Бухгалтерский учет командировочных расходов

О.В. Никифорова
Вестник Казанского государственного университета культуры и искусств
№2-2 2015

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются [6].

Работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой [4].

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

С 8 января 2015 года командировочное удостоверение и служебное задание отменено постановлением Правительства РФ от 29.12.14 № 1595. Для того, чтобы направить сотрудника в командировку сначала нужно оформить «Приказ о направлении работника в командировку». Затем необходимо зафиксировать факт выбытия сотрудника в журнале учета командированных сотрудников. Он утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н [5].

В этом журнале выбытия нужно заполнить:

• ФИО командированного работника,
• наименование организации,
• в которую командируется сотрудник,
• пункт назначения.

В связи с тем, что с 8 января 2015 года отменены командировочные удостоверения, то в строке о командировочном удостоверении нужно поставить прочерк. Затем необходимо заполнить табель учета рабочего времени по формам Т-12 и Т-13. Дни командировки, в которые сотрудник отсутствует на рабочем месте, нужно заполнить кодом К. Если сотрудник в командировке трудился в свой выходной день, то в табеле учета рабочего времени нужно проставить сразу два кода: К и РВ. В соответствии со статьей 153 ТК РФ, работа в выходной день оплачивается в двойном размере.

После возвращения работника из командировки, бухгалтеру нужно составить авансовый отчет (форма АО-1) о суммах, которые были потрачены работником. Работник должен предоставить документы, которые подтверждают понесенные им расходы. Такими документами могут быть: чеки, приходные ордера, квитанции, договоры и т.д. Все это нужно приложить к авансовому отчету.

Время фактического пребывания сотрудника в командировке нужно подтверждать проездными документами. Они должны быть предоставлены самим работником. Если работник передвигался к месту командировки и обратно к месту работы на личном транспорте, то он должен составить служебную записку. В ней отражается фактический срок пребывания его в командировке. Служебная записка заполняется в произвольной форме. К ней сотрудник должен приложить документы, которые будут подтверждать использование им личного транспорта (квитанции, чеки, счета и т.д.). Служебная записка также прикладывается к авансовому отчету [8].

Сотруднику нужно возместить командировочные расходы на проезд, по найму жилого помещения, суточные и другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации. Кроме того, на время командировки за работником сохраняются место работы и средний заработок [6].

Порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки должен быть определен внутренними документами организации (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 13, 14, 21 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Это значит, что сумму возмещения и требование к документальному подтверждению сотрудником расходов на наем жилья во время командировки организация устанавливает самостоятельно. Например, коллективным договором или иным локальным актом организации (приказом, Положением о командировках).

Для целей налогообложения учет расходов на наем жилья во время командировки зависит от их документального оформления. Не подтвержденные документами расходы к налоговому учету не принимаются. НДФЛ не облагается компенсация расходов по найму жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат. В отношении расходов, которые документально не подтверждены, компенсация не облагается НДФЛ в пределах норм [7].

Расходы по найму жилого помещения в командировке сотрудник может подтвердить: бланками строгой отчетности (которые должны соответствовать требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359); счетами-фактурами; квитанциями к приходному кассовому ордеру по форме № КО1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88; кассовыми чеками, актами и т.д.

Если работник организации направляется в командировку, организация обязана ему возместить расходы на проезд до места командировки и обратно; расходы по проезду из одного населенного пункта в другой (если сотрудник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах).

В состав этих расходов входят:

• стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т.д.);
• стоимость услуг по оформлению проездных билетов; расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
• стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку (от места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает;
• взносы на обязательное государственное страхование пассажиров на транспорте [2].

При направлении сотрудника в загранкомандировку ему также дополнительно возмещаются расходы: на оформление загранпаспорта (визы, других выездных документов); на оформление обязательной медицинской страховки; по уплате обязательных консульских и аэродромных сборов;по уплате сборов на право въезда или транзита автомобиля (если работник едет в командировку на машине);по уплате иных обязательных платежей и сборов. Если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство организации вправе по своему выбору оплатить сотруднику один из них.

Например, чтобы командировка обошлась дешевле, заложить в сумму аванса стоимость проезда на поезде, а не на самолете. Обязанности оплатить проезд в командировку на определенном виде транспорта в законодательстве не предусмотрено[2].

Если по возвращении из командировки сотрудник не представит никаких документов, подтверждающие его расходы на проезд, руководитель организации может принять одно из двух следующих решений: не возмещать расходы на проезд; возместить расходы на проезд в определенной сумме.

Вместе с тем организация вправе возместить расходы командированного сотрудника сверх норм. Главное условие: расходы произведены с разрешения или ведома работодателя и подтверждены документально.

Основанием для оплаты является заявление командированного сотрудника, составленное в произвольной форме. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные).

В бухучете выдачу аванса отражают проводкой: Дебет 71 Кредит 50 — выданы под отчет деньги командированному сотруднику.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер. При выдаче аванса нужно соблюсти следующие правила: деньги нельзя выдать, если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам, полученным им ранее; сумма аванса должна быть выдана на основании заявления сотрудника.

Аванс выдается с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат (например, представительских расходов) и т.п.

Вместо наличных денег (или в дополнение к ним) командированному работнику можно выдать корпоративную пластиковую карту или дорожные чеки. Дорожные чеки являются денежными документами. В бухучете их поступление отражают на субсчете 50-3 синтетического счета «Денежные документы». При покупке дорожных чеков в учете делают запись: Дебет 50-3 Кредит 76 — приобретены дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашенияп одотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме.

Итак, командировку сотрудника в 2015 году нужно оформить следующими документами: приказом о направлении сотрудника в командировку; заполнить журнал учета командированных сотрудников; заполнить табель учета рабочего времени; составить авансовый отчет; принять у сотрудника служебную записку (если он едет к месту командировки и обратно на личном транспорте)

Литература

1. Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства. - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_175737/

2. Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (с изменениями и дополнениями от 29.12.2014 г.) - Режим доступа: http://base.garant.ru/12162866/#ixzz3bLTll0H9

3.Постановление Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" (с изменениями и дополнениями от 15 апреля 2014 г.). Режим доступа: http://base.garant.ru/12160266/#ixzz3bLUldg00

4. Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации" (29 декабря 2014 г.).- Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/

5. Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию в которую они командированы. - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/

6. Трудовой Кодекс РФ от 30.12.2001 г. № 197–ФЗ (действующая редакция от 06.04.2015).- Режим доступа: http://www.consultant.ru/popular/tkrf/ Налоговый Кодекс РФ. - Режим доступа: http://www.nalkod.ru/

7. Как правильно оформить командировку в 2015 году // Российский налоговый курьер.- № 10.-2015. Режим доступа: http://www.rnk.ru/article/209356-kak-pravilno-oformit-komandirovku-v-2015-godu