Наличные расчеты с применением контрольно-кассовой техники и бланков строгой отчетности

М.Д. Акатьева,
кандидат экономических наук,
доцент кафедры экономики и менеджмента медиабизнеса
Московский государственный университет печати имени Ивана Федорова
Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии
№2 2014

Особенности применения контрольно-кассовой техники

Согласно Федеральному закону от 22.05.03 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон № 54-ФЗ) все организации и индивидуальные предприниматели при наличных денежных расчетах и расчетах по платежным картам при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг обязаны использовать контрольно-кассовую технику (ККТ).

С помощью ККТ контролируются полнота и своевременность отражения наличной выручки в бухгалтерской отчетности и исчисления налогов.

Приказом Минфина России от 10.03.2009 № 19н утвержден Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по регистрации в установленном порядке контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями.

Контрольно-кассовая техника должна быть зарегистрирована в территориальных налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика, а ККТ, применяемая обособленным подразделением, — в территориальном налоговом органе по месту нахождения обособленного подразделения.

Для регистрации ККТ необходимо представить в ИФНС России по месту своего учета:

• заявление о регистрации ККТ;
• паспорт ККТ, подлежащей регистрации;
• договор о технической поддержке, заключенный пользователем и поставщиком (или центром технического обслуживания) ККТ.

Инспектор ИФНС России регистрирует заявление и необходимые документы, ставит штамп территориального налогового органа на копии заявления о регистрации его принятия с указанием даты принятия, фамилии, имени и отчества специалиста, а также заверяет своей подписью и заносит данные в компьютерную базу данных территориального налогового органа и в информационную систему электронного оборота документов.

Возможен также и способ направления заявления по почте.

С завода-изготовителя ККТ поступает к пользователю в нефискальном режиме. Фискальный режим обеспечивает регистрацию сведений о работе кассовой машины в фискальной памяти.

После фискализации и подписания акта о переводе суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины ККТ регистрируется в книге учета и делается отметка в ее паспорте, заверенная печатью территориального налогового органа.

Одновременно с регистрацией выдается карточка регистрации ККТ.

В сфере применения ККТ законодательно предусмотрены два исключения.

Во-первых, организации и предприниматели, которые оказывают услуги населению, могут не применять ККТ в случае, когда они выдают покупателям бланки строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ), рассматриваемые далее.

Во-вторых, ККТ можно не применять при осуществлении видов деятельности, перечисленных в п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, например при продаже ценных бумаг, лотерейных билетов, газет и журналов, проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте и др.

Могут не применять ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт организации и индивидуальные предприниматели, переведенные на уплату ЕНВД согласно положениям гл. 26.3 Налогового кодекса РФ (НК РФ).

Освобождены от применения ККТ организации и предприниматели, осуществляющие различные виды розничной торговли (п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).

Внимание! Интернет-торговля в этом перечне отсутствует. И, следовательно, при продаже товаров за наличный расчет в виртуальном магазине использовать ККТ надо обязательно.

При реализации товаров, работ, услуг за наличный расчет без применения ККТ организации и предприниматели обязаны выдавать документы, подтверждающие прием денежных средств в качестве оплаты приобретенного товара, работы или услуги. Таким документом может быть товарный чек, квитанция и другой аналогичный документ.

Такой документ должен содержать следующие сведения:

• наименование документа;
• порядковый номер документа, дату его выдачи;
• наименование организации (фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя);
• идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ;
• наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);
• сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;
• должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

Товарный чек (квитанцию или иной аналогичный документ) продавец товаров, работ, услуг обязан выдавать в момент получения оплаты за реализованный товар, работу или услугу, но не во всех случаях, а только по требованию покупателя (клиента).

Статьей 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях установлена административная ответственность за:

• неприменение ККТ;
• применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям;
• применение ККТ с нарушением порядка и условий ее регистрации;
• отсутствие информации об изготовителе товаров или о продавце товаров (работ, услуг).

Контроль за выдачей товарных чеков по требованию покупателей (клиентов) осуществляют налоговые органы, налагающие штрафы на организации и предпринимателей, отказывающихся выдать товарные чеки (квитанции и другие аналогичные документы) покупателям, несмотря на их требования.

Платежные агенты, осуществляющие прием платежей физических лиц, кредитные организации и банковские платежные агенты обязаны применять ККТ в общеустановленном порядке.

Особенности вопроса в издательской деятельности. Наиболее распространенной формой договора при реализации издательской продукции является договор агентирования (комиссии) в связи с наличием фактора быстрого устаревания издательской продукции и нежеланием организаций-распространителей принимать на себя связанные с этим риски.

При заключении договора комиссии (агентирования) издательство, как принципал, поручает реализовать свою продукцию агенту — посреднику между издательством и покупателем. Агент берет на себя обязательство совершить по поручению принципала юридические или иные действия от своего имени, но за счет принципала, либо от имени и за счет принципала. Функции агента может выполнять книжный магазин, оптовая компания-дистрибьютер или другое издательство.

В соответствии с п. 1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, если комиссионер реализует товары (продукцию) организациям (индивидуальному предпринимателю) или населению за наличный расчет, он обязан использовать ККТ. Если же комиссионер передает комитенту полученные от покупателя за реализацию товаров (продукции) денежные средства (возможно за вычетом своего вознаграждения), ККТ применяться не должна, так как купля-продажа между ними не произошла.

В расчетах между комитентом и комиссионером ККТ используется только при уплате комитентом вознаграждения комиссионеру наличными денежными средствами за оказанные услуги.

Использование при наличных расчетах бланков строгой отчетности

Организации и индивидуальные предприниматели, которые оказывают услуги непосредственно населению, могут не использовать ККТ при условии обязательной выдачи покупателям бланков строгой отчетности.

Вместо ККТ бланки строгой отчетности могут использоваться только при оказании услуг населению, т.е. физическим лицам. Если наличная оплата производится от имени покупателя — юридического лица, то при продаже товаров (работ, услуг) применение ККТ обязательно.

Обязательным условием, позволяющим вместо ККТ использовать бланки строгой отчетности, является наличие утвержденного Минфином России бланка строгой отчетности для данного конкретного вида услуг. Самостоятельно разрабатывать бланки строгой отчетности ни организация, ни индивидуальный предприниматель не имеют права.

Порядок утверждения форм бланков строгой отчетности, а также порядок их учета, хранения и уничтожения должны быть разработаны и установлены Правительством РФ.

Важно! Услуги, оказываемые компанией, должны быть предусмотрены Общероссийским классификатором услуг населению ОК 002-93 (ОКУН), утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 28.06.1993 № 163.

Этот момент является в настоящее время принципиальным, так как еще недавно перечень услуг, поименованных в ОКУН, не являлся исчерпывающим, и отсутствие услуги в ОКУН не означало безусловности применения ККТ.

В настоящее время по вопросу отнесения деятельности к услугам населению, предусмотренным ОКУН, необходимо обращаться в Росстандарт.

Минфином России установлено более 200 форм бланков строгой отчетности. Формы бланков строгой отчетности содержатся в различных нормативных правовых актах Минфина России.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» документы, которые оформляются на бланках строгой отчетности, приравниваются к кассовому чеку. Именно поэтому при выдаче подобного документа организация может не применять контрольно-кассовую технику.

На бланках строгой отчетности оформляются:

• квитанции;
• билеты;
• проездные документы;
• талоны;
• путевки;
• абонементы;
• другие документы, приравненные к кассовым чекам.

Утверждают формы бланков строгой отчетности федеральные органы исполнительной власти, если они наделены такими полномочиями.

Согласно постановлению Правительства РФ № 359 бланки строгой отчетности можно изготавливать как типографским способом, так и формировать с использованием автоматизированных систем.

Если бланк изготавливается типографским способом, на нем должны быть указаны сведения об изготовителе бланка:

• сокращенное наименование;
• ИНН;
• место нахождения;
• номер заказа;
• год его выполнения;
• тираж.

Кроме того, необходимо указать серию и номер бланка строгой отчетности.

Формировать бланки строгой отчетности автоматизированным способом можно только при выполнении следующих условий.

Во-первых, автоматизированная система, с помощью которой изготавливаются бланки строгой отчетности, должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет.

Во-вторых, при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированная система должна сохранять номер и серию бланка.

По требованию налоговых органов налогоплательщики обязаны представлять информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах.

Документ, оформленный на бланке строгой отчетности, должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа, шестизначный номер и серию;
• наименование и организационно-правовую форму для организации;
• фамилию, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя;
• место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица — иного органа или лица, имеющих права действовать от имени юридического лица без доверенности);
• идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
• вид услуги;
• стоимость услуги в денежном выражении;
• размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
• дату осуществления расчета и составления документа;
• должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личную подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
• иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Порядок приема, учета, хранения и заполнения бланков строгой отчетности, изготовленных типографским способом

Сотрудник, с которым заключен договор о материальной ответственности, осуществляет прием бланков в присутствии специальной комиссии. Члены комиссии назначаются приказом руководителя организации. Сотрудник проверяет количество, серию и номер бланков, а также сопроводительные документы на бланки строгой отчетности. По результатам приемки он составляет акт, который утверждает руководитель организации. На основании акта полученные бланки принимаются на учет.

Затраты на приобретение бланков строгой отчетности организации относят к расходам, осуществление которых связано с оказанием услуг.

В бухгалтерском учете данные расходы отражаются как расходы организации по обычным видам деятельности.

Для обобщения информации о наличии и движении бланков строгой отчетности, находящихся на хранении и выдаваемых под отчет, используется забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности».

Приобретение бланков строгой отчетности (в том числе подотчетными лицами) отражается по дебету счета 006 в условной оценке. При этом бланки, имеющие номинальную стоимость (например, билеты, талоны и абонементы), учитываются по данной стоимости. При передаче бланков работнику, ответственному за их оформление, номинальная стоимость бланков списывается со счета 006.

Аналитический учет ведется по каждому виду бланка строгой отчетности и местам их хранения.

Пример. Открытое акционерное общество «Аналитик» заказало в типографии 10 000 бланков строгой отчетности «Квитанция на оплату аналитических услуг». Стоимость заказа составила 11 800 руб. В начале июня 2014 г. заказ был выполнен.

За месяц организация израсходовала все бланки строгой отчетности.

В бухгалтерском учете ОАО «Аналитик» были сделаны следующие записи:

• Д-т сч. 10 «Материалы» К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 10 000 руб. — отражена стоимость приобретенных бланков строгой отчетности;
• Д-т сч. 006 «Бланки строгой отчетности» — 10 000 руб. — приняты к учету бланки строгой отчетности;
• Д-т сч. 19 «Налог на добавленную стоимость» К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 1 800 руб. — выделена сумма НДС;
• Д-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС» К-т сч. 19 «Налог на добавленную стоимость» — 1 800 руб. — сумма «входного» НДС предъявлена к налоговому вычету;
• Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы» К-т сч. 10 «Материалы» — 10 000 руб. — бланки строгой отчетности переданы в использование;
• К-т сч. 006 «Бланки строгой отчетности» — 10 000 руб. — списаны использованные бланки строгой отчетности.

Расходы на приобретение бланков строгой отчетности учитываются при расчете налога на прибыль (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). Причем включать в состав расходов текущего периода стоимость приобретенных бланков строгой отчетности следует при выдаче в производство, а не по мере их использования в ходе хозяйственной деятельности.

Хранить бланки строгой отчетности следует в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных помещениях. При этом в организации должны быть созданы условия, которые исключают порчу и хищение указанных бланков. После окончания рабочего дня место хранения бланков следует опечатывать или опломбировывать.

Учет бланков строгой отчетности, изготовленных типографским способом, ведут по их наименованиям, сериям и номерам. Для учета используется специальная книга учета бланков строгой отчетности. Иные организации могут разработать форму книги учета бланков строгой отчетности самостоятельно.

Листы книги учета бланков строгой отчетности должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером организации. Подписи должностных лиц заверяются печатью организации.

Общее замечание. Выдача покупателям кассовых чеков, пробитых ранее чем за 5 мин до реального времени наличного платежа или расчета с использованием платежных карт, а также и копий таких документов не допускается.

Штрафы, налагаемые на нарушителей указанных вопросов, составляют:

• для компаний — от 30 до 40 тыс. руб.;
• для должностных лиц — от 3 до 4 тыс. руб.;
• для граждан — от 1,5 до 2 тыс. руб.

Список литературы

1. Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по регистрации в установленном порядке контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством Российской Федерации: приказ Минфина России от 10.03.2009 № 19Н.

2. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) от 30.12.2001 № 195-ФЗ (действующая редакция от 23.03.2014).

3. Налоговый кодекс РФ (часть первая): Федеральный закон от 31.07.1998 № 146-ФЗ.

4. Никандрова Л.К. Бухгалтерский финансовый учет в полиграфии: учебник / Л.К. Никандрова, М.Д. Акатьева, Моск. гос. университет печати. М.: МГУП, 2010.

5. О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении налоговых денежных расчетов и (или) расчетов с использованием пластиковых карт: Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

6. Общероссийский классификатор услуг населению: постановление Госстандарта РФ от 28.06.1993 № 163.

7. О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники: постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359.