Мустафина А.Ф.,
студент ПМиИТ БИ2-2
Финансовый университет при Правительстве РФ,
Москва, Россия
Хусаинова А.М.
студент ПМиИТ БИ2-5
Финансовый университет при Правительстве РФ,
Москва, Россия
Хроноэкономика
№5 (13) 2018
Аннотация: В данной статье рассмотрены понятия инвентаризации и документации как важнейших элементов метода бухгалтерского учета. Целью данной научной работы является исследование места инвентаризации и документации в финансово-хозяйственной деятельности организации. Приведен подробный разбор и анализ основных понятий данных процессов и их содержание. Особое внимание уделено ходу развития истории документации и объяснению складывания этого термина как важного элемента метода бухгалтерского учета. Выделяются и описываются характерные особенности составляющих метода бухгалтерского учета, их нормативно-правовая база. Внимание акцентируется также на историческом аспекте формирования всех важных для понимания характеристик инвентаризации, и приводятся результаты исследований Луки Пачоли в этой области. Определяются задачи и цели инвентаризации, случаи признания ее как обязательной учетной процедуры. Производится подробный анализ её функций и указывается зависимость успешности организации от первичной учетной информации. Кроме того, определяется новый подход к инвентаризации в контексте двадцать первого века. Выделены положительные эффекты от применения автоматизированных средств и систем при проведении инвентаризации и рассмотрено влияние данных технологий на организацию в целом.
В современном мире важнейшей проблемой хозяйственной деятельности любого экономического субъекта является эффективное и рациональное использование ресурсов и предотвращение непроизводительных расходов.
Инвентаризация является одним из наиболее важных средств контроля над сохранностью имущества организации, позволяющая решить данные проблемы. В процессе инвентаризации проверяется сохранность ценностей и сравнивается фактическое их наличие с данными бухгалтерского учета.
Инвентаризация и документация имущества организации представляют собой необходимую процедуру системы внутреннего контроля и являются обязательным элементом учетной политики организации.
Целью работы является изучение роли инвентаризации и документации в финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Первичное наблюдение – это целенаправленное восприятие фактов, являющееся начальным этапом функционирования предпринимательской деятельности. От качества проведения первичного наблюдения зависят полнота и достоверность учетной информации.
Чтобы иметь полное представление о данном понятии, обратимся к этапам процесса первичного наблюдения (табл. 1).
Таблица 1. Этапы процесса первичного наблюдения
1. Отбор фактов предпринимательской деятельности | 2. Группировка фактов предпринимательской деятельности по объектам учета | 3. Оформление документа по факту предпринимательской деятельности | 4. Контрольоформления факта предпринимательской деятельности по |
Источником исходных данных для организации является учетная информация и носителем первичной учетной информации служат документы, которые имеют юридическую силу и используются в ходе судебно-бухгалтерской экспертизы, которая может быть назначена судом при рассмотрении дел.
Документ (от лат. - доказательство, свидетельство) - это письменное удостоверение о фактическом хозяйственном процессе и его результатах. Проанализировав источники, на наш взгляд, наиболее полное и обстоятельное определение документа раскрыто в работе Я. В. Соколова «Бухгалтерский учет: проблемы иметоды изучения и обучения». Так, под документом понимается закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен [1].
Документы возникли вместе с письменностью из-за необходимости закрепления имущественных отношений, позже, с развитием письменности, стали средством передачи информации. Они являются одним из важнейших способов закрепления человеческой памяти.
Документация в России на протяжении нескольких веков приобретала более весомое значение: формы делопроизводства сменяли друг друга, следовательно, менялись и система документооборота и формы документов.
Известно, что к началу XVII века в Русском государстве сложилось приказное делопроизводство, являющееся делопроизводством органов местного самоуправления. Документы на тот период имели форму свитка длиной от десяти до ста метров.
При Петре первом делопроизводство стало коллежским. Оно является более прогрессивным по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, возглавлявшие отдельные отрасли государственного управления.
В начале XIX века Манифестом об учреждении министерств Александра I коллегии были упразднены. На их замену пришли министерства, в которых коллегиальность в руководстве сменилась единоличием.
Сложилось исполнительское делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.
В Советское время было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. Был утвержден порядок документирования, разработаны и внедрены стандартные требования к структуре и форме документов. Помимо этого, был установлен типовой состав информационных элементов документов.
В настоящее же время, Кузнецова Т.В. в своей работе «Кадровое делопроизводство» утверждает, что сложившаяся система обработки бухгалтерских документов развивается с учетом ряда факторов: специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства. [2]
Документы несут экономическую и юридическую информацию. М.В. Мельник, Н.К. Муравицкая и Е. Б. Герасимова в своем научном труде выделяют экономическую информацию в случае обобщения цифровых показателей фактов предпринимательской деятельности, а юридическую - в случае оформления совершенного акта предпринимательской деятельности в установленном порядке. [3]
В соответствии с федеральным законом «О бухгалтерском учете» [4] все хозяйственные операции подлежат непрерывному отражению в первичных документах. То есть, первичные бухгалтерские документы необходимы для:
На данном этапе следует вспомнить основные виды документов первичного учета и их классификацию, которая приведена в табл. 2.
Таблица 2. Классификация документов
Бухгалтерские документы | По назначению | Распорядительные | Доверенность, платежное поручение |
Исполнительные | Акт, платежная ведомость | ||
Бухгалтерского оформления | Справки, расчеты, ведомости | ||
Комбинированные | Кассовые ордера, требования, авансовые отчеты | ||
Строгой отчетности | Квитанционные книжки | ||
По объему содержания сведений | Первичные | Чеки, кассовые ордера | |
Сводные первичные | Кассовые отчеты, ведомости | ||
По способу Отражения хозяйственных операций | Разовые | Чеки, платежные поручения, акты | |
Накопительные | Лимитно-заработные карты, ведомости | ||
По месту составления | Внутренние | Кассовые ордера, акты, накладные | |
Внешние | Счета поставщиков, выписки из расчетных и других счетов | ||
По способу обработки | Составляемые вручную | ||
Составляемые на компьютере |
Документы служат единицей измерения документации.
Документация - письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Первичные документы обеспечивают бухгалтерскому учету сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности организации. К учету принимается только тот документ, в котором заполнены все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 федерального закона «О бухгалтерском учете». Итак, обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
Согласно Козловой Е. П., Бабченко Т. Н. и Галаниной Е. Н., под документооборотом следует подразумевать движение документов в учетном процессе с момента их составления до сдачи в архив. [5] При этом основными этапами документооборота следует считать составление и оформление документов, их движение по частям подразделения организации (бизнес единицам), прием документов в бухгалтерию, следующая за этим проверка и обработка в бухгалтерии информации, содержащейся в документах и завершает процесс сдача документов в архив.
В таблице 3 отражена технология документооборота, которая проецирует основные этапы данного процесса.
Следует помнить, что процесс документооборота регулируется специальным графиком, который разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации в учетной политики организации.
Таблица 3. Технология документооборота
1. Создание документа | 2. Проверка документа | 3. Обработка документа | 4. Передача в архив |
Документооборот и его рациональная организация повышают контрольные функции учета, которые будут рассмотрены далее в статье, сокращают сроки формирования бухгалтерской отчетности и повышают его результативность, что является набором неоспоримых достоинств для эффективного управления предприятием.
Из этого можно заключить, что документация учета способна обеспечить:
Итак, для ведения первичного бухгалтерского учета, а следовательно, и документации, большое значение имеет инвентаризация.
Согласно М.В. Мельник, Н.К. Муравицкой и Е.Б. Герасимовой, инвентаризация представляет из себя элемент метода бухгалтерского учета, который выражается в установлении фактических остатков проверяемого имущества путем взвешивания, счета или измерения в местах хранения и последующим счислением полученных данных с данными учета. Она имеет контрольное значение и выступает в качестве обязательного дополнения к документации. [3]
Для более глубокого анализа понятия инвентаризации следует учитывать исторический аспект формирования данного процесса, который описывается в статье Я.В.
Соколова. [6] Инвентаризация берет начало в Древнем Египте (3400-2980 гг. до н.э.). Тогда так называемое «исчисление имущества» проводилось раз в два года по всей стране. Изначально оно носило информационный характер, то есть владельцу (собственнику) требовалось знать, что находилось в наличии в его хозяйстве. Впоследствии времени такая инвентаризация приобрела контрольный характер: все имеющееся имущество подлежало распределению между определенными людьми, вводился текущий учет за всеми поступлениями и выдачами. Периодически результаты этого учета сравнивались с данными фактического наличия имущества. Уже в те древние времена люди осознали определяющий факт: и излишки, и недостачи — это «большое зло». Человек, допустивший их, должен быть подвержен наказанию.
Инвентаризация переходит на новый этап, когда в Древней Греции в VII появляются первые монеты. Появление денежного измерителя существенно преобразовало учет: каждая недостача рассматривалась как причинение материального ущерба, который необходимо возмещать деньгами.
В период средних веков (VIII-IX века нашей эры) наблюдается регресс сложившейся системы инвентаризации: происходит отклонение в сторону натурального измерителя. Однако, именно благодаря этом событию люди начали структурировать инвентаризационные описи. Образовались четыре группы ценностей: хозяйственный инвентарь, здания и сооружения, продукты, скот. При этом, в данном списке отсутствуют деньги, что указывает на низкий уровень товарных отношений. С Х века деньги вновь обретут широкое распространение в жизни Западной Европы. Принцип значимости проникает в инвентарные описи того времени.
Еще в ХV веке Лука Пачоли заложил основы современной бухгалтерии и описал в первой части своего трактата инвентаризацию, ее определение и значимость в бухгалтерии. По его утверждениям, каждый торговец в начале своей торговой деятельности обязан составить «Инвентарь», представляющий из себя отдельные листы или отдельную книгу, в котором описано все, что принадлежит ему как в движимом, так и в недвижимом имуществе. Сначала в «Инвентарь» вносятся более ценные принадлежности, а также легко утрачиваемые вещи, под чем подразумеваются наличные деньги, драгоценности и прочее. Недвижимое же имущество в виде дома, поля, долины и прочего, по мнению итальянского математика, не может быть утрачено как движимое. Остальное имущество требовалось записать последовательно в «Инвентарь», при этом указав год, дату, место составления и свое имя. Вдобавок, такой упорядоченный список должен быть сформирован к определенной дате, в противном же случае при ведении торговли будущем могут возникнуть сложности. [7]
С развитием капитализма в подходе инвентаризации расширилось понятие объекта. На первое место выдвинулся учет кассы, представляющий собой учет денежных средств, дебиторской задолженности и ценных бумаг. Для данной экономической системы требовалось точное исчисление финансовых результатов, и вплоть до конца XIX века все бухгалтеры могли это делать только посредством инвентаризации.
Получается так, что счет каждого товара по дебету отражал приток ценностей по покупным ценам, а списание товаров происходит по кредиту и по продажным ценам. Именно так и появилась несоотносимость оборотов. Для выявления финансового результата в таком случае проводили инвентаризацию товарных остатков по их покупным ценам. Далее же к исходному остатку товаров прибавлялось поступление товаров за отчетный период и вычитался конечный остаток. В конечном счете, определялась себестоимость проданных товаров. Прибыль или убыток находили путем вычета себестоимости из выручки.
Итак, стоит вернуться к раскрытию содержания основного понятия. Козлова Е. П., Бабченко Т. Н. считают, что выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении являются основной целью инвентаризации. [5] В то же время в процессе инвентаризации обязательно проверяются: сохранность товарно-материальных ценностей; правильность их хранения, отпуска, порядок ведения учета их движения; состояние весового и измерительного инструмента.
На данном этапе из имеющейся информации уместно сформировать основные задачи инвентаризации. Во-первых, это обязательное выявление фактического наличия имущества в организации. Во-вторых, именно при помощи инвентаризации ведется контроль за сохранностью имущества путем сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета. В-третьих, происходит выявление неиспользуемого имущества, которое может появится в связи с временным неиспользование в основной деятельности и на которое начисляется амортизация. В-четвертых, идет проверка соблюдения правил и условий хранения имущества. И, в-шестых, проверяется реальность стоимости учтенного в балансе имущества.
Раскрывая одну из перечисленных задач, необходимо помнить, что инвентаризации подлежат все виды имущества, что подразумевает и имущество, принадлежащие предприятию (независимо от его местонахождения), и имущество, не принадлежащее предприятию, но числящееся в бухгалтерском учете, а также имущество, не учтенное по какой - либо причине, и все виды финансовых обязательств.
Итак, документация способна обеспечить непрерывное отражение на специальных носителях информации обо всех хозяйственных операций. При этом не зарегистрированные изменения по факту их происхождения в составе хозяйственных средств, обнаруживаются и заносятся в данные документов в результате инвентаризации, как установлено приказом Минфина России [8]. Муравицкая Н.К., Корчинская Г.И. в своей статье указывают на то, что результаты проведенной инвентаризации обеспечивают достоверность раскрываемой в отчетности информации и позволяют предотвратить ее искажение. [9]
Но в ряде ситуаций инвентаризация признается как обязательная учетная процедура. Прямой обязанностью организации является проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась, начиная с 1 октября отчетного года), при этом данному процессу подлежат все активы и обязательства. Помимо этого, инвентаризация обязательна в следующих ситуациях:
На основе задач и целей инвентаризации мы можем сформулировать ее основные функции (табл. 4).
Таблица 4. Функции инвентаризации
Наименование функции | Содержание функции |
1. Информационная | Предоставляет требующуюся информацию о наличии и движении ценностей в организации. |
2. Санитарная | Необходима для списания ненужных, а также испорченных ценности. |
3. Контрольно-ревизионная | Выявляет недостачи или излишки ценностей, исходя из чего устанавливаются виновные лица, несущие ответственность. |
4. Административная | Применяет штрафные санкции или вычитает из заработной платы материально ответственного лица сумму недостач. |
5. Методико-корректирующая | Исходя из обнаруженных в ходе проведения инвентаризации неточностей, разрабатываются методы их исправления и недопущения в будущем. |
Прежде всего, инвентаризация дает представление об имеющихся ресурсах предприятия. Благодаря ей и данным бухгалтерского учета организация имеет возможность планировать и координировать свои действия в определенных направлениях. Без этих данных организация не в состоянии планировать свою работу на долгосрочную перспективу. Это характеризует информационную функцию инвентаризации.
Помимо этого, инвентаризация имеет и санитарные функции. Благодаря ей могут быть выявлены испорченные или ненужные товарно-материальные ценности, а в последствии быть списаны.
Контрольная функция подразумевает выявление за короткий промежуток времени обнаруженных отклонений, внесение в данные бухгалтерского учета и отчетности должных поправок, возникших в результате установления отклонений и полностью соответствующих им.
Бухгалтерский учет способен оперативно контролировать достоверность учетных данных о наличии имущества и реальность учетных данных о дебиторско-кредиторской задолженности с помощью периодически проводимого переучета наличного имущества и обязательств.
Не следует забывать и об административной функции инвентаризации. Она заключается в том, что в случае выявления недостачи, на материально ответственное лицо накладывается административный штраф или взыскивается сумма, равная стоимости ценностей, по которым обнаружена недостача, путем вычета ее из заработной платы сотрудника. Кроме того, при установлении факта порчи ценностей, материально ответственное лицо будет вынуждено уплатить штраф, а в определенных случаях, объявляется административный выговор.
Также стоит помнить и о методико-корректирующей функции, при помощи которой можно не только выявить ошибки, но и разработать приемы и методы их корректировки, исправления, а также разработать стратегию по предотвращению подобных ошибок в будущем.
Каждая из этих функций очень важна. Но главная роль инвентаризации товарно-материальных ценностей раскрывается лишь тогда, когда рассматриваются все функции в совокупности.
Инвентаризация играет решающую роль при достоверном определении затрат на производство продукции (материальные затраты, затраты на оплату труда, отчисления в социальные фонды, амортизация основных фондов и прочие), выполненных работ и оказанных услуг, при сокращении потерь товарно-материальных ценностей, предупреждении хищений имущества и прочее.
Инвентаризация является показателем качественной работы всех составляющих организации. Плохие результаты, получаемые в ходе проведения инвентаризации, указывают на слабые стороны работы отделов, некачественное управление организацией или недобросовестное исполнение своих служебных обязанностей отдельными сотрудниками. Это способно привести к большим потерям со стороны организации и даже ее разорению. И наоборот, инвентаризация, показавшая точность результатов с данными бухгалтерии, свидетельствует о слаженной и согласованной работе коллектива, что гарантированно приведет организацию к успеху и прибыли.
Имея в расположении сопоставимую и достоверную информацию, организация способна осуществлять контроль с целью препятствования возникновению убытков и потерь, а при их возникновении эта ценная информация готова обеспечить возможность их быстрого устранения. Помимо этого, появляется возможность планирования дальнейшего перспективного развития, обнаружения внутрихозяйственных резервов, обеспечения финансовой устойчивости организации.
Также, первичная учетная информация может быть использована надзорными органами для осуществления контроля соблюдения законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций; при этом будет рассматриваться и их целесообразность, рациональное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов, а также своевременность и полнота уплаты налогов в бюджет.
Таким образом, следует сделать вывод о том, что значение первичной учетной информации в бухгалтерском учете для организации очень велико. Если в учетных документах отражается полная и достоверная информация, вместе с тем фиксируются хозяйственные операции сплошным методом, непрерывно и в строго установленные сроки, то и сводная бухгалтерская отчетность формируется на основе достоверной и полной информации о финансово-хозяйственной деятельности, которая может понадобиться как внутренним, так и внешним пользователям.
В настоящее время при стремительно развивающихся и модернизирующихся технологиях ведение инвентаризации совершенствуется. Для сокращения длительности инвентаризации, большого количества объектов учета и исключения риска возникновения ошибок при проведении инвентаризационных процедур все чаще организации и учреждения переходят на автоматизацию процесса инвентаризации.
Проведение инвентаризации при помощи автоматизированной системы позволяет значительно сократить трудовые и временные затраты, минимизировать неточности, которые могут возникнуть при приеме или выбытии основных средств, а также обеспечивает своевременный анализ данных об имуществе. Еще одним положительным эффектом от внедрения автоматизированной системы инвентаризации, является повышение качества контроля за состоянием и наличием имущества, а также увеличение эффективности его использования [10].
Из этого следует, что в XXI веке автоматизация инвентаризации способна сформировать единое информационное пространство, удобное и эффективное для владельцев, руководителей и персонала компании. Повышается согласованность действий сотрудников повышает качество сверок, возрастает скорость обработки данных и решения однотипных задач за счёт упрощения подсчётов. Кроме того, контроль больших объёмов информации позволяет владельцам и руководству принимать быстрые решения в стрессовых ситуациях и решать несколько задач параллельно.
Из чего можно заключить, что бизнес-процессы становятся более прозрачными для руководителей, а планирование основывается на фактических показателях, и приносит ощутимые результаты.
Список используемых источников
[5] Козлова, Е.П. Бухгалтерский учет в организациях: учебник/ Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина. - М.:ИНФРА-М, 2014
[2] Кузнецова, Т.В. Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии): учебник для вузов / Т.В. Кузнецова. — М.: Издательский дом МЭИ, 2011. — 344 с.
[10] Кулагина, Ю. Инвентаризация как инструмент повышения эффективности использования имущества [Электронный ресурс], - статья в интернете. - https://bftcom.com/expert-bft/3593/?article=3593&PAGEN_3=7 (дата обращения: 20.09.2018).
[3] Мельник, М.В. Бухгалтерский учет и анализ: учебник/ М.В. Мельник, Н.К. Муравицкая, Е.Б. Герасимова. - М.:КНОРУС, 2016.- 368 с.
[9] Муравицкая, Н.К Влияние отдельных элементов учетной политики на показатели финансового состояния организации/ Н.К. Муравицкая, Г.И. Корчинская// АНОВО "Русско Итальянский Международный Университет" (Институт), «ЭКОНОМИКА. БИЗНЕС. БАНКИ».- 2015.- № 4 (13)
[7] Пачоли, Л. Трактат о счетах и записях / Л. Пачоли, Э. Вальденберг. - М.: Старая книга, 2010.-336 с.
[8] Приказ Минфина России от 28.12.2001 N 119н (ред. от 24.10.2016) "Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов"
[1] Соколов, Я.В. Бухгалтерский учет: проблемы и методы изучения и обучения / Я.В. Соколов, Н.А. Каморджанова, М.В. Лычагин. Новосибирск:ИЭОПП СО РАН, 2007.- 288 c.
[6] Соколов, Я.В. Инвентаризация: история и современность [Электронный ресурс], - https://buh.ru/articles/documents/13623 (дата обращения: 11.10.2018).
[4] Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 29.07.2018)
[5] Мосакова Е.А. СОЦИАЛЬНО-ДЕМОГРАФИЧЕСКАЯ ПОЛИТИКА В РОССИИ: НЕОБХОДИМОСТЬ УЧЕТА ГЕНДЕРНОГО ФАКТОРА / Вестник Московского университета. Серия 27: Глобалистика и геополитика. 2014. № 3-4. С. 84-88.
[6] Новашина Т.С. ИНСТИТУЦИОНАЛЬНАЯ ОСНОВА ОБЕСПЕЧЕНИЯ УСТОЙЧИВОСТИ НАЦИОНАЛЬНЫХ ФИНАНСОВЫХ СИСТЕМ ГОСУДАРСТВ – ЧЛЕНОВ ЕВРАЗЭС В УСЛОВИЯХ ФИНАНСОВОЙ ГЛОБАЛИЗАЦИИ / Вестник Московского университета. Серия 27: Глобалистика и геополитика. 2014. № 3-4. С. 95-104.
[7] Черникова И.В. ГЛОБАЛИСТИКА И ФИЛОСОФИЯ ПРИРОДЫ / Вестник Московского университета. Серия 27: Глобалистика и геополитика. 2014. № 3-4. С. 105-114.
[8] Коротаев А.В., Андреев А.И., Зинькина Ю.В., Фоломеева Д.А. О СТРУКТУРЕ ГЛОБАЛЬНОЙ КОНВЕРГЕНЦИИ / Вестник Московского университета. Серия 27: Глобалистика и геополитика. 2014. № 34. С. 74-82.
[9] Ильин И.В., Лось В.А., Урсул А.Д. СТРАТЕГИЯ УСТОЙЧИВОГО РАЗВИТИЯ В КОНТЕКСТЕ ГЛОБАЛИЗАЦИИ / Вестник Московского университета. Серия 27: Глобалистика и геополитика. 2015. № 1 -2. С. 49-65.
[10] Ильин И.В., Урсул А.Д., Урсул Т.А. НООСФЕРОГЕНЕЗ КАК ГЛОБАЛЬНЫЙ ПРОЦЕСС (КОНЦЕПЦИЯ НООГЛБАЛИСТИКИ) / Вестник Московского университета. Серия 27: Глобалистика и геополитика. 2014. № 1 -2. С. 33-50.