Проблемы проведения инвентаризации основных средств

А.В. Алексеева,
Федеральная ядерная организация федеральное государственное предприятие
«Горно-химический комбинат» Российская Федерация,
662972, Красноярский край, г. Железногорск, ул. Ленина, 53
Г.И. Золотарева
Сибирский государственный университет науки
и технологий имени академика М. Ф. Решетнева
Российская Федерация, 660037, просп. им. газ. «Красноярский рабочий», 31
Менеджмент социальных и экономических систем
№2 (10) 2018

Одной из процедур контроля над сохранностью имущества организации является инвентаризация.

Инвентаризация основных средств в соответствии с нормативными документами [1-3] является обязательной процедурой, проводится не реже одного раза в 3 года перед годовой отчетностью с целью оценки фактического наличия имущества организации, его сопоставления с данными бухгалтерского учета и документального подтверждения его наличия, состояния и оценки.

Это не просто формальная процедура. Как правило, собственники и руководство, заинтересованы в сохранности имущества, уделяют большое внимание его учету и контролю. Регулярное проведение данной процедуры контроля позволяет определять фактическое наличие имущества, выявлять злоупотребления и халатность, дисциплинирует материально-ответственных лиц и сотрудников, а результаты инвентаризации являются основанием для управленческих, логистических и кадровых решений [12].

Кроме того, законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами предусмотрены случаи обязательного проведения инвентаризации: смена материально ответственных лиц, обнаружение пропажи, хищения и порчи основных средств, в случае чрезвычайных ситуаций, при реорганизации или ликвидации организации и в других случаях.

Инвентаризация является важным и ответственным процессом, включающим в себя комплекс организационно-распорядительных, исполнительных мероприятий и учетных процедур, требующих внимательности и последовательности действий участников процесса.

Основанием для проведения инвентаризации является соответствующий организационно-распорядительный документ, изданный руководителем, в котором определяются причина инвентаризации, сроки ее проведения, перечень основных средств, подлежащих инвентаризации. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая комиссия. На крупных предприятиях при большом объеме основных средств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

Инвентаризация проходит в несколько этапов.

Перед началом инвентаризации рекомендуется осуществлять проверку наличия и состояния инвентарных карточек и книг, описей и других регистров, технической документации, документов на основные средства. При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах и технической документации необходимо до начала инвентаризации устранить ошибки и составить необходимые документы [2; 10, с. 90]. Перед инвентаризацией материально-ответственные лица дают расписки о том, что все поступившие основные средства оприходованы, выбывшие - списаны, все первичные документы переданы в бухгалтерию.

Далее осуществляется основной этап инвентаризации - установления комиссией при обязательном присутствии материально-ответственного лица факта наличия имущества с отражением в инвентаризационной описи основных средств (форма № ИНВ-1). Комиссия производит осмотр объектов и заносит в инвентаризационной описи полное их наименование и инвентарные номера, а также назначение, основные технические или эксплуатационные показатели [2; 6, с. 246].

Инвентаризационные описи составляются в двух экземплярах. По окончании инвентаризации и окончательного оформления инвентаризационных описей, один экземпляр описей остается у материально-ответственного лица, другой передаётся в бухгалтерию, где осуществляется сверка данных описи с данными бухгалтерского учета [2; 4].

В случае выявления расхождения между фактическими и учетными данными составляется сличительная ведомость по форме № ИНВ-18 с отражением сведений об основных средствах, по которым выявлены отклонения.

Учет результатов, выявленных инвентаризацией, оформляются ведомостью результатов (форма № ИНВ-26). Далее издается приказ об утверждении результатов инвентаризации, результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете того отчетного периода, когда фактически ревизия завершена [13].

При наличии в организации небольшого количества основных средств и электронного учета первичных документов, процесс инвентаризации, как правило, занимает около трех дней, при этом особых проблем не возникает, а риск появления упущений и недочетов минимален.

Однако на средних и крупных предприятиях из-за особенностей производства и многообразия видов работ, сложности организационной структуры, масштабов предприятия, разбросанности имущества, часто находящегося в большом количестве разноудаленных помещений, многочисленности трудового состава и большого количества материально-ответственных лиц, наличия большого количества и видового многообразия самих основных средств, и других факторов возникает ряд сложностей и проблем.

Например, при большом объеме работ по инвентаризации рабочие инвентаризационные комиссии формируется по каждому материально ответственному лицу. Как правило, в состав комиссии входят как минимум следующие специалисты: представитель администрации организации, работник бухгалтерской службы и другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.) при обязательном участии материально-ответственного лица [2; 5], способных дать квалифицированную оценку при осмотре инвентаризируемых объектов.

Ввиду того, что на крупных промышленных предприятиях материально-ответственные лица назначаются по цехам, для целей проведения инвентаризации основных средств рабочая инвентаризационная комиссия создается на каждый цех (на каждое материально-ответственное лицо) [2].

Таким образом, в инвентаризации могут быть задействованы на каждое подразделение/ цех как минимум по четыре сотрудника различных должностей и категорий.

При этом на одно материально-ответственное лицо может приходиться от нескольких сотен до несколько тысяч позиций основных средств.

Каждое основное средство закреплено за определенным помещением и (или) сотрудником. Такая информация отражается в инвентарных карточках (форма № ОС-6) [11, с. 173]. Карточка содержит информацию о поступлении объекта, основные характеристики объекта, а также сведения о перемещении, выбытии инвентарного объекта и иных операциях с основным средством. Чаще всего, это бумажные карточки, завизированные материально-ответственным лицом и требующие контроля по актуализации информации об имуществе. В течение года основные средства могут перемещаться: передаваться другому сотруднику или просто переноситься в другое помещение как согласованно, так и нет, что не всегда удается отследить и отразить в регистрах.

Поэтому при проведении инвентаризации, сложно учитывать возможные перемещения и закрепленного сотрудника. Какое-то имущество при проведении процедуры комиссия может просто недоглядеть или не найти. В таком случае, по изменениям информации и пропускам осуществляется сверка с картами. Поиск ненайденных/ упущенных объектов также занимает много времени и требует повторного обхода.

Как правило, в связи с большим объемом работ проведение инвентаризации основных средств занимает около двух недель, то есть минимум 10 рабочих дней, что составляет половину рабочего месяца.

Таким образом, довольно большая часть сотрудников предприятия в данный период отвлечена от выполнения своих основных обязанностей и производственного процесса. Учитывая, что участники процедуры - это специалисты разных служб и должностей, период проведения инвентаризации оказывает влияние на работу других сотрудников и производственные процессы.

Сотрудники таких предприятий, не имеющие отношения к инвентаризации, в своей работе довольно часто сталкиваются невозможностью решения рабочих вопросов в связи с недоступностью специалистов, занятых в инвентаризации, что, в свою очередь, повышает риск срыва сроков выполнения текущих работ или принятия производственных решений, а также снижение производительности труда.

Причиной такой продолжительности инвентаризации является значительная трудоемкость процедуры, связанной с ручным методом ее проведения и большим количеством инвентарных объектов.

Сегодня бухгалтерские программы предлагают широкие возможности синхронного заполнения/ обновления информации инвентарных карточек и других регистров в процессе заполнения электронных первичных документов при поступлении, движении, выбытии основных средств. Однако при этом, наличие системы электронного бухгалтерского учета на предприятиях не гарантирует точности учетных данных.

Кроме того, если на предприятии отсутствует практика использования электронно-цифровых подписей (что, в свою очередь, требует наличия бумажных инвентарных карточек), а материально-ответственные лица не ведут электронные регистры или отражают в них лишь основные характеристики об основных средствах, то при наличии большого количества основных средств существует риск того, что в межинвентаризационный период изменения по данным инвентарным объектам не всегда точно и своевременно отражаются в карточках. Зачастую, механизм автоматизированного контроля произошедших за период фактических изменений имеющейся в системе информации об основных средствах отсутствует. И работа по проведению инвентаризационных мероприятий проводится привычными способами.

Для проведения инвентаризации из базы данных бухгалтерии формируется опись с данными по всем основным средствам материально-ответственного лица согласно приказу. Если применяется унифицированная форма ИНВ-1, то на практике обычно пп. 1-9, несущие в себе основную информацию об объекте (номер по порядку, наименования и характеристика объекта, документ принятия на хранение, инвентарный, заводской, паспортный номера), заполняют в описи автоматически. Пп. 10-11, содержащих информацию о фактическом наличии объекта основных средств, заполняют уже в процессе инвентаризации. Учитывая, что на крупных предприятиях на одно материально-ответственное лицо может приходиться до нескольких тысяч основных средств, то опись может представлять собой довольно большой перечень позиций.

При этом объекты инвентаризации, чаще всего, находятся в различных помещениях, и даже в разных зданиях, но комиссии необходимо туда попасть, чтобы осуществить визуальный осмотр имущества и в результате подтвердить (уточнить, опровергнуть) информацию, содержащуюся в инвентарных карточках. Процесс идентификации основного средства осуществляется с визуального распознавания и поиска по виду/ марке и инвентарному номеру в перечне описи. При больших объемах такая идентификация неудобна и занимает очень много времени. В процессе такой работы высок риск ошибок и упущений. Объемы работ и удаленность не позволяют осуществлять полную проверку состояния инвентарных карт и затрудняют одновременную проверку основных средств и соответствующих инвентарных карт и технической документации.

Заполненная комиссией опись передается в бухгалтерию. Учитывая ручное заполнение, бухгалтеру приходится тратить много времени на сверку данных в описи ИНВ-1 с показателями регистров бухгалтерского учета. По основным средствам, в отношение которых обнаружены расхождения, составляется сличительная ведомость. Выявленные расхождения между фактическим наличием имущества и данными регистров бухгалтерского учета регистрируются в бухгалтерском учете отчетном периоде, к которому относится проводимая инвентаризация.

Таким образом, для крупных предприятий процесс инвентаризации - это объемная, трудоемкая и кропотливая работа. Исходя из проведенного анализа, можно сформулировать ряд факторов, усложняющих проведение инвентаризации:

• ручной метод проведения инвентаризации;
• отсутствие в ERP-системе привязки основного средства к помещению и пользователю;
• отсутствие возможности автоматической сверки результатов инвентаризации с базой данных ERP-системы;
• большой перечень основных средств;
• большое количество материально-ответственных лиц;
• большое количество помещений.

Наличие таких обстоятельств создает дополнительные сложности и проблемы:

• сложность идентификации объектов по бумажным носителям и поиска в описях;
• сложность поиска основных средств по помещениям;
• возникновение дополнительных трудозатрат на поиск/исправление ошибок и упущений в процессе проведения инвентаризации ручным способом;
• сложность формирования и анализа данных по результатам проведения инвентаризации и подготовки отчетной документации;
• сложность и трудозатратность сверки результатов инвентаризации с базой ERP по основным средствам;
• отвлечение значительной части сотрудников предприятий (участников процесса инвентари) от основного рабочего процесса.

Подобные проблемы требуют большой объем затрат рабочего времени и трудовых ресурсов на проведение инвентаризации ручным способом. Именно этим и обусловлено выделение больших временных сроков проведения инвентаризации на крупных предприятиях.

Выявленные проблемы вызывают негативные для деятельности организации последствия.

Со стороны качества процедуры инвентаризации:

• риск получения неточной информации из-за невнимательности или формального подхода при проведении проверки;
• риск получения неточной информации из-за упущения и неточности при отражении результатов проверки в учете;
• как результат: низкий уровень контроля состояния и сохранности имущества организации.

Со стороны производительности предприятия:

• высокие трудозатраты на инвентаризацию;
• снижение производительности в период проведения инвентаризации;
• риск задержек и срывов планов и текущих задач производственного процесса.

Но даже, не вдаваясь в детали во все сложности и проблемы проведения инвентаризации ручным методом, руководству стоит обратить внимание на высокие трудозатраты, связанные с требующимися на процесс сроками.

Большую часть времени занимает основной этап инвентаризации, а именно идентификация объектов по бумажным носителям и сверка результатов. На сегодняшний день существуют технологии, позволяющие усовершенствовать проведение инвентаризации, в частности, технологии автоматической идентификации и сбора данных.

Под понятием автоматической идентификации и сбора данных подразумевается различные методы автоматической идентификации объектов, сбора данных о них и автоматическую обработку данных автоматизированными системами. Подобные технологии с каждым годом находят всё большее применение в различных сферах деятельности. Стремительному развитию способствовали быстро развивающиеся технологии мобильной связи, которые в симбиозе с возможностями автоматической идентификации позволяют увеличить скорость обработки данных и делают внедрение и использование подобных систем доступным и гибким для решения очень широкого круга задач.

Для целей автоматизации инвентаризации могут быть применимы различные существующие системы и технологии автоматической идентификации.

Так, А. А. Спиридонов, рассматривая технику проведения инвентаризации в своей статье «Инвентаризация: организация и техника проведения», отмечает трудоемкость процесса инвентаризации и обоснованность в современных условиях применения различных технических средств и информационных технологий, таких как нанесение инвентарных номеров в формате штрихкодов для возможности сканирования и автоматической обработки данных по считанному номеру, использование метода радиочастотной идентификации, подразумевающей передачу сигналу на считывающее устройство с закрепленных на объектах меток-транспондер, и других методов [15].

По мнению В. О. Саркисяна, применение технологии штрихового кодирования и идентификации объектов является эффективным методом сокращения трудоемкости процессов инвентаризации и позволяет повысить контроль над сохранностью и местонахождением имущества [14].

В. В. Кузнецова отмечает, что во многих российских фирмах инвентаризация проводится неэффективными устаревшими методами, отличающихся высокими временными и трудовыми затратами, ошибками и упущениями. Для решения данных проблем, автор рекомендует использовать современные способом автоматизации процесса инвентаризации: штрихкодирование объектов и считывание информации по штрихкодам специальным оборудованием; использование систем RFID - прикрепление к объектам RFID-меток и считывание с них сигналов специальным оборудованием [9].

Для идентификации в целях автоматизации процессов инвентаризации объектов вооружения, инженерной техники и их составных частей, А. С. Кольцов и Д. Д. Лисицына рекомендуют внедрение RFID-системы, подразумевающих запись и считывание данных посредством радиосигналов, хранящиеся в RFID-метках [8].

Е. Н. Гришанов и И. С. Киселева рассматривают возможность использования для автоматической идентификации мобильных устройств в качестве терминала сбора данных. Авторы отмечают, что современные мобильные терминалы сбора данных помимо встроенных сканеров, имеют дополнительную функциональность, позволяющую по средствам встроенного пользовательского интерфейса и специального программного обеспечения, осуществлять дополнительные операции, обработку собираемой информации. Также автор отмечает, что современные смартфоны имеют много общего с терминалами сбора данных, в особенности, оснащенные камерами с лазерным автофокусом, улучшающем считывание и распознавание штрихкодов и работать в условиях недостаточной освещенности. При наличии или разработки и применения специального программного обеспечения, современные смартфоны как универсальная программно-аппаратная платформа, по мнению авторов, может быть использована в качестве терминала сбора данных, позволив избежать затрат на специализированное оборудование [7].

Использование подобных технологий в процессе проведения инвентаризации позволит упростить и ускорить сбор информации по инвентаризируемым объектам, оперативно формировать инвентаризационную опись, а также автоматизировать процедуру сверки фактических результатов с учетными данными бухгалтерии.

Модернизация процессов проведения инвентаризации основных средств за счет использования современных технологий автоматизированного сбора и обработки информации может не только улучшить качество учета, но и существенно сократить трудозатраты при проведении инвентаризации.

Библиографические ссылки

1. Российская Федерация. Законы. О бухгалтерском учете [Электронный ресурс]: федер. Закон [№ 402-ФЗ от 06.12.2011: ред. от 28.11.2018]. URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 19.02.2019).

2. Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств: приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (ред. от 08.11.2010). URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 19.02.2019).

3. Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н (ред. от 11.04.2018). URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 19.02.2019).

4. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации: постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (ред. от 03.05.2000). URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 20.02.2019).

5. Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности: Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85 (Зарегистрировано в Минюсте РФ 03.02.2003 № 4171). Электрон. дан. URL: http://www.consultant.ru/. Загл. с экрана (дата обращения: 25.02.2019).

6. Богаченко В.М., Кириллова Н.A. Бухгалтерский учет: учебник. 19-е изд., стер. Ростов н/Д.: Феникс, 2015. 334 с.

7. Гришанов Е.Н., Киселева И.С. Применение мобильных устройств в качестве терминала сбора данных // XLVI Огарёвские чтения: материалы Науч. конф. В 3 ч. / Нац. исслед. Мордов. гос. ун-т им. Н.П. Огарёва. Саранск, 2017. С. 220-224.

8. Кольцов А.С., Лисицына Д.Д. Автоматизация процессов идентификации объектов при инвентаризации // Актуальные проблемы деятельности подразделений УИС: сб. материалов Всерос. практ. конф. / Воронеж. ин-т ФСИН России. Воронеж: Изд.-полиграф. центр «Научная книга». 2017. С.33-35.

9. Кузнецов В.В. Способы автоматизации процесса инвентаризации [Электронный ресурс] // Вопросы кибербезопасности. 2017. № 5. URL: http://www.cyberleninka.ru/ (дата обращения:  10.03.2019).

10. Лытнева Н.А., Малявкина Л.И., Федорова Т.В. Бухгалтерский учет: учебник. 2-е изд., пере-раб. и доп. М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2015. 512 с.

11. Бухгалтерский финансовый учет: учебное пособие / Т.Н. Макушина, Ю.Ю. Газизьянова, Ю.Н. Кудряшова и др. Кинель: РИЦ СГСХА, 2015. 375 с.

12. Отев И.П. Статья об инвентаризации для собственников или введение в инвентаризацию. Аспекты независимой инвентаризации [Электронный ресурс] // Практический онлайн-журнал «Деловой мир». 28.07.2014. URL: https://delovoymir.biz (дата обращения: 22.02.2019).

13. Проводим инвентаризацию основных средств [Электронный ресурс] // Практическая бухгалтерия. 2017. № 9.С. 70-71. Справ.-правовая система «КонсультантПлюс», номер в ИБ - 30946. URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 02.03.2019).

14. Саркисян В.О. Автоматизация процесса инвентаризации основных средств. Миф или реальность? // Бюджетный учет. 2008. № 9.

15. Спиридонова А.А. Инвентаризация: организация и техника проведения // Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет. 2017. № 12.