Платежный календарь как метод контроля расхода денежных средств в организации

Минина А. Л.,
Иванова М. А.
Beneficium
№1 (26) 2018

В современных условиях хозяйствования коммерческие организации особо чувствительны к изменениям внешней среды; одна из важных задач их специалистов - обеспечить нулевую экономическую прибыль и вывести ее в положительный результат. К решению данной проблемы следует подходить комплексно, а именно совершенствовать не только планирование, но и учет и контроль расходов организации.

Процесс финансового планирования - один из важнейших в системе управления денежными средствами организации. Он позволяет оценить состояние финансов предприятия, выявить возможности умножения денежных средств и направления их наиболее эффективного использования.

В качестве плана поступления и расходования денежных средств составляется бюджет на предстоящий период, который заключает в себе лишь общую основу для управления финансами предприятия. За один месяц динамика денежных потоков организации может характеризоваться неоднородно. Эти недостатки помогает устранить оперативное управление денежными средствами [1].

Оперативным управлением финансами называется совокупность организационных, методических и технологических мероприятий, которые обеспечивают возможность управления текущими финансовыми операциями и финансовыми ресурсами предприятия в краткосрочной перспективе, как правило, ограничивающейся одним месяцем. Отличительной стороной оперативного управления от системы бюджетирования является то, что платежи в нем планируются в более детализированном виде, например, по контрагенту или назначению платежа, а также имеют большую детализацию периодов планирования.

Основной инструмент оперативного управления в финансовом менеджменте - платежный календарь. Платежный календарь выступает в качестве основного планового финансового документа, который обеспечивает ежедневное управление поступлением и расходованием денежных средств хозяйствующего субъекта. Порядок работы с платежным календарем изображен на рисунке 1.

Рис. 1. Алгоритм работы с платёжным календарём

Еще в советское время такие ученые как А.Д. Бренц, В.Е. Тищенко, А.В. Власов в своей работе, посвященной планированию на предприятиях, говорили о важности финансового планирования, необходимости оперативных финансовых планов. Для них наиболее приемлемой формой планирования является платежный календарь, разбитый подекадно. Это связано с тем, что большинство статей расходов, таких как заработная плата, отчисления на социальное страхование и платежи в бюджет, имеют установленные положениями сроки выплат и размеры платежей.

Срок составления платежного календаря определяют исходя из отраслевых особенностей и периодичности основных платежей. На практике платежный календарь может быть составлен на достаточно короткие промежутки времени, которые могут не превышать одного дня. В платежном календаре отражаются все расходы и поступления денежных средств организации как в наличной, так и безналичной форме.

Преимуществом платежного календаря перед бюджетом движения денежных средств является то, что почти все платежи прогнозируются на основе действующих договоров и первичных документов на оплату. Тогда как в бюджете планируются обобщенные поступления и расходы денежных средств, которые связаны с планами компании, следовательно, бюджет движения денежных средств формируется на более длительный период, от квартала до года.

Основной целью составления платежного календаря ставится сформировать график финансовых потоков на ближайший период так, чтобы гарантировать оплату всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.

Платежный календарь состоит из расходной части, отражающей все предстоящие расчеты и перечисления средств, и доходной части. Соотношение обеих частей платежного календаря должно обеспечивать их равенство, или, что еще лучше, превышение доходов и поступлений над расходами и отчислениями.

В форму платежного календаря рекомендуется включить следующие основные статьи и графы, предусмотреть ряд возможностей.

1. Остатки денежных средств на начало и конец отчетного периода. Здесь важностью обладает не только общий остаток денег, но и разделение остатка денежных средств по имеющимся расчетным счетам и кассам организации. Обладая такой информацией, можно быстро решить, с каких счетов и из какой кассы выделять средства на тот или иной платеж.
2. Статьи поступления и выбытия денежных средств - одна из основных частей платежного календаря. Статьи платежного календаря должны соответствовать статьям бюджета движения денежных средств, иначе возникнут сложности в контроле соблюдения бюджетных лимитов. Если есть необходимость, статьям платежного календаря придают большую детализацию с помощью подстатей.
3. Период и шаг планирования. Платежный календарь, в отличие от бюджета денежных средств, - инструмент управления краткосрочной ликвидностью компании. Поэтому на практике платежный календарь, как правило, составляется на месяц или квартал с разбивкой по дням или неделям соответственно. Чем выше детализация, тем больше возможностей у финансовой службы для предотвращения кассовых разрывов. Обычно в платежном календаре содержатся сведения только о предстоящих платежах, но при необходимости можно дополнить его и данными о фактическом движении денежных средств за прошлые периоды. Это позволит видеть динамику денежных потоков.
4. Бюджетные лимиты. Для того, чтобы с помощью платежного календаря было удобно контролировать лимиты по статьям бюджета денежных средств, нужно предусмотреть возможность план-фактного анализа.
5. Аналитика по статьям движения денежных средств. Какая аналитика будет открыта к статьям платежного календаря, полностью зависит от конкретной компании и информационных потребностей менеджмента.

При формировании данных платежного календаря финансовая служба тесно взаимодействует с бухгалтерией, поскольку в функции последней входит обеспечение сбора информации об операциях на денежных счетах, изменении в составе дебиторской и кредиторской задолженности.

Планирование расходной части платежного календаря начинается с составления заявки на расходование денежных средств уполномоченными сотрудниками подразделений компании на основе первичного документа; эта заявка утверждается руководителем подразделения, проверяется бюджетным контролером и вносится в платежный календарь.

Платежный календарь стоит вести ежедневно и в конце отчетного или в начале следующего дня изучать отклонения, выявлять и устранять их причины.

Любой платеж имеет две характерные особенности (черты): дата совершения платежа и его величина. Потребность в денежных средствах по платежам с фиксированной датой обеспечивается за счет формирования необходимого минимального их остатка. Обеспечение потребности по платежам с нефиксированной (подвижной) датой можно производить по схеме, представленной ниже.

Статьи расходов полностью покрываются при наличии свободных денежных средств. Если все статьи расходов на текущий день удовлетворены и имеется остаток денежных средств (свободные денежные средства), необходимо определить направления расходования данного остатка. Распределение свободного остатка денежных средств происходит с позиции погашения определенной статьи в полном объеме, в противном случае погашается статья с меньшей суммой. В случаях, когда в определенный момент времени свободных денежных средств недостаточно для покрытия статей расходов, формируется суммарная величина заемных средств.

Если средств на погашение платежей не хватает, следует классифицировать все платежи по срочности погашения, уровню штрафных санкций, размеру платежей и необходимости проведения этой оплаты в определенный день.

Приоритеты платежей можно разделить на три группы. Первоочередными платежами считаются те, несвоевременное осуществление которых может привести к ощутимым финансовым потерям. К таким платежам следует отнести налоговые отчисления, выплату заработной платы, выплаты кредитов и займов. Вторую очередь образуют платежи поставщикам ресурсов для основного производства. Третья очередь представлена платежами, просрочка которых окажет отрицательное воздействие на производственную деятельность и может причинить ущерб репутации организации в обозримой перспективе.

Принимая решение по очередности оплаты счетов с одинаковым приоритетом платежа, нужно руководствоваться датой исполнения платежа по договору. В первую очередь оплачиваются те счета, просрочка оплаты которых ведет к наибольшим штрафным санкциям.

Для более эффективного управления денежными потоками необходимо установить в платежном календаре лимиты, чтобы эффективно управлять расходами.

Большинство предприятий составляет и ведет платежный календарь с помощью электронных таблиц, таких, например, как «Microsoft Office Excel». Такой способ сумел зарекомендовать себя за многие годы, он предоставляет возможности базового финансового планирования, поскольку сильно зависит от «человеческого фактора». Продвинутым вариантом, позволяющим раскрыть весь потенциал платежного календаря, является составление и ведение его при помощи автоматизированной финансовой системы.

Составленный платежный календарь компании в специализированной программе, разработанной, например, на базе «1С: Предприятие», приобретает наиболее удобный вид плана движения денежных средств на конкретный период с необходимым уровнем детализации, которого достаточно для принятия решений по управлению движения денежными средствами [3].

Этот инструмент управления движением финансовых потоков при использовании характеризуется интерактивностью и возможностью настройки аналитики любого уровня в необходимом разрезе.

В автоматизированной системе существуют возможности перенесения запланированного платежа, что оперативно отразится на изменении плана поступлений и расходования денежных средств, и таким образом, даст пользователю наглядную картину ситуации по изменению денежных потоков предприятия.

Настраиваемые группировки инструмента предоставляют пользователю тот уровень детализации, который ему действительно необходим (от сводных оборотов по каждой заявке до детализированных).

Использование информации о неснижаемом остатке может быть эффективным механизмом накопления сумм на счете к определенной дате (например, для оплаты налогов или выплаты заработной платы).

Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план движения денежных средств, в котором отсутствуют кассовые разрывы.

С помощью платежного календаря можно обеспечить необходимый остаток денежных средств на счету и в кассе на определенную дату.

Платежный календарь, разрабатываемый на предприятии, позволяет решать следующие основные задачи:

• организацию учета стыковки по времени денежных поступлений и предстоящих расходов;
• формирование информации о положительных и отрицательных денежных потоках;
• ежедневную фиксацию изменений в информационной базе;
• оперативное обеспечение выполнения обязательств перед кредиторами;
• расчет потребности в краткосрочном кредитовании в случаях временной нестыковки денежных поступлений и обязательств, а также оперативное заимствование;
• обеспечение приоритетности платежей по критерию их влияния на конечные результаты ее финансовой деятельности;
• поддержание требуемого уровня абсолютной ликвидности компании.

При внедрении платежного календаря у руководства предприятия появляется возможность прогнозирования финансового состояния, повышается прозрачность процессов управления доходами и расходами, увеличиваются гибкость и обоснованность принимаемых решений, также оптимизируется кредитная политика, увеличиваются степень надежности и уровень доверия к компании со стороны кредиторов и инвесторов.

Литература

1. Бренц А.Д. Организация, планирование и управление на предприятиях транспорта и хранения нефти и газа: Учебник для вузов /А.Д. Бренц, В.Е. Тищенко, А.В. Власов и др.; под ред. А.Д. Бренца, В.Е. Тищенко. - М: Недра, 1980. - 360 с.

2. Гарифулин А.Ф. Платежный календарь как инструмент бюджетирования // Планово-экономический отдел. - 2012. - № 1.

3. Платежный календарь предприятия и график платежей в 1С с примерами [Электронный ресурс]. - URL: http://www. lcashflow.ru/platezhnyy-kalendar-reestr-platezhey -plan-dvizheniya-denezhnyh-sredstv (дата обращения: 28.01.2018).