О порядке выплаты и депонирования заработной платы

В.А. Терехова,
заслуженный работник высшей школы Российской Федерации,
доктор экономических наук, профессор
Финансовая академия при Правительстве Российской Федерации
Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии
№8 2009

В письме Минфина России от 02.04.2009 № 03-03-06/1/211 обобщена действующая практика и определены порядок, место и сроки выплаты заработной платы в соответствии со ст. 135 Трудового кодекса РФ, а также порядок ее депонирования.

В письме указано, что работодатель должен выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца, а конкретные дни выплаты устанавливаются внутренним трудовым распорядком, коллективным договором и действующим трудовым договором. При совпадении дня выдачи заработной платы с праздничным днем выплата должна производиться накануне.

В соответствии с трудовым договором работодатель имеет право осуществлять выплату заработной платы наличными или перечислять ее на счета работников в банке. При этом выплата наличных денежных сумм работникам должна производиться по месту работы на основе платежной ведомости (форма № Т-53 или расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49).

Заработная плата, не полученная работником в установленный срок, депонируется. Однако заработная плата, не выданная сотруднику в установленный срок по причине задержки выплаты, не является депонентом.

Следует отметить, что при перечислении заработной платы на счет сотрудника в банке у организации не возникает необходимости вести учет депонированных сумм, так как сотрудник получает начисленные суммы в установленный срок.

В соответствии с действующим порядком организации могут снимать наличные деньги для выплаты заработной платы либо со своего расчетного счета в банке, либо использовать для этого наличную кассовую выручку.

При первом варианте на выплату заработной платы даются три дня, включая день получения денег в банке. Исключением являются районы Крайнего Севера, где наличная валюта (денежные средства) хранится в кассе до пяти дней.

По окончании срока хранения в расчетно-платежной ведомости кассир ставит штамп или пишет от руки «депонировано» против фамилии лиц, не получивших заработной платы.

В конце расчетно-платежной ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченной и депонированной суммах и скрепляет надпись своей подписью.

Бухгалтерия проверяет правильность подсчета выданных и депонированных сумм. После этого депонированные суммы сдаются в банк и составляется расходный кассовый ордер.

Следует заметить, что организации могут хранить наличные деньги в кассе в пределах лимита, установленного банком. С этой целью организация представляет обслуживающему ее банку специальный расчет по форме № 0408020 на установление лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в ее кассу. При превышении лимита кассы излишние деньги необходимо сдать в банк.

При втором варианте денежные средства в кассе, которые организация использует для оплаты труда работников, продолжают оставаться наличной выручкой. Если сумма остатка денежных средств на конец дня превышает установленный лимит, то деньги необходимо внести на расчетный счет организаций, а потому трехдневный срок выдачи заработной платы не устанавливается. Иными словами, если в кассу поступила наличная выручка, оформлена платежная ведомость на выплату заработной платы, но некоторые сотрудники не смогли получить ее, то невыплаченная сумма депонируется.

Практически организации поступают следующим образом.

Платежные ведомости, по которым производилась выплата заработной платы, в конце рабочего дня закрываются, а не полученные сотрудниками суммы депонируются. Ведомости, по которым выплата не производилась, остаются в кассе до следующего дня и так до тех пор, пока все платежные ведомости не будут закрыты.

Учет депонированных сумм ведется на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам». Сумма депонированных средств отражается по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 76-4. При выплате депонентских сумм запись производится по дебету счета 76-4 и кредиту счетов учета денежных средств: 50 «Касса», если выдача производится из кассы, либо 51 «Расчетные счета», если депонированная заработная плата перечислена на счет сотрудника в банке.

Последовательность записей на счетах бухгалтерского учета при выплате депонированных сумм следующая:

• получены в банке деньги на оплату труда: Д-т сч. 50 «Касса»
  • К-т схп 51 «Расчетные счета»;
• выдана из кассы заработная плата:
  • Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
  • К-т сч. 50 «Касса»;
• депонирована заработная плата, не полученная сотрудниками:
  • Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
  • К-т сч. 76-4 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам»;
• внесена на расчетный счет депонированная заработная плата:
  • Д-т сч. 51 «Расчетные счета»
  • К-т сч. 50 «Касса»;
• выплачена сотрудникам депонированная заработная плата:
  • Д-т сч. 76-4 К-т сч. 50 «Касса».

В бухгалтерском балансе задолженность по оплате труда отражается в разд. V «Краткосрочные обязательства» по строке 622 «Задолженность перед персоналом организации», для заполнения которой используются данные о кредитовом сальдо по счету 70.

Информация о депонированной заработной плате отражается по строке 625 «Прочие кредиторы», для заполнения которой используются данные о кредитовом сальдо по счету 76-4.

Исковой срок получения депонированной заработной платы — 3 года с момента ее начисления (ст. 196 Гражданского кодекса РФ). По истечении этого срока кредиторская задолженность включается в состав прочих доходов организации, т.е. дебетуется счет 76-4 и кредитуется счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочиедоходы».

Следует отметить, что в письме Минфина России от 02.04.2009 № 03-03-06/1/211сказано о том, что для отдельных видов обязательств законодательством могут быть установлены специальные сроки исковой давности.

В частности, более короткий срок исковой давности установлен ст. 392 Трудового кодекса РФ, согласно которой работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спорта в течение трех месяцев со дня нарушения своего права. В отношении депонированной заработной платы необходимо исходить из этого специального срока, а кредиторскую задолженность по заработной плате следует включать во внереализационные доходы по истечении трех месяцев.

Если работодатель согласен оплатить депонент, то индивидуальный трудовой спор не имеет места. В противном случае работник может обратиться в суд, о чем сказано ранее.

Список литературы

1. Гражданский кодекс РФ (часть первая): Федеральный закон от 30.11.1994 № 51-ФЗ.

2. Письмо Минфина России от 02.04.2009 № 03-03-06/1/211.

3. Трудовой кодекс РФ: Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ.