Экономическая модель оптимизации при централизованном управлении закупками дочерних компаний государственной корпорации

Ирина Владимировна Сухорукова *
доктор экономических наук,
профессор кафедры высшей математики,
Российский экономический университет
им. Г.В. Плеханова, Москва, Российская Федерация
Геннадий Геннадьевич Лихачев
кандидат физико-математических наук,
ведущий эксперт отдела анализа нормативно-справочной информации,
разработки баз знаний и классификации, НЦИТ «ИНТЕРТЕХ»,
Москва, Российская Федерация
Экономический анализ: теория и практика
№6 2016

* Ответственный автор

В настоящее время в связи с особой актуальностью проблем обеспечения экономической безопасности России в качестве одного из основных направлений государственного управления при последовательном переходе страны к устойчивому развитию является разработка комплексной системы централизованного управления закупками государственной корпорации. Для решения таких проблем требуется организация функционирования системы закупок с использованием современных методов экономического моделирования, включающих обработку больших потоков информации [1-16]. Создание комплексной системы оптимизации расходов в сложившейся экономической ситуации в нашей стране сопряжено с большими трудностями. Отметим несколько факторов, обеспечивающих возможности их преодоления.

Управление современным бизнесом - процесс сложный, требующий принятия важных управленческих решений в сжатые сроки, основываясь на анализе большого объема финансовой и другой бизнес-информации [17-19]. Рыночные условия, в которых существуют многие компании, являются чрезвычайно динамичными и конкурентными. В этой ситуации значительно возрастает цена ошибки руководителя.

Для современного руководителя важно уметь не только быстро решать возникающие проблемы, но и своевременно предотвращать их, направляя бизнес в сторону новых возможностей и благоприятных бизнес-перспектив. Делать это возможно только с использованием современных эффективных управленческих инструментов.

Вопросы оптимизации материального снабжения занимают важное место в деятельности любого предприятия, так как от успешного их решения зависит эффективность предприятия в целом и успешное выполнение производственных планов. Поэтому в современных условиях особое внимание следует уделить оптимизации материального снабжения и разработке концепции оптимизации системы материально-технического обеспечения крупной компании, состоящей из головной компании и большого количества дочерних предприятий при централизованном управлении, учитывая вопросы взаимодействия не только с внешними контрагентами, между производителями и поставщиками, но также процессы взаимодействия между головной компанией и дочерними предприятиями. При этом на первый план выходит важность создания единой системы управления нормативно-справочной информацией (НСИ) и взаимодействие с централизованной системой управления НСИ, а также контроль качества данных НСИ.

Рассмотрим практический механизм оптимального централизованного управления закупками дочерних предприятий государственной корпорации для качественного, своевременного и эффективного выполнения работ по нормализации и классификации данных нормативно-справочной системы.

Как правило, справочникам, использующимся в современных крупных корпорациях, присуще использование несвязанных и разрозненных локальных данных для решения прикладных задач. Другой проблемой является недостаточность или отсутствие необходимой информации. Нередко приходится сталкиваться с наличием дублирования информации в справочниках, некорректными и неполными данными, недостаточной регламентацией, отсутствием эффективной технологии и методологии.

В результате корпорации несут финансовые потери из-за невозможности оперативного автоматизированного контроля и анализа производственных процессов и своевременного формирования корректирующих управляющих воздействий на производственные процессы.

Кроме того, увеличиваются расходы на поддержание каждой локальной информационной системы и обеспечение информационных стыковок между системами. Решением этих проблем является внедрение единой системы управления нормативно-справочной информацией и единой системы классификации и кодирования информации корпорации.

Цели проекта представлены на рис. 1.

Примечание. МТР - материально-технические ресурсы; ГШР - планово-предупредительный ремонт; ТОРО - техническое обслуживание и ремонт оборудования.

Источник: авторская разработка

Дочерние предприятия сообщают корпорации свои потребности в материально-технических ресурсах (МТР). Корпорация в рамках контура своей ответственности проводит контроль и мониторинг поставок, управление качеством услуг и предоставляет отчетность, а также осуществляет заявочную кампанию, закупку и транспортировку ресурсов.

Таким образом, в число основных функций по централизации снабжения дочерних предприятий корпорации входят отработка годовых и квартальных заявок на закупку МТР, анализ поставщиков и заключение договоров на поставку, транспортировка МТР, мониторинг и управление качеством услуг.

Основные задачи проекта представлены на рис. 2.

Примечание. СУОД - система управления основными данными; НД - нормативные документы.

Источник: авторская разработка

При обработке заявки к ним относятся классификация и заполнение атрибутов, включая определение класса и нормализацию наименования согласно утвержденной методике, а также проверка и анализ ссылок на нормативные документы. После классификации и нормализации происходит утверждение или отклонение заявки.

Процесс взаимодействия с централизованной системой управления НСИ представлен на рис. 3.

Источник: авторская разработка

Пользователь на основе поиска и анализа корпоративной информационной системы, включающей справочники МТР и контрагентов, формирует запрос на внесение изменений или дополнений в единый справочник.

Эксперт, используя методики и регламенты, при обработке запроса производит изменение единого справочника на основании запроса и классификации данных. В результате такого изменения происходит интеграция корпоративных информационных систем и единой системы управления НСИ.

Учитывая важность принятия решения об утверждении либо отклонении заявки, можно сделать вывод, что основой концепции проекта является контроль качества данных НСИ (рис. 4).

Примечание. ФНД - фонд нормативной документации; МТР - материально-технические ресурсы; НД - нормативные документы; СУОД - система управления основными данными; НСИ - нормативно-справочная информация.

Источник: авторская разработка

Контроль качества данных НСИ кроме классификации, нормализации и заполнения атрибутов должен включать поиск дублей, приведение записей к унифицированному виду, а также в обязательном порядке актуализацию фонда нормативной документации, классификатора и атрибутов в классе.

Корректность и актуальность данных при формировании нормативно-справочной базы обеспечивается использованием как корпоративных, так и общероссийских нормативных документов, в том числе общероссийских и ведомственных классификаторов, стандартов, корпоративных правил, методов и положений, а также нормативных актов Российской Федерации (рис. 5).

Примечание. НСИ - нормативно-справочная информация; МТР - материально-технические ресурсы; ОКП - Общероссийский классификатор продукции; ОКДП - Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг; ОКФС - Общероссийский классификатор форм собственности; ОКОПФ - Общероссийский классификатор организационно-правовых форм; ОКАТО - Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления; ОКОНХ - Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства; ОКСМ - Общероссийский классификатор стран мира; ОКОГУ — Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления.

Источник: авторская разработка

Основной целью проекта является создание единого справочника корпорации. Проект выполняется в несколько этапов. На начальном этапе справочник материалов обрабатывается и внедряется в промышленную эксплуатацию. Затем справочник материалов интегрируется с соответствующими справочниками дочерних предприятий. Наконец, на заключительном этапе решение тиражируется на все предприятия корпорации.

Справочник корпорации состоит из локальных и корпоративных справочников. Локальные справочники - это справочник материалов, справочник контрагентов, справочник банков и др. Корпоративными справочниками являются, например, справочник бюджетных статей и единый план счетов.

Для иллюстрации плана работ по проекту традиционно используется диаграмма Ганта (рис. 6), которая является одним из методов планирования проектов. Диаграмма Ганта позволяет проводить контроль выполнения поставленных задач, а также наглядно отображать необходимость оптимизации и синхронизации последовательности в выполнении различных работ по проекту.

Источник: авторская разработка

Описанная процедура оптимизации управления закупками дочерних предприятий с использованием компьютерных технологий была с успехом использована в нескольких государственных корпорациях. Внедрение единой автоматизированной системы снабжения позволило сократить издержки, уменьшить себестоимость закупаемых материалов, устранить излишки складских запасов и неликвидов, а также повысить качество обслуживания заявок.

Кроме того, в результате внедрения единой автоматизированной системы снабжения улучшилось обеспечение специалистов и руководства актуальной и достоверной информацией, а также повысилась степень обоснованности и прозрачности принимаемых бизнес-решений.

В качестве основных достигнутых проектных результатов следует отметить разработку необходимой документации, включая утвержденную методику, нормализацию и классификацию данных, использование алгоритма для кодирования свойств и значений материально-технических ресурсов, создание справочника материалов на основе Общероссийского классификатора продукции и с использованием Общероссийского классификатора единиц измерения.

Кроме того, система позволяет расширять использующийся классификатор, а также дорабатывать и совершенствовать функциональность, например, используя автоматизацию при обработке заявок.

Реализация задач проекта по обеспечению оптимального централизованного управления закупками позволит проводить управление логистикой (включая регистрацию заявок потребителей, поиск поставщика и обработку спецификаций, контроль и мониторинг поставок заявленных материально-технических ресурсов), осуществлять бухгалтерский и налоговый учет (включая учет товаров и сопутствующих услуг, учет движения денежных средств, учет расчетов с контрагентами, учет расчетов с персоналом, учет налогов и сборов и забалансовый учет); управление финансами и персоналом (включая бюджетирование и планирование, управление оборотным капиталом и кредитным портфелем, ведение штатного расписания, администрирование персонала и расчет заработной платы), а также документооборот (включая учет договоров и документационное обеспечение деятельности предприятия).

Эффект при использовании системы мониторинга материально-технического обеспечения заключается в получении оперативной информации о состоянии заявки, соблюдении или нарушении регламентированных сроков, возможности попозиционного контроля исполнения поставок без необходимости лично связываться с менеджером, ответственным за поставку, возможности получить статистику по заявке в целом, возможности просмотра бумажного оригинала спецификации, а также в получении отчетов в привычном формате Excel.

Список литературы

1. Brooks F.P. No Silver Bullet: Essence and Accidents of Software Engineering. IEEE Computer, 1987, vol. 20, no. 4, pp. 10-19.

2. Брукс Ф. Мифический человеко-месяц или Как создаются программные системы. М.: Символ-Плюс, 2010. 304 с.

3. Лайеонс К., Джиллингем М. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок. М.: ИНФРА-М, 2005. 798 с.

4. ЛинжерсМ.Р., ФиронХ.Е. Управление снабжением и запасами. СПб.: Виктория плюс, 2002. 768 с.

5. Кузинс П., Ламминг Р., Лоусон Б., Сквир Б. Стратегическое управление цепочками поставок. М.: Дело и сервис, 2010. 302 с.

6. Смирнова Е.А. Управление цепями поставок. СПб.: СПбГУЭФ, 2009. 120 с.

7. Кнутов А.В., Маслова Н.С. Госзакупки в России, Белоруссии и Казахстане: сравнительный анализ правового регулирования // Госзаказ: управление, размещение, обеспечение. 2010. № 19. C.124-135.

8. Малочко В., Уислон Т. и др. Международный прокьюремент. М.: Международный учебный центр МОТ, 2003. 458 с.

9. Федорович В.А., Патрон А.П., Заварухин В.П. США: Федеральная контрактная система: механизм регулирования государственного хозяйствования. М.: Наука, 2010. 1055 с.

10. Albano G.L., Sparro M. Flexible Strategies for Centralized Public Procurement. Review of Economics and Institutions, 2010, no. 1(2), pp. 1-32. doi: 10.5202/rei.v1i2.4

11. Маслова Н.С., Кузнецова И.В. Оценка рисков как институт управления обеспечением государственных нужд // XII Международная научная конференция по проблемам развития экономики и общества. В четырех книгах. Книга 1. М.: НИУ ВШЭ, 2012. C. 482-490.

12. Пангин Д.В. Более половины электронных аукционов проходит без конкуренции. ФКС проблемы не решит // Госзаказ: управление, размещение, обеспечение. 2012. № 30. C. 28-29.

13. Смирнов В.И. Проект ФКС: опять на обочине стандарта закупок // Госзаказ: управление, размещение, обеспечение. 2012. № 30. C. 24-27.

14. Brammer S., Walker H. Sustainable Procurement Practices in the Public Sector: An international comparative study. Working Paper Series 2007-16. University of Bath: School of Management, 2007.

15. Callender G., McGuire J. A Tale of Two Cities in the Search for the Perfect Procurement System. In: Challenges in Public Procurement: An International Perspective. Boca Raton, PrAcademics Press, 2005, pp.101-125.

16. McCue C.P., Gianakis G.A. Public Purchasing: Who's Minding the Store? Journal of Public Procurement, 2001, vol. 1, iss. 1, pp. 71-95.

17. Гулько Д.Е. B2B: Корпоративные системы электронного снабжения в нефтегазовой отрасли // PC Week/RE. 2002. № 7. URL: http://www.pcweek.ru/themes/detail.php?ID=60789&THEME_ID=13963.

18. Гулько Д.Е. B2B: Промышленность движется к Hi-Tech // PC Week/RE. 2001. № 10. URL: http://www.pcweek.ru/business/article/detail.php?ID=57276.

19. Сухорукова И.В., Лихачев Г.Г. Оптимизация централизованного управления закупками дочерних предприятий государственной корпорации // Оралдыц гылым жаршысы. 2014. № 49. С. 25-28.