров общего направления в рамках внутреннего аудита

Перечень разработанных специализированных рабочих документов, отражающих выполнение конкретных процедур, представлен на рисунке 7.

Содержание документов отражено в таблице 4.

Таблица 4 - Содержание разработанных учетных регистров отражающих выполнение конкретных процедур

Разработанный формат рабочих документов внутреннего аудитора для проверки дебиторской и кредиторской задолженности, аккумулирующий сведения об условиях функционирования, обязательных и дополнительных аудиторских процедурах, который последовательно отражает порядок действий аудитора с начала планирования до формирования заключительного отчета, способствует совершенствованию процесса организации и проведения аудиторских процедур, формированию объективных выводов, а также сокращению трудозатрат на осуществление проверки.

Применение разработанных рабочих документов внутреннего аудитора не только повысит достоверность информации о дебиторской и кредиторской задолженности в учетной системе организации, но и позволит оптимизировать процесс проверки, повысить его эффективность и обеспечить руководство организации объективной и качественной информацией, необходимой для принятия оперативных управленческих решений.

Список литературы

1. Макаренко, С.А. Построение модели внутреннего контроля дебиторской и кредиторской задолженности в организациях оптово - розничной торговли / С.А. Макаренко // Политематический сетевой электронный научный журнал КубГАУ [Электронный ресурс]. - Краснодар: КубГАУ, 2011. - №72 (08). - Режим доступа: http://ej.kubagro.ru/2011/08/pdf/10.pdf.

2. Макаренко, С.А. Техника и технология аудита дебиторской задолженности в организациях оптовой торговли / М.Ф. Сафонова, С.А. Макаренко // Международный бухгалтерский учет. - 2012. - № 7 (205) февраль. - С. 26-38.

3. Макаренко, С.А. Сущность и принципы организации внутреннего контроля в организациях оптово-розничной торговли / С.А. Макаренко // Международный бухгалтерский учет. - 2012. - № 46 (244) декабрь.- С. 37-50.

4. Практический аудит: учебное пособие / М.Ф. Сафонова, С.И. Жминько. - Ростов н/Д: Феникс, 2011.

5. Швырева О.И. Корректировка дебиторской и кредиторской задолженности с учетом инфляции в пояснениях к бухгалтерской отчетности / О.И. Швырева, И.Н. Калинина / Экономический анализ: теория и практика.- 2007.- № 11.- С.45 - 49.