Техника безопасности при работе с просроченной дебиторской задолженностью

Александр Оловянишников
начальник экономического отдела
ЗАО «Кондитерская фабрика "Красная Звезда"»
ФИНАНСОВЫЙ ДИРЕКТОР
№ 11 (88) ноябрь 2009 года

У предприятия, предоставляющего отсрочку платежа, есть возможность свести к минимуму объем просроченной «дебиторки». Добиться этого поможет четкое разграничение обязанностей по работе с дебиторской задолженностью, оперативная управленческая отчетность о состоянии долгов и предварительная оценка платежеспособности покупателей.

Эффективность управления дебиторской задолженностью во многом зависит от того, насколько скоординированы действия финансовой службы, коммерческого департамента и бухгалтерии. На практике проблемы возникают, казалось бы, на пустом месте. Например, был прецедент, когда рассмотрение вопроса о предоставлении отсрочки платежа затягивалось только из-за того, что никто из менеджмента не мог точно сказать, как должен быть организован документооборот: юристы должны приносить документы по контрагенту в службу экономической безопасности или же последние сами должны их забирать из юридической службы.

В таком случае имеет смысл разработать регламент, в котором указать следующее:

функции каждого подразделения и его сотрудников, задействованных в работе с дебиторской задолженностью;

очередность рассмотрения документов;

предельные сроки выполнения процедур и работ;

ответственность за невыполнение утвержденных процедур или нарушение сроков.

Для координации работы всех подразделений, задействованных в управлении «дебиторкой», необходим руководитель всего процесса. В небольших компаниях эту функцию может взять на себя финансовый директор, но чаще подобные обязанности делегируются

финансовому менеджеру по работе с дебиторской задолженностью или экономисту по претензионной работе. Основная задача такого специалиста - повседневный контроль над состоянием дебиторской задолженности (см. «Должностные обязанности экономиста по претензионной работе»).

Будет отнюдь не лишним дать такому сотруднику максимально широкие полномочия для влияния на нерадивых должников. Например, предоставить ему право приостанавливать поставки клиентам, к которым имеются какие-либо претензии (просроченная задолженность, превышение лимитов и пр.). Но в то же время применение санкций по отношению к дебиторам нужно жестко регламентировать, чтобы не давать повода для злоупотреблений и избежать претензий со стороны покупателей. К примеру, в случае просрочки платежа от клиента на один день экономист формирует служебную записку о запрете отгрузок конкретному клиенту, которая направляется в коммерческий департамент. А разблокирование клиента возможно в двух случаях: при полном погашении просроченной задолженности или после составления графика погашения задолженности, подписанного клиентом и согласованного с коммерческим директором. Причем если сумма просроченного долга превысила определенный лимит, например 500 тыс. рублей, то график реструктуризации задолженности должен быть завизирован у финансового директора.

Отчетность по задолженности

Основной залог успеха в работе с «дебиторкой» - постоянный контроль над динамикой состояния дебиторской задолженности, а другими словами, налаженная отчетность о состоянии задолженности, которая направляется финансовому, генеральному и коммерческому директорам.

Отчет лучше готовить максимально оперативно, в идеале - ежедневно. Но можно и по пятницам, чтобы уже с понедельника принимать необходимые меры. На его основании корректируется еженедельный план отгрузки (в основном из него исключаются поставки по клиентам, просрочившим платеж).

Единых требований к форме отчета нет. Это может быть подробный реестр старения дебиторской задолженности или простая служебная записка (см. документ на стр. 30). В ней перечисляются наиболее проблемные моменты, а именно:

какова динамика дебиторской задолженности (сумма и оборачиваемость);

какую долю занимает просроченная задолженность в общем объеме «дебиторки»;

кто самые крупные должники и какие работы запланированы для возврата долгов.

Не стоит перегружать отчет излишней информацией, например, приводить детальные данные по изменению «дебиторки» каждого контрагента, выгруженные из «1С». Это только усложнит восприятие отчета менеджментом.

Мониторинг финансового состояния клиентов

Другая важная составляющая работы по предотвращению появления безнадежных долгов - прогнозирование и мониторинг платежеспособности клиентов. Заблаговременно выявив проблемы с ликвидностью клиента, можно обсудить с ним изменение условий поставок. Например, пересмотреть кредитные лимиты в сторону уменьшения или перейти на отгрузку только по предоплате. То есть свести к минимуму риски возникновения просроченных и безнадежных долгов.

Конечно, в отличие от банков и других финансовых учреждений, компании реального сектора не могут проводить детальный анализ состояния контрагента и потребовать предоставить все интересующие сведения и отчеты. Тем не менее, судить о платежеспособности можно и по косвенным признакам.

Негативная информация о дебиторе в открытых источниках (СМИ, интернете). Например, тревожным сигналом послужат сведения о просрочках исполнения обязательств перед банками, дефолте по облигационному займу, длительных задержках по выплате заработной платы, крупных (более 3 млн. руб.) судебных исках к дебитору.

Отрицательные отзывы деловых партнеров. Их нигде добывать не придется - компании не станут скрывать информацию о плохом финансовом состоянии своих клиентов.

Негативные тенденции в составе активов и пассивов, а также валюты баланса. На основании данных бухгалтерской отчетности клиента за два последних периода можно составить отчет о движении денежных средств клиента косвенным методом. Например, в ЗАО «Кондитерская фабрика "Красная Звезда"» используется методика, описанная в статье «Как узнать, что происходит с живыми деньгами у вашего контрагента из его баланса» («Финансовый директор» № 4, 2009). Если обнаруживается, что денежный поток клиента по операционной деятельности отрицателен, это повод для более детального анализа его финансового состояния, а если такой возможности нет - то и для отказа в предоставлении отсрочки платежа.

Упрощение процедуры взыскания задолженности

Для упрощения взыскания задолженности стоит внести корректировки и в стандартные договоры поставки. Например, ужесточить ответственность дебитора за задержку платежей, предусмотреть возможность приостановления отгрузок до момента погашения всей задолженности. Также не будет лишним указать в договоре суд, который будет рассматривать любые споры, возникшие между сторонами. Включить в контракт оговорки о том, что все документы, переданные по факсу, могут быть использованы в качестве доказательств в суде, об обязательном обмене сторонами оригиналов протоколов о намерении заключить договор (на случай, если компания, не получив на руки оригинал договора поставки, начнет отгрузки продукции).

В качестве дополнительной страховки при заключении договора поставки на условиях отсрочки платежа на значительную сумму (например, более 1 млн. руб.) будет отнюдь не лишним заключить договор личного поручительства с генеральным директором компании-клиента или ее собственником. Разумеется, эта мера носит больше психологический характер. Генеральный директор будет лично заинтересован в том, чтобы управляемая им компания своевременно расплатилась по всем долгам. Отказ контрагента подписать договор личного поручительства - хороший повод задуматься, стоит ли ему вообще предоставлять отсрочку платежа. Ведь клиента не должно смущать подобное предложение, если он намерен придерживаться условий договора и добросовестно исполнять свои обязанности по оплате.

Несмотря на кажущуюся простоту описанных решений, на практике они позволяют без существенных затрат удерживать просроченную дебиторскую задолженность на минимальном уровне. Например, в ЗАО «Кондитерская фабрика "Красная звезда"» объем просроченных долгов не превышает 5 процентов от общей суммы долгов. И это при том, что в компании в отношении работы с дебиторами не используются никакие другие инструменты, кроме перечисленных в статье.