Особенности учета денежных средств при использовании онлайн-кассы

Т.В. Завьялова,
кандидат экономических наук,
доцент кафедры финансов и бухгалтерского учета.
Саранский кооперативный институт (филиал)
Российского университета кооперации. Россия. Саранск
Т.В. Булычева
кандидат экономических наук,
доцент кафедры финансов и бухгалтерского учета.
Саранский кооперативный институт (филиал)
Российского университета кооперации. Россия. Саранск
Вестник Российского университета кооперации
№4 (38) 2019

Управление денежными средствами неотделимо от четкого и оперативного бухгалтерского учета, что позволяет осуществлять контроль за сохранностью денежных средств, денежных поступлений и платежей, а также за состоянием расчетных операций. Правильная организация бухгалтерского учета и документооборота денежных и расчетных операций непосредственно влияет на состояние бухгалтерского учета организации как важнейший фактор их составления и развития. Эффективное управление денежными средствами обеспечивает финансовую стабильность предприятия в процессе его развития, темпы которого во многом определяются взаимосвязью различных видов потоков денежных средств по объемам и по времени.

Реформирование законодательства о кассах проводится с целью исключить серые схемы в бизнесе и повысить прозрачность финансовых операций. Для предпринимателей онлайн-кас- сы - дополнительные расходы, но они несут и пользу для бизнеса. Использование онлайн-касс дает следующие преимущества:

1. Прозрачность финансовой информации. Государство заинтересовано в белой бухгалтерии, поскольку нацелено контролировать продажи и получать налоги. Добросовестные предприниматели тоже выигрывают от прозрачности - им проще работать в условиях здоровой конкуренции, налоговая служба сокращает число проверок, потому что сразу получает отчет о продажах. Инспекторы проверяют бизнес только тогда, когда подозревают компанию в нарушениях.
2. Автоматизация бизнеса. С покупкой онлайн-кассы малые предприятия больше не ведут учет расходов и доходов в отдельном журнале или Excel, в кассовой программе это происходит автоматически. Поэтому владельцам бизнеса проще контролировать продавцов и исключать мошенничество.
3. Формирование отчетов о продажах. Кассовые программы и сопутствующие онлайн-сервисы умеют собирать и анализировать полезную информацию: выручку, средний чек, эффективность продавцов. Бизнесмен открывает раздел аналитики и видит, какие позиции приносят наибольший доход, сколько товаров остается на складе. Это помогает принимать решения о развитии бизнеса.

Онлайн-касса по своей сути является комбинацией обыкновенного кассового аппарата с фискальным накопителем, работающего со специально разработанным программным управлением и имеющего непосредственный выход в Интернет для передачи данных в налоговую службу. Онлайн-касса - это устройство, состоящее из программной и технической части. Техническая часть содержит фискальныйрегистратор, память, принтер чеков и компьютерную часть. Программная часть подразумевает под собой кассовую программу и ее функционал.

В 2019 г. онлайн-кассы поставили те, кто этого еще не сделал, т.е. организации и индивидуальные предприниматели, которые оказывают услуги, выполняют работы и до сих пор работают без кассы. Динамика перехода предприятий на использование онлайн-кассы представлена в табл. 1 [2].

Онлайн-кассы до 1 июля 2021 г. могут не ставить индивидуальные предприниматели без наемных работников, если они выполняют одно из трех условий [1]:

• продают товары собственного производства, например домашние торты;
• выполняют работы, например ремонтируют технику;
• оказывают услуги, например обслуживают оргтехнику.

Эти категории предпринимателей смогут платить налоги как самозанятые. Сейчас этот налоговый режим действует в пилотном режиме в четырех регионах.

В бухгалтерском учете денежные средства отражаются с использованием стандартных счетов учета денежных средств. Наиболее часто используемые корреспонденции счетов по кассе приведены ниже [3].

Поступление денежных средств:

• Д-т 50 «Касса» К-т 51 «Расчетные счета» - с расчетного счета оприходованы денежные средства в кассу организации;
• Д-т 50 «Касса» К-т 90.1 «Продажи», субсчет «Выручка»;
• Д-т 50 «Касса» К-т 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» - в кассу поступили средства по краткосрочному кредиту;
• Д-т 50 «Касса» К-т 75 «Расчеты с учредителями» - учредители сделали взнос в уставный капитал наличными.

Расходование денежных средств:

• Д-т 51«Расчетные счета» К-т 50 «Касса» - сумма денежных средств сверх лимита сдана в банк на расчетный счет;
• Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда К-т 50 «Касса» - выдана наличными зарплата из кассы;
• Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К-т 50 - выдача наличных из кассы подотчетному лицу;
• Д-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками 50 «Касса» - наличными уплачено поставщику за товар, услуги (уплачен аванс);
• Д-т 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;
• К-т 50 «Касса» - погашен наличными краткосрочный кредит;
• Д-т 75«Расчеты с учредителями» К-т 50 «Касса» - дивиденды выплачены наличными.

Таблица 1. Переход юридических лиц на онлайн-кассы

С 1 июля 2019 г. завершается последний этап внедрения в систему наличных расчетов онлайн-касс. Следует отметить, что при использовании онлайн-кассы бухгалтерские записи будут иметь ряд особенностей:

1. Механизм учета выручки. Д-т 50 «Касса» 90-1 «Выручка - выручка с розничной торговли. Если выручка от определенного контрагента, используют Кт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», а затем делают запись Д-т 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» К-т 90-1 «Выручка». При расчетах картой вместо счета 50 «Касса» используется счет 57 «Переводы в пути». В данном случае средства за товар внесены, но считаются еще не поступившими на счет фирмы.

2. Оприходование товаров и их оплата (возврат товара покупателем). Д-т 41 «Товары» К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» К-т 50 «Касса» (или 51 «Расчетные счета») - от покупателя принят товар, и ему возвращены деньги; дебет и кредит формируются с учетом рабочего плана счетов фирмы. Здесь необходимо еще сторнировать записи Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» К-т 90-1 «Выручка» и Д-т 90-2 «Себестоимость» К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», т.е. откорректировать выручку и стоимость проданного товара.

3. Формирование бухгалтерских записей по расходу и возврату. Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» К-т 50 «Касса» и обратная проводка Д-т 50 «Касса» К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» применяются для различных расходных и приходных операций. Вместо 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» может применяться счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Отметим, что расход и возврат могут осуществляться, помимо кассы, и на расчетный счет (51 «Расчетные счета»), и на карту (57 «Переводы в пути»).

4. На сегодняшний день отсутствует необходимость в ведении актов КМ1-КМ3, КМ9 (о переводе показаний денежных счетчиков на нули, о снятии показаний счетчиков при передаче кассы в ремонт, о возврате денег, о проверке наличных); журналов КМ4, КМ5, КМ8 (кассира-операциониста, регистрации показаний счетчиков, учета вызовов тех. специалистов); отчетов-справок КМ6, КМ7 (кассира-операциониста, о показаниях счетчиков и выручке). При этом следует формировать отчеты об открытии (закрытии) смены; отчет о закрытии фискального накопителя; кассовый коррекционный чек; подтверждение оператора и др. Наличная выручка приходуется по операционной кассе оформлением приходного кассового ордера на основании отчета о закрытии смены [4].

Контрольно-кассовая техника, в том числе онлайн-кассы, применяются при осуществлении наличных денежных расчетов, а также расчетов с использованием электронных средств платежа. Данное обстоятельство обуславливает необходимость использовать для учета денежных средств от продажи через контрольно- кассовую технику следующих основных счетов бухгалтерского учета (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н) [5]:

• счет 50 «Касса»;
• счет 57 «Переводы в пути».

Представим основные бухгалтерские записи по учету факта расчетов по онлайн-кассе (табл. 2).

Таблица 2. Бухгалтерские записи по учету расчетов по онлайн-кассе

Если необходимо вести аналитический учет в разрезе покупателей, поступление денежных средств может отражаться не напрямую со счета 90 «Продажи», а с кредита счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Порядок бухгалтерского учета операций с использованием платежных карт мы рассматривали в нашей консультации. Учет этих операций при использовании онлайн-касс не меняется. В целом можно сказать, что применение для расчетов онлайн-касс не изменяет общего порядка учета денежных средств по расчетам с покупателями и заказчиками. Единствен- ные отличия могут касаться документального оформления расчетов.

Кассовая дисциплина предполагает соблюдение правил проведения наличных расчетов, в том числе и определение лимита кассы. Компания самостоятельно устанавливает порядок расчета лимита кассы. Есть два варианта: на основе выручки организации или объема выдачи наличных. Первый способ основан на показателях фактической или планируемой выручки организации. Он подойдет скорее тем, кто продает товары или оказывает услуги за наличный расчет. В этом случае формула лимита кассы будет выглядеть следующим образом:

Лимит = Выручка / Расчетный период * Дни.

Расчетный период составляет не более 92 рабочих дней компании. Выбирать его можно произвольно, учитывая, например, сезонность или «пиковые» поступления прошлых лет. Дни - это число рабочих дней между датами сдачи денег в банк, продолжительность этого периода должна быть не более 7 дней, а в местностях, где нет банка, не более 14.

Например, в IV квартале в кассу ООО «Старт» поступило:

• в октябре - 130 500 руб.;
• в ноябре - 345 000 руб.;
• в декабре - 146 900 руб.

Деньги сдаются в банк ежедневно. Рассчитываем лимит кассы на 2019 г., он будет выглядеть следующим образом: (130 500 руб. + 345 000 руб. + 146 900 руб.) / (22 дня + 20 дней + 21 день) х 1 = 9879,4 руб.

Полученную цифру следует округлить до целых рублей. Таким образом, лимит кассы ООО «Старт» на 2019 г. составит 9879 руб.

Второй способ подойдет тем, кто в основном пользуется наличными деньгами для оплаты покупок или услуг. Формула лимита кассы будет основана на объеме выдачи наличных денежных средств:

Лимит = Выдача / Расчетный период * Дни.

Например, ООО «Старт» в IV квартале 2019 г. выдало сотрудникам подотчет на оплату хозяйственных товаров:

• в октябре - 30 000 руб.;
• в ноябре - 45 000 руб.;
• в декабре - 60 000 руб.

Деньги снимали с расчетного счета раз в 5 рабочих дней. Расчет лимита кассы будет выглядеть следующим образом:

(30 000 руб. + 45 000 руб. + 60 000 руб.) / (22 дня + 20 дней + 21 день) х 5 = 10 714,3 руб.

Округляем до целых рублей, получаем 10 714 руб.

Следует заметить, что, так как касса применяется не только в торговых организациях, но и там, где есть перемещение наличных, кассовая дисциплина касается всех юридических лиц [6]. Например, контрольно-кассовая техника нужна при выплате зарплаты, инкассации денег, возврате или выдаче заемных средств, получении или сдаче наличных в банк, расчетах с подотчетными лицами.

До 1 июля 2019 г. должны были перейти на онлайн-кассы предприниматели на ЕНВД и ПСН (патентная система налогообложения) без наемных сотрудников. Если было принято решение нанять работника до 1 июля 2019 г., то нужно установить кассу в течение месяца с того момента, как был подписан договор. При использовании онлайн-кассы юридические лица все равно должны заполнять приходные и расходные кассовые ордера, вести кассовую книгу и определять лимит кассы. Но некоторые документы можно не вести. Так, например, после установки онлайн-кассы уже не обязательно использовать журнал и справку кассира-операциониста [7].

В 2019 г. лимит кассы для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей можно не устанавливать. Всем индивидуальным предпринимателям также разрешается не применять приходные и расходные ордеры и кассовую книгу, т.е. кассовая дисциплина для них упрощена. Если организация отказалась от лимита кассы, нужно издать приказ о его отмене с обязательным указанием в документе, с какого числа меняется кассовый порядок.

Резюмируя вышеизложенное, следует отметить, что современная кассовая техника способна упростить работу не только представителям контролирующих органов, т.е. сотрудникам ФНС. Если более детально изучить воз- можности современных аппаратов, становится понятно, что их функционал в первую очередь направлен на облегчение предпринимательской деятельности и сокращение объемов работы для бухгалтеров:

• Для большинства предпринимателей регистрация нового оборудования позволит вести свою деятельность в рамках установленных законом требований.
• Применение новых аппаратов избавит от обязанности заполнять и предоставлять контролирующим органам документацию, соответствующую формам КМ-1 - КМ-9.
• Предприятия, которые в 2019 г. используют онлайн-кассы, налоговые инспекторы будут посещать только в случае сбоев в работе оборудования или проведения бизнесменами операций, вызывающих подозрения.
• Владельцы бизнеса с помощью современного оборудования могут отслеживать товарооборот, занятость сотрудников и другие показатели своего бизнеса в режиме онлайн, находясь при этом дома или на отдыхе.

Таким образом, благодаря деятельности разработчиков, функционал кассовых аппаратов с каждым годом расширяется. В 2019 г. онлайн-кассы, как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных компаний, стали отличным инструментом, позволяющим развивать бизнес и грамотно просчитывать стратегии для роста прибыли.

Список литературы

1. О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»: федер. закон от 06.06.2019 № 129- ФЗ. URL: http://www.consultant.ru (дата обращения: 09.10.2019).

2. О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации: федер. закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ (ред. от 26.07.2019). URL: https://legalacts.ru/doc (дата обращения: 09.10.2019).

3. Завьялова Т.В., Романова И.В., Гудожникова Е.В. Сравнительный анализ объектов бухгалтерского учета в отечественной и международной практике // Современные проблемы науки и образования. 2014. № 6.С. 458-465. URL: https://elibrary.ru (дата обращения: 10.10.2019).

4. Калинина Г.В., Лучкова И.В., Бакулина Г.Н. Учет денежных средств: учеб. пособие. Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2018. 148 c. URL: http://www.iprbookshop.ru (дата обращения: 09.10.2019).

5. Кустов А.П. Данные онлайн-касс стали предметом научных исследований. URL: https://cnews.ru (дата обращения: 20.11.2019).

6. Лавров А.П. Онлайн-кассы: алгоритм перехода и обзор изменений // Контур: электр. журнал. Вып. 37. URL: https://kontur.ru (дата обращения: 20.11.2019).

7. Финансовый учет: учебник / под ред. В.Г. Гетьмана. 6-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРАМ, 2017. 622 с. URL: http://znanium.com (дата обращения: 10.10.2019).