Учет расчетов с подотчетными лицами

Костева Н.Н.
к.э.н., доцент, Кафедра бухгалтерского учета, анализа и аудита
Воронежский государственный аграрный университет
им. императора Петра I (ВГАУ), г. Воронеж, Россия
Татаринова Е.В.
Студент, Воронежский государственный аграрный университет
им. императора Петра I (ВГАУ), г. Воронеж, Россия
Устимова Е.А.
Студент Воронежский государственный аграрный университет
им. императора Петра I (ВГАУ), г. Воронеж, Россия
Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ
№14 2019

Рассмотрим определение «служебная командировка» - это выезд сотрудника по поручению работодателя в место прикомандирования (отличное от места постоянной работы) для выполнения специальных задач в интересах организации.

Необходимо отметить, что под «местом постоянной работы» понимается местонахождение организации, а также ее филиалы или представительства, при условии предопределения работы в них трудовым договором.

В ситуации отправления работника в филиал, представительство, находящиеся вне места постоянной работы, данный выезд, определенный работодателем, также является командировкой.

Если работа носит разъездной характер, совершается в пути, такая поездка не считается служебной командировкой, так как передвижение является ее спецификой, что также прописывается в трудовом договоре. К работникам таких сфер деятельности можно отнести: работников

почтовых вагонов, проводников пассажирских поездов, стюардесс, курьеров и т.д.

К командировкам не относятся нетрудовые отношения, поэтому исходя из целей организации, вклада командированного сотрудника предусмотрены гарантии и компенсации, которые определены Трудовым Кодексом РФ.

Сотруднику обязаны покрывать расходы, связанные с командировкой, помимо ежемесячной оплаты труда, за счет бюджета организации, по распоряжению работодателя.

В ст. 168 Трудового Кодекса РФ к таким расходам относят: расходы на передвижение, расходы по найму жилого помещения, также другие расходы, относящиеся к бытовым нуждам, и расходы, согласованные с работодателем.

Заметим, что из-за отсутствия конкретики в ст. 168 ТК РФ, организация сама определяет порядок возмещения расходов, которые отражаются в положениях о командировках или в коллективных договорах.

Учет расчетов с подотчетными лицами. Служебная командировка.

После возвращения из командировки, работник в течении трех суток (при условии, что командировка проходила на территории Российской Федерации, а если за пределом РФ, то в течение 10-ти суток) обязан отчитаться перед бухгалтерией организации о расходах, произведенных в командировке, в соответствии с унифицированной формой № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Вышеуказанный документ служит базой для списания дебиторской задолженности и, первостепенно значимо, признания расходов организации.

Авансовый отчет содержит в себе следующие позиции: каждодневные расходы (суточные), расходы на съем жилого помещения, на проезд к месту командировки и обратно, а также иные расходы, произведенные сотрудником с ведома работодателя.

Повторная выдача наличных денежных средств под отчет сотруднику производится только при выполнении данного условия - полный отчет работника (подотчетного лица) по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных средств одним сотрудником другому недопустима.

В таблице 1 приведены основные данные по возмещению командировочных расходов для федеральных государственных учреждений.

Таблица 1. Размеры возмещения командировочных расходов

Выдача аванса командируемому сотруднику в случае направления в командировку.

При отправлении в командировку сотрудник организации получает денежный аванс для оплаты проезда до места командировки и обратно, на аренду жилого помещения, а также другие расходы, связанные с бытовыми нуждами.

К способам получения аванса относят:

• наличными из кассы;
• специальная банковская карта, выделенная для денежных операций работодателей и работников, в соответствии с разд. 5 Правил № 10н.

3) на банковскую карту работника, в порядке указанном в Письме Минфина РФ № 02-03-10/37209, Казначейства РФ № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013.

Расходы обрабатываются на счете №71 «Расчеты с подотчетными лицами», исходя из Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденным Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н. Аналитический учет ведется по каждой сумме отчета.

Примеры расчета командировочных:

Пример 1:

Фактический учет количества дней, проведенных работником в командировке, можно определить по проездным документам лица, которому предоставлялась командировка, по его возвращении.

При направлении в командировку в другие государства-участники Независимых Государств, на основании соглашений об упрощенном порядке пересечения государственных границ (не требуется отметка от пограничных органов), дата пересечения определяется по командировочным билетам на проезд.

Если сотрудник использует в качестве передвижения к месту командировки личный транспорт, фактический срок пребывания определяется по служебной записке, а также по документам, удостоверяющим действительное использование личного транспорта к месту прикомандирования. К таким документам относятся накладные, счета, квитанции, а также кассовые чеки.

Необходимые данные о командировке содержит в себе служебная записка, которая оформляется в соответствии с ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Служебная записка обязательно должна содержать в себе следующие реквизиты:

• наименование и дата составления документа;
• название организации;
• содержание хозяйственной операции;
• количество дней поездки;
• время и место отправления и прибытия;
• подпись работника с расшифровкой, дата подписания.

Пример 2:

1. Определение фактически отработанных дней в расчетном периоде.

Расчетный период - 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки.

Необходимо рассматривать только рабочие дни для правильного расчета командировочных расходов.

Таким образом, не входят в расчетный период целый перечень показателей: дни отдыха и отпуска, дни отсутствия по причине болезни, в том числе без содержания, время простоя и т.д.

Инженер-технолог строительной компании «Инстеп» Скоробогатько В.В., работающий с 22.03.2005, 10.04.2019 отправляется в командировку на 20 дней. Таким образом, в расчетном периоде 248 рабочих дней (с апреля 2018 г. по март 2019 г.).

Всего в расчетном периоде (с апреля 2018 г. по март 2019 г.) 248 рабочих дней. При этом необходимо исключить следующие периоды: в июле на период больничного пришлось 6 рабочих дней, в октябре на период ежегодного оплачиваемого отпуска -20 рабочих дней. Следовательно, 248-6-20=222 фактически отработанных дней.

2. Определение заработка за расчетный период

Выплаты сотрудникам определяет система оплаты труда. Средний заработок определяется путем включения всех выплат, которые регла- ментирует система оплаты труда, за исключением выплат по причине болезни, отпускных, материальной помощи и других.

Начисление инженеру-технологу Скоробогатько В.В. за все месяцы, кроме летнего периода - 50000 руб., в июне - 27000 руб., в июле - 30000 руб., в августе - 31500 руб. Итого за расчетный период: (50000 руб. * 9 мес.) + 27000 руб + 30000 руб + 31500 руб = 538500 руб.

3. Вычисление среднегодового заработка и суммы командировочных

Для расчета выплаты заработок за расчетный период следует поделить на количество фактически отработанных дней и умножить на количество дней, проведенных в командировке.

538500 руб. / 222 дн. * 20 дн. = 48514 руб. необходимо выплатить Скоробогатько В.В. На вычисленную сумму работнику будет начислен НДФЛ.

Пример 3:

Компанией «ЭкоАрхитектура» направлен работник Черняховская Н.Д. в однодневную командировку в Туркменистан с целью заключения договора о предоставлении в вышеуказанную страну продукции и услуг компании - деталей и системы обслуживания очистных сооружений высшего качества.

В данной ситуации компания обязана выплатить сотруднику Черняховской Н.Д. суточные в размере 50% от нормы суточных по загранкомандировкам, указанной в локальном акте компании, что является характерным для всех однодневных загранкомандировок.

Однако если командировка длилась один рабочий день на территории России, суточные не начисляются.

Пример 4:

Предприятием «Мебель Черноземья» направлен сотрудник-менеджер по продажам Мещеряков Г.С. в командировку с целью проведения презентации товара в г. Ставрополь. Срок командировки с 13.02.2019 г. по 22.02.2019 г.

Коллективный договор предприятия вводит размер суточных в количестве 200 руб.

Размер аванса, который получил сотрудник, отправившись в командировку, составил 60000 руб., включая размер суточных в количестве 2000 руб.

Авансовый отчет представлен работником Мещеряковым Г.С. 24.02.2019 г. на сумму 63550 руб. Перерасход подотчетных средств связан с оплатой авиа перелетов.

Отражение в бухгалтерском учете данной операции, сопряженной с командировкой служащего, продемонстрировано в таблице 2:

Таблица 2. Отражение операции в бухгалтерском учете

При условии потери подлинника проездного документа выдается его дубликат или копия экземпляра билета. Транспортная организация, занимающаяся перевозкой сотрудника, представляет ему справку с перечислением реквизитов, которые необходимы для определения достоверной информации о прошедшей перевозке. Для компенсации оплаты проезда необходимо заявление командированного о возмещении потраченных средств, в котором перечислены: дата и время отправления транспортного средства, его вид и номер, стоимость билета, причина утраты документов. Работодатель имеет право предоставить оплату проезда по минимальной стоимости (таблица 1).

В ситуации, когда документы на выполненные расходы отсутствуют, работодателю, по его усмотрению, разрешено не оплачивать проезд.

При условии отклонения в компенсации денежных средств, стоимость поездки переходит в налогооблагаемый доход сотрудника с дальнейшим удержанием НДФЛ.

Список литературы

1. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/

2. Об особенностях направления работников в служебные командировки [Электронный ресурс]: постановление Правительства РФ от 13.10. 2008 № 749. - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_80737/

3. Воронина Л.И. Бухгалтерский учет: Учебник / Л.И. Воронина. - М.: Альфа-М, НИЦ ИНФРА-М, 2018. - 480 c.

4. Дьяченко Е.Ю. Организационно-методические аспекты формирования управленческой учетной политики на предприятиях АПК / Е.Ю. Дьяченко // В сборнике: Апрельские научные чтения имени профессора Л.Т. Гиляровской материалы IV Международной научно-практической конференции. Министерство образования и науки РФ; ФГБОУ ВО «Воронежский государственный университет». - 2015. - С.167-170.

5. Захарьин В.Р. Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение / В.Р. Захарьин. - М.: Налоговый вестник, 2008. - 320 с.

6. Широбоков В.Г. Бухгалтерский учет в организациях АПК / В.Г. Широбоков. - М.: Финансы и статистика, 2018. - 688 c.